• Thứ Ba, 06/01/2004 10:13 (GMT+7)

    Office 2003 : có đáng nâng cấp?

    Bộ Office mới của Microsoft tự hào với Outlook sáng sủa hơn, các công cụ làm việc cộng tác đầy tiềm năng và một số tính năng mới độc đáo. Thế nhưng đây không phải là nâng cấp dành cho mọi người.

    Bộ Office mới của Microsoft tự hào với Outlook sáng sủa hơn, các công cụ làm việc cộng tác đầy tiềm năng và một số tính năng mới độc đáo. Thế nhưng đây không phải là nâng cấp dành cho mọi người.

    Microsoft cho rằng trình độ của người dùng máy tính ngày càng cao. Các bộ Office trước đây hỗ trợ người dùng đơn lẻ làm việc nhanh và hiệu quả hơn, với bộ Office mới Microsoft chú trọng đến tính cộng tác của nhóm người dùng làm việc với nhau. Thực ra các tính năng làm việc cộng tác không mới, chúng đã xuất hiện trong các bộ phần mềm (trong đó có Office) từ giữa thập niên 1990. Khác với các bản nâng cấp trước đây, những thay đổi của các ứng dụng cơ bản trong Office 2003 khá khiêm tốn. Điểm mới đáng kể duy nhất đối với người dùng đơn: Outlook 2003 được sửa sang lại với giao diện thông minh hơn và các tính năng bổ sung tiện ích.
    Chính xác thì Word 2003 được trang bị thêm tính năng hiển thị Reading Layout cho phép đọc tài liệu theo cách gần giống như việc lật các trang sách. Phiên bản mới của Word và Excel cho phép thực hiện tra cứu tiện lợi ngay trong tài liệu bạn đang làm việc. Và người dùng Tablet PC không còn phải tải về bản cập nhật để sử dụng Office. Nhưng nếu bạn chỉ làm việc với Word và Excel và không làm việc nhóm, những thay đổi đáng kể kết thúc ở đây.
    Cuộc đua bổ sung tính năng cho phần mềm đã kết thúc. Trong thời buổi kinh tế khó khăn hiện nay, Microsoft nhận thấy việc thuyết phục các công ty nâng cấp lên Office 2003 không đơn giản, vì vậy hãng đã đầu tư chiến lược tiếp thị chu đáo cho bản nâng cấp này, quảng cáo đây là phương tiện giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp và hỗ trợ làm việc cộng tác. Microsoft xây dựng Office 2003 trở thành công cụ hỗ trợ các công việc như lập kế hoạch bán hàng và báo cáo. Những tính năng XML (eXtensible Markup Language) mở rộng của phần mềm nhằm mục tiêu này.
    XML cho phép liên kết CSDL nền như Microsoft SQL Server hay Oracle với các tài liệu Office. Điều này giúp cho thông tin luôn được cập nhật, ví dụ như con số tồn kho hiện tại hay các tư liệu tiếp thị mới nhất. Cũng cho nhóm làm việc, Microsoft thêm các tính năng cộng tác mới và một công nghệ bảo mật tài liệu.

    Không phải tất cả mọi người đều cần các tính năng làm việc nhóm của Office 2003, vì vậy Microsoft đưa ra 6 'Edition' khác nhau (Edition là bộ sản phẩm đóng gói gồm nhiều ứng dụng, xem bảng '6 phiên bản Office 2003'). May mắn, không có vấn đề tương thích giữa các phiên bản ứng dụng trong các Edition khác nhau.
    Hai phiên bản Professional Enterprise hay Professional hỗ trợ nhiều tính năng làm việc nhóm, cho phép tạo các mẫu biểu XML và sử dụng CSDL nền. Các phiên bản Standard và Small Business rẻ hơn, có thể đọc hay lưu tài liệu dùng XML nhưng không thể khai thác các tính năng mạnh mẽ của công nghệ này (xem phần 'Office 2003 và nhóm làm việc').
    Microsoft không thay đổi giá hầu hết các ứng dụng Office 2003 so với Office XP (xem bảng '6 phiên bản Office 2003'), kể cả giá bán lẻ và giá nâng cấp của các Edition cũng như các ứng dụng độc lập. Outlook 2003 là một ngoại lệ: giá vẫn giữ 109USD nhưng không có chính sách giảm giá đặc biệt cho nâng cấp.

    Giao diên mới của outlook
    Người dùng outlook hẳn sẽ băn khoăn về phiên bản mới được cải tổ: 'Nó có giúp quản lý ngăn nắp hộp thư Inbox lộn xộn?'. Câu trả lời là có.


