• Thứ Tư, 11/08/2010 14:15 (GMT+7)

    Quản trị lưu trữ tài liệu ngành ngân hàng: Giảm rủi ro!

    Trần Đức
    Bà Lê Thị Thanh Phúc, Giám đốc Kinh doanh Quốc gia của Crown Records Management, chia sẻ kinh nghiệm về chính sách quản trị lưu trữ tài liệu trong ngành ngân hàng.

    Giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh

    Bà Lê Thị Thanh Phúc

    Theo bà Lê Thị Thanh Phúc, chính sách quản trị và lưu trữ (QTLT) thông tin hợp lý sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức tài chính, ngân hàng (NH). Trước hết là tính hệ thống. Hầu hết các NH đều có hơn 1 phòng ban, chi nhánh hoặc có văn phòng đại diện ở nước ngoài. Trong thời buổi nhân sự thường hay thay đổi, việc quản lý, lưu trữ thông tin không khoa học sẽ làm cho việc chuyển giao thông tin không suôn sẻ, và có nguy cơ mất dữ liệu.

    QTLT tài liệu là một bộ phận không thể thiếu đối với quản lý rủi ro kinh doanh của các NH (rủi ro bị mất thông tin). Mất thông tin sẽ dẫn đến những tổn thất vật chất, thậm chí ảnh hưởng đến danh tiếng. Vì vậy, QTLT tài liệu giúp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.

    Thế nhưng, tính hiệu quả mới là lợi ích lớn nhất và là tiêu chí cốt lõi để tổ chức tài chính, NH lựa chọn đầu tư xây dựng chính sách QTLT tài liệu. Chính sách QTLT tài liệu tốt sẽ loại bỏ một số quy trình nghiệp vụ mất nhiều thời gian. Khi đó, nhân viên chỉ chú tâm vào công việc chuyên môn, hiệu quả kinh doanh sẽ tăng lên.

    Phải tuân thủ các quy định

     92% trong tổng số 1.000 DN được khảo sát tại Việt Nam không duy trì chính sách về quản trị thông tin tài liệu. 40% các công ty nói chung ở khu vực châu Á tồn tại các rủi ro vận hành trong đó có quản lý tài liệu.
    Nguồn: Crown Records Management

    Bà Phúc cho rằng, ngày nay, sẽ không hiệu quả trong kinh doanh khi các NH tốn chỗ khá nhiều để lưu trữ tài liệu. Quy mô NH càng phát triển, khối lượng tài liệu cũng tăng lên. Hồ sơ ngày càng nhiều cùng những quy định phức tạp hơn và đòi hỏi cao hơn của kinh doanh, của pháp lý. Cách lưu trữ (LT) thông thường sẽ không mang lại hiệu quả khi khối lượng LT rất nhiều và việc tìm kiếm, rà soát lại tài liệu sẽ tốn nhiều thời gian.

    Theo bà Phúc, để thay đổi hình thức quản lý thông tin tài liệu theo cách thông thường sang quy trình QTLT tài liệu thời số hóa đòi hỏi phải có một chính sách rõ ràng. Một quy trình LT tài liệu tuân thủ các quy định sẽ gồm: tài liệu được in ra đến khi nó ít được sử dụng sẽ chuyển sang bộ phận ảnh hóa (số hóa). Thông tin số được đưa lên hệ thống và trung chuyển cho bộ phận quản lý nội bộ, sau đó cho vào trung tâm LT. Mỗi khi cần truy vấn, người được cấp quyền có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống để xem lại nội dung tài liệu, khi nào cần đến bản chính mới yêu cầu truy lục.

    Cần chính sách rõ ràng

    Ý tưởng về quy trình quản trị tài liệu như trên tưởng đơn giản nhưng thực tế ứng dụng là một khoảng cách khá xa. Do đó, theo bà Phúc, khâu cốt lõi là phải có chính sách để QTLT tài liệu và phải đảm bảo các yếu tố:

    Thứ nhất là phân loại tài liệu. Đây chính là nền tảng của chính sách QTLT thông tin; Là yếu tố để xác định tổ chức/ DN có chính sách về QTLT thông tin hay không. Theo thống kê của Crown, 80% tài liệu được bảo quản là do yêu cầu của kinh doanh, còn lại là theo quy định của pháp luật. Việt Nam có khá nhiều quy định của Nhà nước liên quan đến QTLT thông tin, như Pháp lệnh về LT, Luật NH, Luật Kế toán... Tuy nhiên, trong thực thi nhiều tổ chức thường chỉ chú trọng vào việc phải bảo quản tài liệu sao cho an toàn mà thường thiếu các thông tin về thời hạn “sống” của tài liệu. Khi tài liệu hết thời hạn cần phải được tiêu hủy để đảm bảo thông tin được bảo mật, giảm chi phí quản lý.

    Kế đến là kiểm soát người truy cập. Theo bà Phúc, các tài liệu hiện đang lưu trữ tại các không gian lưu trữ trên thực tế là không an toàn. Khảo sát của Crown cho thấy, mọi người ở mọi phòng ban đều có thể vào được không gian đó để tìm kiếm tài liệu đồng thời có thể nhìn thấy được những tài liệu “nhạy cảm” của phòng ban khác...

    Với việc áp dụng giải pháp QTLT thông tin tài liệu đã được phân quyền truy cập ngay từ đầu, tùy theo mức độ quan trọng của tài liệu và quyền hạn, vai trò của mỗi người trong tổ chức. Chẳng hạn, một nhân viên có thể truy cập vào được những tài liệu do bộ phận mình phụ trách hoặc các quy định chung nhưng không thể truy cập vào những tài liệu có tầm quan trọng hơn hoặc ở cấp cao hơn. Đây là một trong những yếu tố quan trọng cần phải đưa ra trong chính sách về QTLT thông tin.

    Ở các tổ chức tài chính, NH, việc quản trị rủi ro luôn được đặt lên hàng đầu. Chính sách LT thông tin tài liệu sẽ đóng góp vai trò quan trọng trong việc quản trị rủi ro. Ngoài ra, cần phải có nhà tư vấn, có sự trợ giúp của công nghệ để thực hiện các quy trình QTLT thông tin tài liệu một cách tự động. Cần có giám sát chặt chẽ hơn để đảm bảo thực thi tốt hơn. Đặc biệt, tất cả những chính sách nói trên sẽ không hiệu quả nếu thiếu sự định hướng của những người lãnh đạo cấp cao.

    ID: B1007_68