• Thứ Năm, 08/01/2004 10:06 (GMT+7)

    Tất cả trong MỘT

    Một thiết bị ngoại vi có thể làm được mọi việc? và làm tốt? Với các máy quét/fax/copy/in mới nhất, câu trả lời cuối cùng là có thể.
    Máy đa chức năng ưa chuộng nhất. Máy InkJet PSC 950 của Hewlett Packard tạo ra văn bản sắc nét và màu sắc phong phú, đồng thời có cả các tính năng cho người dùng máy ảnh số. MFC-9700 dựa trên cơ sở laser của hãng Brother thực hiện in khá nhanh và có chất lượng văn bản cũng như copy tốt nhất trong các MFD khác.
    Có lúc bạn sẽ cảm thấy như mình đã lập văn phòng trong một buồng điện thoại công cộng. Cố gắng tạo dựng một khu làm việc cho doanh nghiệp gia đình hay cho văn phòng nhỏ có thể sẽ đưa bạn tới tình trạng “chật như tù” đó – nhất là khi bạn dàn xếp cho tất cả các thiết bị cần thiết làm việc được với nhau. Nếu không thể có được khoảng không gian đủ cho PC, máy quét, máy in, máy copy, và các thiết bị phần cứng khác, bạn hãy nghĩ đến việc trang bị một thiết bị đa chức năng tất cả trong một.
    Với một thiết bị đa chức năng (multifunction device – MFD) bạn sẽ có được gần như mọi thứ cần thiết chỉ trong một chiếc hộp nhỏ gọn duy nhất. Các MFD hiện nay đều sử dụng không gian rất hợp lý, tiết kiệm tiền, và xoá đi cảm giác chật hẹp tù túng trước đây.

    Các Thiết Bị Tất Cả - Trong - Một Đang Được Cải Tiến
    Vì mới ra đời nên các MFD tất cả – trong – một đều có hai nhược điểm: Tốc độ hoạt động thường thấp hơn so với các thiết bị rời cùng chức năng; và nếu một bộ phận trong MFD bị hỏng, bạn sẽ bị mất gần như tất cả các thiết bị văn phòng. Tình trạng này hiện nay đã thay đổi. Những kiểu máy mới nhất in khá nhanh, gần như bằng tốc độ của các máy in độc lập, đồng thời chất lượng in và quét của chúng cũng không kém hơn bao nhiêu.

    Brother MFC-9700 (trên) và HP PSC 950

    Các hãng sản xuất MFD đã xử lý độ tin cậy và vấn đề hỏng hóc theo hai cách đầy sáng tạo. Chẳng hạn, LaserJet 1220 của HP lắp thêm một máy quét/copy riêng, còn máy in thì độc lập – mặc dù giải pháp này tạo ra những khó khăn riêng cho họ. Nhiều MFD khác duy trì từng chức năng riêng bên trong “tất cả – trong – một”: Nếu máy copy hỏng thì máy in và máy quét vẫn làm việc. Tuy nhiên, nếu cần phải gử̉i thiết bị đó cho trung tâm dịch vụ để sửa chữa hoặc mời kỹ thuật viên đến tận nơi để khắc phục trục trặc – thì bạn cũng không thể động chạm vào thiết bị văn phòng của mình trong thời gian đó.
    Sau đây là những đánh giá về khả năng dễ sử dụng, tốc độ hoạt động và chất lượng hình của một số thiết bị đa chức năng mới – ba MFD phun mực và ba kiểu máy laser. Có nhiều điểm giống nhau giữa các thiết bị này, và cũng có những cách khác nhau nhằm đơn giản hóa các thao tác in, quét, copy và fax. Một số MFD dùng kiểu máy quét phẳng, trong khi có kiểu nạp từng trang. Có loại làm việc như một máy fax độc lập, nhưng cũng có máy thực hiện fax dựa vào máy tính, thậm chí có kiểu hoàn toàn không có khả năng fax. Để biết những thủ thuật quyết định có nên mua máy tất cả – trong – một không có chức năng fax hay không, hãy đọc mục “Bạn cần fax nhiều hay ít?”.
    Cũng như các thiết bị văn phòng độc lập, việc chọn loại MFD tốt nhất tùy thuộc vào những yêu cầu cụ thể. Nếu muốn in màu bạn nên chọn kiểu in phun; nếu thường phải copy và in hàng đống tài liệu thì tốt nhất nên chọn kiểu laser đen trắng; và nếu phải nhận những bức fax quan trọng suốt ngày thì nên chọn MFD hoạt động như một máy fax độc lập.