    6 phiên bảng OFFICE 2003

    Sự cách tân của Outlook khởi đầu với khung nhìn mới mặc định theo chiều dọc. Ở phía bên trái là khung liệt kê các tài khoản email và folder; khung Inbox ở giữa hiển thị các thông điệp nhận được; khung 'Reading' bên phải hiển thị nội dung thông điệp được chọn (tương tự khung 'Preview' trong các phiên bản trước).

    Việc bố trí các khung dọc cho phép nhìn thấy một lúc nhiều thông điệp hơn trong Inbox và nội dung thông điệp nhiều hơn trong khung Reading, đỡ phải thao tác dịch thanh trượt (Hình 1). Bố cục giao diện mới thoạt trông có vẻ rườm rà, nhưng bạn sẽ sớm nhận thấy bố trí theo chiều dọc giúp cho việc định vị và đọc thông điệp nhanh và dễ hơn so với khung Preview nằm ngang trước đây. Bạn có thể tắt khung Reading để hiển thị nhiều thông điệp hơn trong Inbox, hay dời khung này xuống cạnh dưới để có giao diện giống như phiên bản cũ.

    Thay đổi trên giao diện, nhưng cải tiến đáng giá thực sự là năng lực quản lý mới của ứng dụng. Phiên bản mới cho phép chọn 1 trong 6 màu khi nhấn chuột phải lên cờ (flag) của từng liệt kê trong Inbox (phiên bản trước cho phép đặt cờ từng thông điệp để theo dõi nhưng không thực sự hữu dụng). Nhóm các thông điệp theo thời gian đến và Outlook gán nhãn các nhóm theo 'today' (hôm nay), 'yesterday' (hôm qua), 'last week' (tuần trước) v.v... Hoặc sắp xếp Inbox theo cờ - ví dụ, cho tất cả các thông điệp có cờ đỏ lên đầu. Nếu đặt cờ email khi đến, chương trình sẽ hiển thị các thông điệp theo mức độ quan trọng. Tuy vậy, đừng quá kỳ vọng vào hệ thống cờ màu: bạn không thể thêm mô tả văn bản (như 'ưu tiên cao') cho các cờ, cũng như tạo thêm khóa để nhận diện ý nghĩa các màu. Tùy chọn 'Rules and Alerts' của menu Tools giúp sử dụng các cờ hiệu quả hơn. Ví dụ, bạn có thể thiết lập qui luật yêu cầu Outlook tự động đặt

    Tô điểm thêm cho năng lực quản lý của Outlook 2003 là tính năng lưu giữ kết quả tìm kiếm trong các folder tìm kiếm (Search) mà không phải dịch chuyển các thông điệp trong Inbox. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, ví dụ bạn có thể tìm kiếm 1 từ liên quan đến dự án hiện đang thực hiện. Sau tìm kiếm ban đầu, Outlook tiếp tục cập nhật folder, mỗi khi bạn nhấn chuột lên folder tìm kiếm này, chương trình sẽ 'thu gom' tất cả thông điệp mới nhận có chứa từ liên quan. Chức năng này giúp kiểm soát thông tin ngẫu nhiên ẩn chứa trong email dễ dàng hơn. Bạn có thể dùng các tuỳ chọn thiết lập trước, như 'containing the word' (có chứa từ) hay tùy biến tìm kiếm chỉ những thông điệp có các tập tin đính kèm. Đây là 'phẩm chất' mà phần mềm thiết kế tốt phải có - tiết kiệm thời gian của bạn và giúp bạn tổ chức công việc tốt.

    Hình 2: Đưa các thông điệp được gửi từ địa chỉ nhất định nảo đó lên đầu trong Inbox bằng cách tạo 1 luật(rule) sắp xếp cho một trong 6 cờ màu của Outlook 2003

    Nếu bạn thích đọc những thông tin nhạy cảm như 'Viagra' và 'Những cách thức làm giàu nhanh', bạn sẽ không thích tính năng chặn thư quảng cáo mới của Outlook. Nhưng với những người khác, nó là viên ngọc quý. Outlook 2003 phân luồng thông minh thư rác thật sự vào folder Junk Mail. Khi cần, bạn có thể mở thư mục này để xem các tiêu đề thư và có thể xóa toàn bộ.

