• Thứ Năm, 18/10/2007 15:11 (GMT+7)

    Máy in

    Ngày nay, máy in đã hiện diện tại hầu hết văn phòng và đang từng bước “kéo quân” vào mỗi gia đình. Nhìn chung, công nghệ in ấn trong năm qua không có nhiều đột phá: công nghệ laser màu đã xuất hiện nhiều hơn; in phun tiếp tục chú trọng chất lượng in ảnh và gia nhập sâu thế giới máy đa năng. Đầu năm Epson đưa ra chuẩn công nghệ mực Claria nâng cao chất lượng in ảnh và gần đây Lexmark và Brother tập trung công bố công nghệ in không dây (wireless). 

    Chọn máy in

    Trước tiên, bạn nhất thiết phải nắm rõ nhu cầu sử dụng trong hiện tại, tương lai cũng như chi phí in dự kiến. Kinh nghiệm cho thấy, máy in laser (cả đen trắng lẫn màu) luôn phù hợp với nhu cầu in ấn số lượng lớn, tốc độ cao. Bên cạnh đấy, máy in phun phù hợp in ảnh và in kim tối ưu với trường hợp in hoá đơn nhiều liên, giấy cuộn có mức đầu tư ban đầu rẻ hơn laser. Bạn cũng có thể thấy thêm máy in đáy phẳng cho in giấy dày, in sổ (Passbook printer).

    Máy in laser màu OKI C3400n
    Với môi trường cộng tác, bạn nên nắm rõ số lượng người dùng thường xuyên chia sẻ in ấn. Nếu thực tế số lượng truy cập in ấn ít (dưới 10) bạn có thể chọn giải pháp chia sẻ qua máy tính của mình. Tuy nhiên trong môi trường cộng tác lớn với hàng trăm người dùng và phải sử dụng nhiều máy in thì người quản trị nên chọn loại máy in mạng hỗ trợ tốt giao thức kết nối (TCP/IP, IPX/SPX, Apple Talk) và giao thức quản lý (HTTP, HTTPS, FTP, SNMP). Một số hãng như HP, Canon, Brother, Fuji Xerox... có hẳn giải pháp quản lý toàn diện. 

    Bạn nên chọn máy in có công suất vừa đủ để không bị lãng phí khi chọn công suất in quá dư hoặc lâm vào cảnh liên tục phải bảo trì, sửa chữa khi chọn máy in công suất quá nhỏ.  Ngoài ra, bạn cần quan tâm đến định lượng giấy tối ưu (dày, mỏng), số lượng khay giấy, khả năng chứa và loại giấy hỗ trợ (với máy in ảnh).

    Với xu hướng tiết kiệm không gian, chi phí và buộc phải tính toán đến nhu cầu quét tài liệu, sao chụp, fax, bạn có thể nghĩ đến máy đa chức năng.

    Thời điểm mua máy và khuyến mãi tuy đáng quan tâm nhưng quan trọng vẫn là dịch vụ hậu mãi. Với dịch vụ hậu mãi tốt, bạn sẽ an tâm trong quá trình sử dụng và được bảo hành tốt khi bị hỏng hóc. Bạn cũng nên hỏi sách hướng dẫn chi tiết bằng tiếng Việt vì nó sẽ giúp bạn và cộng sự dễ dàng sử dụng khi cần thiết.

    Cơ chế laser

    Máy in laser vẫn là nguồn chủ lực cho in ấn văn bản tốc độ nhanh và số lượng nhiều tại các văn phòng, công ty, xí nghiệp. Phần lớn người dùng vẫn sử dụng laser đơn sắc mà đặc biệt là các máy đa chức năng laser đơn sắc. Có nhiều hãng cung cấp tốt các máy laser đơn sắc như HP, Canon, Samsung, Fuji Xerox, Brother... Dòng sản phẩm máy in laser màu và đa chức năng màu phát triển mạnh mẽ hướng đến môi trường thiết kế, đồ họa (dù giá đầu tư cao, yêu cầu thủ tục đăng ký sử dụng với những máy có chức năng sao chụp màu) và nổi bật tên tuổi HP, Canon, OKI, Fuji Xerox, Konica Minolta... Tuy nhiên, nếu cơ quan bạn cần thiết sử dụng các máy đa chức năng photocopy màu thì nên chọn những máy có tính năng quản lý và bảo mật tốt dù giá sản phẩm tương đối cao; ví dụ Konica Minolta bizhub C250 (A0707_88).