    Các kiểu máy in phun
    Canon multipass f50
    Nhóm máy kềnh càng nhất là ba MFD kiểu phun mực. Máy MultiPass F50 cao khoảng 48 cm và rộng 43 cm. Nó có khay chứa giấy chính 100 tờ và thiết bị nạp tài liệu tự động 30 tờ. Với giá 499 USD, nó cũng là một MFD đắt nhất ở đây.
    Bạn có thể thực hiện quét (MultiPass F50 vừa có thể quét phẳng vừa có thể quét từng tờ nạp vào), copy, và fax từ bảng điều khiển rất bao quát (gồm hơn 30 nút) và từ menu LCD. Ban đầu bảng điều khiển hơi khó dùng; bạn phải qua ba hay bốn mức trình đơn để tiếp cận một số tùy chọn, nhưng F50 có ghi nhãn một cách trực quan và tài liệu hướng dẫn sẽ giúp đỡ bạn rất nhiều.
    Việc copy thực hiện nhanh chóng và dễ dàng. Để có một bản sao đen – trắng, bạn chỉ cần nhấn nút Start; đối với bản sao màu bạn nhấn hai nút trên bảng điều khiển.
    Như một máy fax độc lập, MultiPass F50 có thể thực hiện gửi fax đến nhiều địa chỉ, quay số nhanh, và chọn các bản fax khác. Bạn có thể fax tài liệu từ PC của mình, nhưng không dễ như fax từ bảng điều khiển.
    Quét chỉ là thao tác một lần nhấn trên bảng điều khiển của F50. Các bản quét thu được khá rõ ràng khá sinh động ở độ phân giải mặc định 600x1200 dpi. Hãng Canon có kèm theo phần mềm OmniPagePro 9.0 OCR – chương trình nhận biết văn bản (tiếng Anh) rất mạnh, có thể kiểm tra cả chính tả, và các tùy chọn format khá phong phú.
    Với khả năng in văn bản đen trắng 6,1 trang/phút, MultiPass F50 có tốc độ in nhanh không kém các máy laser và văn bản in cũng sắc nét. Máy tạo ấn tượng tốt với hình đồ họa màu: mịn và sáng trên giấy thường, sống động trên giấy láng ở độ phân giải cực đại 2400x1200 dpi. Tuy nhiên với 0,8 trang/phút, tốc độ in màu là tương đối chậm.
    Kết luận: MultiPass F50 sẽ là chọn lựa thích hợp cho mọi văn phòng nhỏ có yêu cầu in màu.

    HP PSC 950
    Máy PSC 950 giá 399 USD của Hewlett-Packard có thể thực hiện quét phẳng, copy màu, và fax độc lập – đồng thời nó cũng có thêm một số khả năng cho những người dùng máy ảnh số. Nhờ một trong ba khe cắm cho card nhớ (CompactFlash, SmartMedia, hoặc Sony Memory Stick) trên mặt trước của MFD này, bạn có thể in các bức hình trực tiếp từ card nhớ mà không phải thông qua máy tính: Nhấn một nút là bạn có tờ in thử cho thấy tất cả các bức hình trên card. Để chọn những ảnh mà bạn muốn in ra theo cỡ lớn hơn, chỉ cần dùng bút chì và tô vòng ô van dưới mỗi hình trong tờ in thử. Để chọn cỡ, bạn tô vào ô tương ứng (4x6, 5x7, hay 8x10 inch) và loại giấy, rồi quét tờ in thử vào lại PSC 950. Nó sẽ tự động in ra các bức hình mà bạn đã chọn trên loại giấy đã chọn. Thử nghiệm cho thấy PSC 950 cho màu và các sắc điệu rất tốt trên giấy ảnh, dù bị mất một số chi tiết và không nét lắm.
    Máy PSC 950 in văn bản rất tốt. Trong tài liệu in thử, các ký tự khá sắc nét ở độ phân giải tiêu chuẩn 600x600 dpi với tốc độ 4,1 trang/phút cho đen trắng và 1,2 trang/phút cho đồ hoạ màu – cả hai tốc độ này đều xấp xỉ tốc độ của máy in phun độc lập.
    Có hai nút được dành riêng giúp cho việc copy và quét trở nên dễ dàng. PSC 950 copy văn bản hoàn toàn tốt. Máy thực hiện quét nhanh ở độ phân giải 600x1200 dpi, và đã quét được các bức hình khá sáng và đẹp. Tuy nhiên trình ứng dụng OCR kém ấn tượng.
    Bạn có thể gửi các bức fax trực tiếp từ máy quét phẳng của thiết bị. Nhưng do phải nạp giấy theo từng tờ, nên tính năng này trở nên phiền phức khi cần fax nhiều trang. MFD này cũng hỗ trợ việc fax thông qua PC.
    PSC 950 có hai khay giấy: một cho giấy viết thư kích thước chuẩn và một cho giấy ảnh và phong bì. Điều khó chịu là nó không thể tự vô hiệu hóa khay mà bạn đang dùng, cho nên nếu bạn không kéo khay giấy ảnh ra khi đã dùng xong, bạn sẽ bị báo lỗi khi in trang tài liệu lớn.
    Kết luận: Thiết bị hướng đến khả năng sử dụng cho gia đình nhiều hơn các kiểu máy khác, PSC 950 quản lý công việc văn phòng đơn giản và in ảnh với giá không đắt.