    Outlook 2003 cũng ngăn chặn các thông điệp gây nghẽn đường kết nối Internet như hình sản phẩm quảng cáo được gửi kèm trong email, và tự động ngưng email nạp nội dung ma mãnh vào PC của bạn. Khi một thông điệp cố ý kết  nối Internet, bạn sẽ thấy một cảnh báo nhỏ; nhấn chuột phải lên nó và chọn Download Pictures để xem nội dung. Outlook ghi nhớ phân biệt ai gửi thư quảng cáo và ai là đối tác của bạn (một cửa hàng trực tuyến mà bạn thích chẳng hạn).
    Phiên bản mới nhất của Outlook có một tính năng dành cho doanh nghiệp nhỏ. Office 2003 Small Business Edition có kèm Business Contact Manager, một tiện ích mới có giao diện đẹp bổ sung cho Outlook thực hiện các công việc quản lý quan hệ khách hàng, như theo dõi việc chào hàng từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc và các kết quả dự án theo tháng hay theo quý. Đối với những ai chưa từng bị cuốn hút bởi Act (www.act.com) hay một trình quản lý thông tin đối tác nào khác thì Business Contact Manager là một bổ sung hữu ích.
    Office 2003 còn giới thiệu công nghệ Information Rights Management (IRM) của Microsoft cho phép kiểm soát truy cập các tài liệu và email. Các phiên bản Professional và Professional Enterprise chạy trên Windows Server 2003 cho phép tạo các thông điệp email 'được bảo vệ' không cho phép in, gửi tiếp (forward), hay sao chép.
    Bạn cũng có thể tạo các tài liệu Word, Excel và PowerPoint với các ràng buộc tương tự và thêm thiết lập ngày hết hạn, sau thời hạn đó thì sẽ không mở file được nữa. Một mục tiêu của IRM là ngăn cấm người khác thao tác bất cẩn trên tài liệu mà bạn đã bỏ nhiều công sức biên soạn - ví dụ một trình diễn với hình ảnh và màu sắc chọn lọc. Tuy nhiên mục đích chính của IRM là kiểm soát luồng thông tin và cung cấp một lớp bảo vệ khác chống lại những sự rò rỉ hay phá rối 'hợp lệ' bên trong tổ chức hay công ty.

    Người nhận các tập tin được bảo vệ với IRM sẽ cần có Office 2003 hay một trình xem file tích hợp IE mà Microsoft dự định cung cấp trên Website của mình. IRM có thể giúp các công ty bảo mật các tài liệu quan trọng, tuy nhiên nó không hẳn là giải pháp hoàn hảo. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn gửi các file được bảo vệ với IRM tới người dùng một trình duyệt Web khác IE? Liệu trình xem file của Microsoft có xử sự 'đúng luật' với các trình duyệt khác?
    Nếu Outlook là trình email và quản lý thông tin đối tác chủ yếu của bạn, việc chi 109USD cho giao diện mới và các cải tiến khác là đáng giá. Tuy nhiên, bản Outlook cải tiến này không đủ sức biện minh cho việc cải tổ toàn bộ Office.

    Word 2003 và Excel 2003: không đáng để nâng cấp


    Hình 3: Đọc tập tin Word dài dễ dàng hơn với hiển thị 2 trang của Reading Layout trong Word 2003

    Sau email, xử lý văn bản và bảng tính chiếm phần lớn công việc của đa số người dùng. Office 2003 về cơ bản không thay đổi cách thức sử dụng Word và Excel - đặc biệt với người dùng không làm việc trong một tổ chức hay nhóm cộng tác. Cả 2 ứng dụng đều không có được sự cải tổ như Outlook 2003; thật ra chúng không cần  tân trang nhiều như Outlook. Word 2003 có một thay đổi dành cho người dùng thường bỏ hàng giờ dõi mắt trên màn hình: tính năng mới Reading Layout hiển thị tài liệu theo các trang kề nhau trông giống quyển sách (xem hình 3). Văn bản ở chế độ này dễ đọc hơn nhờ công nghệ ClearType, bạn có thể nhanh chóng tăng hay giảm kích cỡ văn bản thông qua các nút trên thanh công cụ mà không làm thay đổi font hay định dạng tài liệu. Ngoài ra còn phải kể đến thanh công cụ khá gọn gàng của Reading Layout.
    Word 2003 có thể hiển thị hình thu nhỏ dọc theo biên phải của màn hình với các icon (biểu tượng) biểu diễn từng trang trong tài liệu. Cách bố trí này hạn chế vùng đọc nhưng nó có ích khi cần duyệt qua tài liệu dài.
    Một tính năng mới khác trong phiên bản 2003 của Word và Excel, cũng như trong Outlook 2003, đó là khung Research cho phép tìm định nghĩa của một từ, dùng danh sách từ đồng nghĩa có sẵn, dịch sang một ngôn ngữ khác, hay tìm kiếm trên Web mà không phải rời khỏi tài liệu đang làm việc (xem hình 4).

