• Thứ Năm, 08/01/2004 10:14 (GMT+7)

    Knowledge Management

    Định nghĩa: Quản trị tri thức (QTTT) là nghệ thuật hay khoa học tập hợp dữ liệu có tổ chức và nhờ vào khả năng nhận biết, hiểu rõ các mối quan hệ và những kiểu mẫu để chuyển nó thành thông tin hữu ích có tri thức và giá trị có thể dễ dàng truy cập hay vì đi sâu tìm hiểu tri thức là gì, chúng ta chấp nhận nó là bất kỳ thông tin nào đóng góp cho mục tiêu của doanh nghiệp.

    Mô hình QTTT hàm ý những tổ chức nào có khả năng tốt nhất trong việc thu thập, lập chỉ mục, lưu trữ và phân tích tri thức đều có ưu thế so với các đối thủ cạnh tranh. Để phân biệt thông tin và tri thức, chúng ta hãy xét trường hợp với nhật ký dữ liệu (data log). Nếu chỉ nhìn vào nhật ký dữ liệu, hiện tượng giảm sử dụng băng thông đột ngột hai lần trong ngày tại một văn phòng nào đó có vẻ hơi lạ lùng, đó là thông tin; nhưng nếu kiểm tra tại chỗ với nhà quản lý bạn sẽ biết là do đến giờ uống cà phê, còn đây là tri thức.
    Với khả năng QTTT, hệ thống sẽ làm nhiệm vụ thu thập các câu trả lời và làm cho chúng có thể được truy cập dễ dàng. Cách làm này có thể thực hiện bất kỳ nơi đâu trong một tổ chức nhưng hầu hết được dùng cho các ứng dụng hỗ trợ khách hàng. Các ứng dụng này có thể bao gồm cả những giải pháp cho các bài toán về hệ quản trị thông tin, hỗ trợ tài nguyên nhân lực cho nhân viên và hỗ trợ dịch vụ tự phục vụ cho khách hàng bán lẻ trong nhiều ngành công nghiệp.

    Mặc dù thiên về mô hình nghiệp vụ hơn là công nghệ, QTTT thường kết hợp với những công nghệ mới khi chúng xuất hiện. Các tổ chức đã nối mạng máy tính của họ vào cuối những năm 1980 và đầu 1990, cho phép nhiều nhân viên thực hiện cả việc sử dụng và đóng góp vào những hệ thống quản trị tri thức ban đầu. Những hệ thống này phụ thuộc vào các cơ sở dữ liệu tập trung, trong đó nhân viên có thể nhập thông tin về công việc của họ để từ đó những nhân viên khác có thể tìm kiếm câu trả lời.

    Hệ thống QTTT luôn dựa trên công nghệ quản lý dữ liệu như hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ, kho chứa dữ liệu và thanh lọc dữ liệu. Các công cụ báo cáo được dùng để kiểm soát và phân tích cách thức sử dụng hệ thống QTTT. Những công cụ báo cáo này cũng giúp tạo ra tri thức cho tổ chức cũng như quản lý tài sản tri thức hiện có.

    Những người thực hiện công việc QTTT cũng nhanh chóng chấp nhận tiến bộ của công cụ làm việc nhóm. Khó phân biệt giữa QTTT và phần mềm làm việc nhóm: hệ thống QTTT thường dựa trên những công nghệ phần mềm nhóm như Lotus Notes, mà theo định nghĩa thì phần mềm nhóm lại là công cụ để trao đổi thông tin trong tổ chức. Nói một cách khác thì hệ QTTT chú trọng đến việc định danh tài nguyên tri thức, phân tích tri thức và quản lý dòng tri thức bên trong tổ chức. Mô hình QTTT coi tất cả tri thức bên trong một tổ chức như là “tài sản trí tuệ” và cung cấp công cụ để quản lý nguồn tài sản này.

    Do là công cụ quản lý, hệ QTTT đòi hỏi phải có công nghệ và nhà tư vấn để khuyến cáo về cách thức thực hiện đối với việc kiểm soát, phân tích và lập lưu đồ đối với tri thức. Trong vài năm qua, khi các ứng dụng nhóm chuyển từ các mô hình theo chuẩn client/server riêng biệt sang mô hình web, việc chấp nhận công nghệ web của QTTT đã mở rộng tính hữu dụng và giảm chi phí. Hệ QTTT trên web không cần thay đổi (hay tối thiểu) trên máy tính để bàn của người dùng và việc cài đặt, quản trị cũng dễ dàng hơn nhiều.

    Gần đây, hệ QTTT bắt đầu dùng XML để xác định chính xác các thành phần dữ liệu và trích xuất tri thức vào, ra khỏi tổ chức.

    Lựa chọn cho bạn
    QTTT đòi hỏi quyết định mua sắm ở cấp cao nhất của tổ chức. Chi phí cũng rất cao vì ngay cả những sản phẩm bán chạy nhất cũng không thể giải quyết được những vấn đề to lớn và phức tạp mà các doanh nghiệp lớn thường phải đối mặt. Tất nhiên, hệ QTTT cũng hiếm khi được sử dụng ngoài những tổ chức lớn. Chi phí cao của phần cứng, phần mềm có thể được giảm bớt nhờ các dịch vụ tư vấn để tuỳ biến phần mềm hay tạo các ứng dụng phù hợp.
    Dù bạn tự xây dựng hay đi mua, việc tạo nên một hệ thống QTTT cũng là một quyết định quan trọng về mặt quản lý và nó phải được hỗ trợ trên toàn tổ chức.  

    Computerworld 22/10/2001

    Bạn hiểu rõ những gì đã biết?

    • Tập hợp dữ liệu không phải là thông tin.

    • Tập hợp thông tin không phải là tri thức

    • Tập hợp tri thức không phải là thông thái

    • Tập hợp thông thái không phải là chân lý

    Neil Fleming, đại học Lincoln, New Zealand

    ID: A0203_58