    Lexmark X63
    Chỉ với 199 USD, Lexmark X63 là một trong các thiết bị tất cả – trong – một rẻ nhất, và nó cũng có cả khả năng của một máy fax độc lập. Tuy nhiên, nó kém linh hoạt hơn so với hầu hết các MFD xem xét trong bài. Ví dụ, bạn chỉ có thể fax trực tiếp từ bảng điều khiển, chứ không thể fax từ PC thông qua trình điều khiển.
    Việc quét của X63 phức tạp hơn nhiều so với khả năng mà lẽ ra máy này phải có. Hầu hết các MFD đều cho phép bạn quét nhanh chóng và dễ dàng bằng cách nhấn một hay hai nút trên mặt máy. Với X63 trước hết bạn phải nhấn nút Scan trên bảng điều khiển của nó, sau đó dùng PC để chọn quét vào ứng dụng, tập tin, hay e-mail; cuối cùng nhấn Send. Hình quét sinh động và sắc nét.

    Ink Jet Lexmark X63 (trái) và Canon MultiPass F50

    Copy văn bản bằng các nút nhấn trên thiết bị này khá dễ dàng, các bản sao được in ra theo mặc định là đen trắng. Để chọn màu, bạn phải cuộn qua một loạt menu bằng các nút trên mặt máy và panel LCD. Bạn cần lưu ý rằng X63 dùng loại máy quét nạp từng tờ, cho nên nó không chấp nhận loại giấy quá dày.
    X63 in văn bản khá nhanh (tốc độ 4,6 trang/phút), nhưng các trang đồ họa thì chậm hơn nhiều, chỉ 0,7 trang/phút). Ở độ phân giải tiêu chuẩn 600x600 dpi, hình màu khá sắc nét và lộng lẫy; tuy nhiên các bức ảnh không mịn lắm, ngay cả khi được in trên giấy láng. Lexmark kèm phần mềm biên tập hình PhotoSuite 8.1 của MGI, cho phép bạn điều chỉnh độ sáng và độ tương phản, cũng như bổ sung thêm các khung mẫu cho thiệp chúc mừng, lịch, và bìa tạp chí.
    Kết luận: Với bốn thiết bị văn phòng trong một hộp và giá dễ mua, Lexmark X63 thích hợp cho công việc nhẹ – đặc biệt trong trường hợp bạn ít phải dùng fax.

    Các kiểu máy laser
    Brother mfc-9700
    Có lẽ bạn cần phải có đủ không gian dành cho thiết bị đa chức năng này của Brother. Với chiều cao khoảng 48cm, kích thước 117x109cm, MFC-9700 giá 599 USD trông khá đồ sộ trên bàn. Tuy nhiên nếu chấp nhận kích thước đó, bạn sẽ có một số tính năng rất có ích, như khay giấy chứa đến 250 tờ chẳng hạn.
    In ở độ phân giải 600x600 dpi, MFC-9700 cho chất lượng văn bản đen trắng khá tốt với tốc độ 11,1 trang/phút. Đồ họa thang màu xám được in ở tốc độ 5,6 trang/phút với độ tương phản tốt và độ hạt không đáng kể. Giống như nhiều MFD khác, các nút copy trên bảng điều khiển của MFC-9700 cho phép bạn phóng to đến 400%, điều chỉnh độ tương phản, đặt số lượng bản cần sao, và kiểm tra thứ tự bản sao.
    Các nút điều khiển dành riêng khác  gồm có “Scan to email”, “Scan image”, và “Scan/OCR”. Bạn có thể dùng máy quét phẳng cho tài liệu có hình dáng không chuẩn, hoặc có thể chọn đặt tài liệu trong khay đẩy giấy tự động từng tờ. Brother không kèm theo chương trình biên tập hình với MFC-9700; máy này mặc định lưu giữ hình dưới dạng tập tin .bmp và văn bản trong tập tin .txt. Mặc dù vậy, văn bản được quét vẫn rõ ràng, hình màu trông sáng sủa và chân thực. Phần mềm  ScanSoft TextBridge OCR kèm theo nhận biết toàn bộ trang văn bản mà không cần bổ sung thêm các chỗ ngắt đoạn như nhiều chương trình khác.
    MFC-9700 hỗ trợ fax độc lập và fax qua PC, cả hai phương pháp đều cho ra tài liệu dễ đọc. Việc fax từ bảng điều khiển máy rất dễ dàng: chỉ cần gõ vào số điện thoại và nhấn nút Start. Việc fax qua PC cũng khá đơn giản, nhưng cài đặt không được tự nhiên lắm. Sau khi đã cài đặt trình điều khiển, bạn phải hiệu lực hóa fax mạng trong một hộp thoại; sau đó một tùy chọn fax sẽ xuất hiện trong trình điều khiển máy in của MFC-9700. Brother có kèm tài liệu hướng dẫn gồm các bước cài đặt fax qua PC và các bước thực hiện những tính năng cải tiến như quay số nhanh và fax tới nhiều địa chỉ.
    Kết luận: Brother MFC-9700 đủ mạnh để quản lý hầu hết các công việc văn phòng nhỏ, và cho hình rất tốt.

