• Thứ Ba, 27/04/2004 15:46 (GMT+7)

    Fax, in, copy, quyét - tất cả trong một

    Đó là những thiết bị không thể thiếu cho văn phòng hiện đại. Trước kia chúng là những thành phần rời rạc; song nay với kỷ nguyên số, người ta đã tích hợp chúng vào một thiết

    Hãy tưởng tượng bạn đi ngược dòng thời gian, đặt mình vào thời điểm khi chưa có máy móc gì cả. Nhưng văn phòng thì vẫn phải có và hoạt động. Mọi công việc như nghe điện thoại, nhận thư, sắp xếp công văn, đánh máy tài liệu... đều do người văn thư đảm nhiệm, cô ta làm tất cả!
    Sự ra đời của máy photocopy và fax cách đây vài chục năm đã tạo ra những cuộc cách mạng văn phòng. Rồi đến kỷ nguyên số, máy in và máy quét xuất hiện. Tất cả bị đảo lộn, bộ mặt và cung cách vận hành của văn phòng cũng thay đổi hẳn. Không còn tiếng quay số rè rè của điện thoại, không còn tiếng gõ lạch cạch của máy đánh chữ, không còn hàng đống giấy tờ, và phong bì dán tem cũng ít dần đi... Thay vào đó là ngổn ngang những cỗ máy đủ kích cỡ: máy fax, máy copy, máy tính, máy in, máy quét... thực hiện những công việc bận rộn của cô thư ký, và chúng ngày càng trở nên nhiều hơn cùng với xu thế 'số hóa'. Thật hiện đại và cũng thật hiệu quả. Nhưng chật chội và rườm rà quá!!!

    Điều gì cũng có mặt trái của nó nên người ta phải nghĩ cách khắc phục: gom tất cả các thứ máy móc vào một thiết bị duy nhất. Máy đa chức năng ra đời.
    Máy đa chức năng có những ưu  điểm lớn. Thứ nhất là giá rẻ hơn so với mua các thiết bị rời rạc vì trong các thiết bị này có rất nhiều bộ phận có chức năng giống nhau. Ví dụ máy fax, máy copy đều có chức năng quét hình, bạn có thể dùng luôn chức năng này cho cả máy quét. Tất cả các thiết bị trên đều có chức năng in ấn. Kết hợp các chức năng quét hình, in, thêm vào đó khả năng kết nối với máy tính để in và với đường điện thoại để chuyển nhận fax, thế là bạn sẽ có một thiết bị tổng hợp đa năng.
    Tiết kiệm chỗ là điểm thứ hai. Điều này đặc biệt có lợi trong trường hợp văn phòng chật hẹp, rất phù hợp với điều kiện của phần lớn văn phòng hiện nay. Một thuận lợi nữa là bạn chỉ cần sử dụng một loại mực in thay vì phải dùng hai ba loại cho mỗi thiết bị riêng lẻ.
    Tuy nhiên, bạn có thể nhận thấy thiết bị rời có chất lượng tốt hơn. Đấy cũng là cái giá phải trả cho sự tích hợp các chức năng và giảm giá thành. Nhưng nói chung không phải văn phòng nào cũng có nhu cầu sử dụng các thiết bị có tính chuyên nghiệp cao, nên nếu cần trang bị đầy đủ các thiết bị như fax, máy copy, máy in, có thể cả máy in màu, scanner, bạn nên chú ý đến loại thiết bị này: thiết bị văn phòng đa năng hay 'tất cả trong một' (multifunction device).

    Đặc điểm của thiết bị đa năng

    Do thiết bị đa năng chủ yếu dựa trên công nghệ số, có khả năng giao tiếp với máy tính cá nhân nên kế thừa được nhiều đặc điểm hữu ích.
    Kinh tế. Do ít các bộ phận cơ học, thiết bị hoạt động ổn định, khó hỏng, không gây ồn và tiết kiệm điện năng.
    Mở rộng một số chức năng. Trên cơ sở nhiều thiết bị khác nhau cùng hoạt động nên một số chức năng được mở rộng, tăng cường hơn so với thiết bị độc lập. Chẳng hạn chức năng copy có thể tự động đánh số trang, in sẵn chữ nền. Một số thiết bị còn có thêm cả chức năng sắp xếp văn bản. Nói chung các thiết bị này cho phép phóng to và thu nhỏ văn bản với tỷ lệ rất linh động.
    In và quét là hai cơ cấu chính của máy đa chức năng. Cơ cấu in phục vụ cho chức năng in, copy và fax. Còn cơ cấu quét phục vụ cho chức năng scanner, copy, và fax. Bởi vậy đặc tính của máy đa chức năng được quyết định chủ yếu bởi khả năng in và quét.
    Cũng giống như máy in thông thường, các thiết bị đa năng được chia làm hai loại, một loại làm việc theo nguyên tắc in phun và loại kia theo nguyên tắc in laser. Nếu không cần in ấn và copy nhiều thì có thể dùng các thiết bị với công nghệ in phun; đa số các thiết bị này cho bạn bản in màu. Trong trường hợp cần in ấn với số lượng lớn thì thiết bị in theo công nghệ laser là thích hợp hơn cả, chi phí đầu tư ban đầu lớn hơn nhưng giá thành cho từng trang in sẽ thấp hơn. Tuy nhiên, phần lớn các máy đa chức năng hiện nay đều làm việc dựa trên cơ cấu in phun màu. Đây là xu thế sử dụng chung trên thị trường thế giới. Bạn cũng có thể tìm được một thiết bị laser in  màu, một giải pháp cao cấp, nhưng giá sẽ rất đắt, đến vài chục ngàn USD; cộng thêm vào đó là những phiền phức liên quan đến giấy phép sử dụng.