    Brother HL-2040
    Để có một máy in laser người dùng phải bỏ ra một khoản chi phí khá lớn (đơn sắc khoảng trên 100 USD, đa chức năng đơn sắc trên 300 USD, màu trên 400 USD và đa chức năng màu trên 1200 USD); thế nhưng mỗi khi hết mực thì chi phí thay cartridge mực cũng không nhỏ và cần hết sức lưu ý trong thao tác xử lý (kẹt giấy, thay mực); phải nhẹ tay với trục cartridge mực và trống từ để tránh trầy xước; có thể làm giảm chất lượng bản in, thậm chí buộc phải thay cartridge mực hoặc trống từ.

    Ngày nay các máy in laser phần lớn đạt độ phân giải thực (hoặc nội suy) từ 1200x1200dpi trở lên cho chất lượng in văn bản tốt ở chế độ in thấp nhất; tuy nhiên để có ảnh đẹp bạn chỉ nên in ở chất lượng cao. Để đạt tốc độ in, bạn cần phải lưu ý đến dung lượng bộ nhớ chuẩn (mở rộng), tốc độ của bộ xử lý. 

    Cơ chế phun

    Brother MFC - 465CN
    Dường như các máy in phun chỉ dành cho in văn bản đã “im hơi lặng tiếng”. Xu hướng hiện đại là in ảnh, đặc biệt là ảnh gia đình. Song song đó các dòng in ảnh chuyên nghiệp vẫn được chú trọng.

    Các máy in phun cho chất lượng ảnh đẹp (đặc biệt đậm đà trên giấy bóng in ảnh) với độ phân giải trên 1200x1200dpi và giọt mực nhỏ dưới 4pl. Hầu hết máy in phun hiện tại đều in ảnh tốt nhưng những dòng chuyên dụng tất nhiên sẽ cho bản in đẹp hơn.

    Với cơ chế phun thì đầu phun là quan trọng vì thế bạn nên tránh chạm vào, nhất là các loại đầu phun nằm ngay trên hộp mực như của HP. Máy in phun thông thường chỉ tích hợp bộ đệm nhỏ  nhưng bạn sẽ phải quan tâm đến bộ nhớ của máy in phun đa năng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xử lý các chức năng sao chụp, fax, in ảnh trực tiếp từ máy ảnh số, thẻ nhớ, USB.

    Đáp ứng xu hướng in ảnh số các máy thường được hỗ trợ khả năng kết nối và in ảnh trực tiếp qua các ngõ: PictBridge, USB Direct, đầu đọc các loại thẻ, với một số máy còn có khả năng kết nối qua Bluetooh như Epson Stylus photo R390, RX590. Ngoài ra, một số máy của Epson cũng hỗ trợ tốt nhu cầu in nhãn trực tiếp trên đĩa.

    Để chia sẻ dễ dàng và không cần phải đi dây phức tạp, bạn nên trang bị máy in có nối mạng không dây (wireless). Trên thị trường còn có các máy in ảnh di động cho khổ 10x15cm dùng các công nghệ in thăng hoa, in phun. Các máy in ảnh tốt cho gia đình và văn phòng nhỏ (kể cả đa chức năng) giá chỉ dưới 200 USD tuy nhiên mức tiêu tốn và chi phí mực đáng quan tâm hơn.
     