    HP LASERJET 1220
    Thay cho việc cấu tạo một thiết bị tất cả – trong – một thực sự, HP đã lấy một trong các máy in độc lập của họ là LaserJet 1200, rồi bổ sung cho nó máy quét/copy; khi kết nối chúng với nhau, bạn sẽ có một thiết bị đa chức năng 1220. Như vậy dễ dàng tiết kiệm chỗ hơn, vì bạn có thể tách máy quét/copy ra khỏi máy in để cất kho. Nhưng cách sắp xếp này có một số nhược điểm. Thứ nhất, 1220 không có khả năng fax; thứ hai, việc gắn hai máy với nhau khó đến mức khi đã gắn rồi bạn sẽ không muốn tách chúng ra một lần nữa.
    Khi đã lắp xong máy LaserJet 1220, việc in ấn rất dễ và nhanh. Văn bản được in khá nhanh ở tốc độ 11,8 trang/phút, chữ sẫm màu với độ phân giải tiêu chuẩn 1200x1200 dpi. Hình đồ họa được in với tốc độ hợp lý 4,3 trang/phút.
    Bảng điều khiển chỉ có hai nút – một để copy và một để quét – và chúng được gắn nhãn với hình minh hoạ hơi khó hiểu. Tình trạng cũng tương tự với đèn chỉ thị báo điện, mực và báo lỗi.
    LaserJet 1220 thực hiện copy từ mặt máy. Khác với các máy khác, LaserJet 1220 sao văn bản hơi sẫm hơn so với bản gốc. Các hình quét của máy 1220 đều mượt mà và tương phản tốt. Tuy nhiên cũng như Lexmark X63, bạn không thể quét trực tiếp từ bảng điều khiển. Sau khi nhấn nút quét, bạn phải hoàn thành các hướng dẫn quét của mình thông qua PC. Ngoài ra, do máy quét này là loại nạp từng tờ, không có tùy chọn quét phẳng, nên việc quét nhiều tài liệu khác nhau khó thực hiện hơn.
    Kết luận: Cân nhắc dùng LaserJet 1220 nếu bạn là người khéo tay và muốn có một máy in laser không đắt tiền lắm mà có thể thực hiện thêm một số thủ thuật.

    Oki Data OkiOffice 87

    Laser Oki Data OkiOffice 87 (trái) và HP LaserJet đã nối cáp.