    Chọn hàng ra sao?

    Trên thị trường hiện nay, bạn có thể gặp rất nhiều sản phẩm đa năng. Hầu như tất cả các hãng sản xuất thiết bị văn phòng lớn đều mời chào các thiết bị với những tính năng thật hấp dẫn, đáp ứng hầu hết nhu cầu của người dùng. Điều gì bạn cần chú ý khi cầm những tờ quảng cáo đẹp đẽ trên tay, hoặc hỏi gì nhân viên tiếp thị? Đây là những vấn đề bạn cần quan tâm.
    Trước tiên, bạn phải biết được chi phí cho một trang in là bao nhiêu. Thông thường, điều này phụ thuộc vào giá của mực in. Nếu máy đa chức năng có cơ cấu in phun thì mực sử dụng cho chúng cũng giống như mực cho máy in phun, tức là khoảng từ 20 - 40 USD cho một ống mực (hoặc màu, hoặc đen). Bạn cũng phải tìm hiểu liệu nhà cung cấp có thể đảm bảo mực in cho bạn. Hãy tính chi phí với số lượng trang in dự định cho văn phòng bạn trong thời gian một năm. Thông tin này sẽ rất có giá trị để bạn cân nhắc.

    Tiếp theo, cần quan tâm đến chất lượng cho tất cả các chức năng: copy, in (từ máy tính), fax, quét hình. Chất lượng của các thiết bị này bạn có thể kiểm tra bằng mắt thường mà quan trọng nhất là độ phân giải. Đa số các thiết bị laser hiện nay đều có độ phân giải 600x600 dpi đến 1200x1200, nên bạn có thể nhận biết khi xem bản in thử. Độ phân giải quang học (optical) của scanner là thông số rất quan trọng, phản ánh đúng khả năng của scanner. Với nhu cầu sử dụng văn phòng, độ phân giải quang học ở mức 300 và 600 dpi là đủ; đừng để ý đến độ phân giải với chữ up to hay interpolated, các phần mềm xử lý ảnh sẽ làm chuyện này tốt hơn nhiều.
    Chất lượng thiết bị còn được thể hiện qua một số tham số khác. Thứ nhất là tốc độ in tính bằng trang trên phút. Để có cảm giác như hoàn toàn không phải đợi, máy của bạn cần có tốc độ ít nhất là 14 trang một phút. Nhưng nói chung, tốc độ cỡ 4 - 10 trang/phút là chấp nhận được. Thứ hai là thời gian chuẩn bị để in  trang đầu tiên. Tính tiện dụng cũng ảnh hưởng đến hiệu năng làm việc. Một thiết bị có quá nhiều phím bấm rất dễ gây cho người dùng cảm giác ngần ngại khi tiếp xúc. Một điểm nữa cũng rất quan trọng là độ bền cơ học của bộ phận tải giấy in. Không thể có một lời khuyên cụ thể nào trong trường hợp này, bạn hãy thử với các loại giấy khác nhau và hãy tin tưởng vào sản phẩm của các hãng nổi tiếng. Có lẽ độ bền và độ tin cậy, tính ổn định là ưu điểm lớn nhất của những tên tuổi hàng đầu như Brother, Canon, Epson, Hewlett-Packard, Lexmark, Minolta, Xerox...

    Các chức năng nâng cao

    Sự phức tạp của các phím điều khiển trên thiết bị đa năng thường được 'đền bù' bằng những chức năng nâng cao. Có rất nhiều chức năng nâng cao như quét một lần, gửi, in nhiều lần; chỉnh sửa hình ảnh, in và copy hai mặt; tự động điều chỉnh kích thước khi bản gốc và bản in có kích thước khác nhau. Một số thiết bị còn có cả chức năng bảo mật, đòi hỏi phải nhập mật khẩu khi truy cập. Bạn cũng có thể quét và chuyển qua fax cả cuốn tạp chí mà không cần tách rời ra thành từng tờ riêng biệt.
    Các thiết bị đa năng đắt tiền còn có thể được nối trực tiếp vào mạng nội bộ mà không cần thông qua máy tính.

    Thủy Tiên.

    ID: B0201_32