    Máy đa chức năng

    Không chỉ đơn thuần là in, nhu cầu sử dụng hướng đến việc trang bị thiết bị đa chức năng có thiết kế hiện đại, tiết kiệm diện tích, chi phí và tiện lợi trong bảo trì. Theo ước tính về giá cả thiết bị văn phòng thì giá đầu tư máy đa chức năng giảm hơn phân nửa so với khi mua từng máy riêng biệt cho các chức năng. Tuy nhiên cũng phải tính toán chi phí theo nhu cầu sử dụng nhiều nhất vì thông thường mực máy in đắt hơn mực máy photocopy khoảng 10 lần.

    Máy in Samsung SCX-4521F
    Các máy đa chức năng cũng được thiết kế để phù hợp nhiều mức nhu cầu. Thực tế trong năm qua, dòng máy có 3 chức năng chính in, quét và sao chụp bán khá chạy; nếu cần, bạn vẫn có thể tìm thấy những máy có thêm chức năng điện thoại, fax. Với máy đa chức năng màu thì nên “đòi hỏi” thêm chức năng in ảnh trực tiếp từ máy ảnh số, thẻ nhớ. Ngoài in và quét, các chức năng còn lại như in ảnh trực tiếp, sao chụp, fax và điện thoại đều có thể sử dụng độc lập không cần máy tính.

    Dựa vào nhu cầu công việc chính mà bạn chọn máy đa chức năng theo cơ chế laser hay phun cho phù hợp. Vì phải xử lý đa năng nên bộ nhớ chuẩn là cần thiết với laser lẫn phun; bộ nhớ này  quá thấp sẽ làm chậm tốc độ xử lý.

    Nên chọn máy có độ phân giải quang học quét trên 1200x1200dpi để có chất lượng quét tốt. Chức năng sao chụp thường lệ thuộc vào khả năng quét cả chất lượng lẫn tốc độ. Nếu phải xử lý nhiều trang tài liệu (rời) hàng ngày, bạn nên chọn máy có khay nạp tự động (ADF). Bên cạnh đấy, bạn nên chọn máy có bộ quét kính phẳng cho tài liệu dày (đóng thành tập, sách). Tuy nhiên nhiều máy đã thiết kế sẵn cả 2 khay. 

    Mực và giấy

    Mỗi hãng có công nghệ mực khác nhau và tối ưu với hệ thống, cơ cấu hoạt động của máy in. Với một vài dòng in ảnh các hãng cung cấp theo gói gồm mực và giấy (Canon, Kodak). Một trong những cách tiết kiệm mực đầu tiên là ý thức của người dùng: in tài liệu không quan trọng ở mức chất lượng thấp nhất hoặc chế độ in tiết kiệm, sắc độ xám (với máy in màu). Bạn có thể sử dụng mực tương thích nhưng có thể phải chấp nhận hi sinh về chất lượng và sự hỗ trợ hậu mãi từ các nhà sản xuất.

    Cartridge mực không dùng thường xuyên dễ bị khô làm giảm chất lượng bản in; vì thế, bạn nên in vài trang trong tuần để “hâm nóng”. Để tránh lãng phí giấy, nhất là giấy bóng chuyên dụng cho máy in phun khi in bạn nên nhớ chọn đúng chất lượng và loại giấy trong trình điều khiển. Vì thực tế giấy bóng in ảnh chuyên dụng khá đắt và có thể có nhiều loại với độ bóng và dày, mỏng khác nhau. Cụ thể giấy premium glossy sẽ dày, bóng hơn và cũng đắt hơn giấy glossy của cùng một hãng.

    Ngoài ra, người quản trị có thể tối ưu chi phí in ấn qua việc ứng dụng chính sách quản lý in ấn trên một số máy in của HP, Canon, Samsung, Lexmark...; ví dụ, cho phép qui định nhóm/cá nhân người dùng chỉ in đen trắng (trên máy in màu), chế độ nháp trong khoảng thời gian qui định.

    ID: A0710_28