    Hầu hết các MFD tất cả – trong – một đều được phát triển trên cơ sở máy in, nhưng OkiOffice 87 giá 599 USD này lại xuất phát từ máy fax. Hãng Oki Data đã bổ sung thêm các chức năng in, quét, và copy. Dưới dạng máy fax, nó được trang bị tuyệt vời. Phần mềm cài đặt fax trên PC của nó rất trực giác, cho phép nhanh chóng bổ sung các số quay nhanh vào máy tính và gửi chúng cho máy. Bảng điều khiển có nhiều nút, hầu hết để điều khiển fax. Bạn có thể cài đặt khả năng fax đó với nhiều tính năng tiên tiến như tạo ra báo cáo tự động, trì hoãn cuộc truyền, nhận fax tuyển chọn, gửi fax đến nhiều địa chỉ, và bổ sung thêm mã cho hóa đơn. Tuy nhiên, không như dùng phần mềm cài đặt, việc sử dụng  các tính năng cao cấp này không dễ; bạn phải có tài liệu hướng dẫn để hiểu ý nghĩa và chức năng của các nút.
    Các chức năng khác của OkiOffice 87 giống như những trò đánh đố. Hãng Oki Data trang bị phần mềm Unimesage Pro Xlite cho việc quét và in. Một nút copy trên bảng điều khiển cho phép thực hiện bản copy nhanh, nhưng bạn phải vào sâu trong menu để hiệu chỉnh chất lượng hình hoặc thay đổi kích thước và số lượng bản copy.
    Trong vai trò máy in, OkiOffice 87 hoạt động chậm. In văn bản với tốc độ 6,5 trang/phút, chỉ bằng nửa tốc độ của các thiết bị laser khác. Tốc độ đồ họa (3,6 trang/phút) cũng chậm song có thể xếp cùng hàng ngũ với các máy in khác.
    Việc quét không đáng phải bỏ nhiều công sức như vậy. Bạn phải phụ thuộc hoàn toàn vào phần mềm quét trong PC – không có nút nào trên bảng điều khiển dùng cho quét – và máy chỉ quét được đen trắng. Chức năng OCR tối thiểu đủ đáp ứng yêu cầu biên tập.
    Kết luận: Là một máy fax về cơ bản, OkiOffice 87 sẽ thích hợp với các văn phòng thỉnh thoảng phải copy nhưng yêu cầu in thì tối thiểu. ÿ

    Xuân Cường
    PC World Mỹ 2/2002

    Bạn cần fax nhiều hay ít?

    Các thiết bị đa chức năng có giá rẻ chưa từng có – một số dưới 200 USD. Nhưng tiết kiệm tiền thường phải trả giá bằng việc thiếu các tính năng quan trọng. Với xu hướng gần như toàn cầu hướng đến trao đổi thông tin bằng e-mail, khả năng fax thường là tính năng đầu tiên phải ra đi. Ví dụ, LaserJet giá 529 USD của HP bỏ mọi tính năng fax, và một thiết bị anh em của Lexmark X63 mà chúng ta đã xem xét, là Lexmark X73 giá 149 USD, đã loại bỏ fax để thay bằng máy quét phẳng. Tuy nhiên, trước khi quyết định mua máy tất cả – trong – một không fax, phải xem xét cẩn thận văn phòng gia đình hoặc văn phòng nhỏ của bạn có thể bỏ fax hay không.

    Ngay cả trường hợp bạn không bao giờ gửi fax, thì các doanh nghiệp khác mà bạn có liên hệ còn dùng máy fax hay không? Nếu vẫn dùng, bạn sẽ phải cần đến một số khả năng fax nào đó, dù có thể chỉ là fax qua PC. Điều này trở nên rất quan trọng nếu bạn cần hồi đáp các bức fax có mang chữ ký của bạn.

    Bạn có cần nhận fax quan trọng ở mọi thời điểm? Ngay cả khi khối lượng fax của bạn rất thấp, bạn cũng nên cân nhắc để mua một thiết bị đa chức năng có khả năng fax độc lập. Bằng cách đó bạn không phải để PC thường trực suốt ngày đêm nữa. Đồng thời bạn cũng nên tìm những thiết bị nào có các tính năng tiên tiến, như khả năng lưu trữ trang fax trên PC chẳng hạn.

    Bạn nhận hoặc gửi fax với khối lượng lớn? Hãy tìm một MFD hay một fax độc lập có  tính năng chuyển tiếp, để máy fax của bạn có thể gọi máy fax khác và yêu cầu nó trả lời; fax đến nhiều địa chỉ để bạn có thể gửi fax cho nhiều người cùng một lúc; và fax trì hoãn để bạn có thể sắp xếp gửi fax ở thời điểm trễ hơn, lúc phí điện thoại giảm chẳng hạn. Gắn cho nó dây điện thoại riêng, để khỏi tranh chấp đường dây với điện thoại tiếng và các cuộc truy cập Internet của bạn.

    Có cải tiến công nghệ mới nào đối với fax? Bạn có thể gửi đi hầu như mọi tài liệu bằng e-mail nếu bạn sẵn lòng làm thêm một số bước. Xét các tài liệu yêu cầu phải có chữ ký chẳng hạn: Bạn nhận một tài liệu dưới dạng đính kèm e-mail, in nó ra, ký tên, quét lại vào máy, đưa vào trong một ứng dụng, và sau đó gửi trở lại ở dạng đính kèm e-mail. Điều này phải thực hiện nhiều bước hơn so với việc in, ký, và fax lại./.

    ID: A0202_38