    Microsoft nhìn thấy triển vọng các công ty truyền thông, nghiên cứu thị trường và các công ty khác sẽ cung cấp thông tin chuyên biệt được đánh khóa hỗ trợ tìm kiếm; thời gian sẽ chứng minh tầm nhìn của Microsoft.
    Thực ra khung Research chỉ có ích trong Word. Bạn không cần tìm kiếm một khái niệm khi soạn email hay làm việc với bảng tính. Và nếu bạn thích Google hơn MSN Search, bạn không thể thêm Google vào danh sách các tùy chọn tìm kiếm trong khung Research. Microsoft hứa sẽ cung cấp các công cụ miễn phí cho phép các site như Google có thể đưa dịch vụ của mình vào khung này, nhưng bạn sẽ phải chờ các công cụ này ra đời.

    Microsoft chào mời tính năng tích hợp fax qua Internet được cải tiến trong Word 2003, nhưng nó chỉ làm việc với 3 dịch vụ được cung cấp tại Mỹ: Venali, EFax và JConnect.
    Tóm lại, trừ khi bạn làm việc nhóm, chế độ hiển thị Reading Layout và khung Research có lẽ là những thay đổi đáng kể duy nhất trong Word. Ngoài ra bạn sẽ không thấy có những khác biệt về tính năng nào giữa các phiên bản Word trong các phiên bản Office, ngoại trừ khả năng sử dụng XML và các tính năng làm việc nhóm trong phiên bản Professional và Professional Enterprise.


    Hình 4: Tìm thông tin trên Web trong khung Research của Office 2003 mà không cần phải mở trình duyệt.

     

    Bản nâng cấp Excel 2003 cũng không có tính năng nào nổi bật. Phiên bản Professional Enterprise Edition chỉ có duy nhất một tính năng mới List Management là hấp dẫn (đây là khác biệt về tính năng quan trọng duy nhất giữa các phiên bản Excel, ngoại trừ XML và các tính năng nhóm). Khi làm việc với bảng tính trong đó có các mục như các loại chi phí, List Management cho phép Excel nhận biết thông tin liên quan, và chương trình sẽ mang sang cả các công thức tính toán và định dạng hiện hữu.
    Người dùng Excel kinh nghiệm có thể không hài lòng vì Microsoft đã không giải quyết nhiều vấn đề tồn tại lâu nay đã từng được đề cập trong bài viết đánh giá Office XP trên PCW VN A số tháng 7/2001 - tr.54 (hay find.pcworld.com/36737).

    Office 2003 và nhóm làm viêc
    Rõ ràng Microsoft chú trọng đến các tính năng mới hỗ trợ môi trường làm việc cộng tác cho nhóm làm việc và doanh nghiệp, thiết kế Office 2003 nhằm cải tiến cách thức tổ chức công việc hiệu quả hơn. Dĩ nhiên, chất lượng của công việc còn phụ thuộc vào những  người làm việc trong nhóm hay doanh nghiệp.
    Các phiên bản Professional và Professional Enterprise của Word và Excel cho phép tạo các lược đồ XML 'mở rộng', cho phép người dùng cung cấp các mô tả chi tiết và tùy biến dữ liệu nhập vào. Việc sử dụng XML trong các ứng dụng Office cho phép chia sẻ thông tin tự động chính xác hơn. Ví dụ, các file trình diễn và file chứa số liệu kinh doanh có thể được kết nối để thể hiện trình diễn với số liệu mới nhất.
    InfoPath, được cung cấp với Professional Enterprise Edition (giá bán riêng là 199USD), cho phép thiết kế các mẫu biểu tương tác với thông tin nằm trong các CSDL hay các hệ dữ liệu khác. Microsoft kỳ vọng phần mềm này sẽ thúc đẩy việc xử lý dữ liệu từ các nguồn hệ thống dữ liệu và các nguồn thông tin khác.Các tính năng mới trong Office 2003 có thể giúp cho làm việc cộng tác tốt hơn.
    Nếu  dùng đơn lẻ, bạn có thể mừng là không phải tốn tiền nâng cấp vì ngoài Outlook và một vài cải tiến nhỏ trong Word và Excel, gần như không có tính năng mới nào thật sự đáng giá trong bản Office này.

    ID: A0310_80