• Thứ Hai, 19/07/2004 23:18 (GMT+7)

    Máy đa chức năng - Từng ngày hoàn thiện

    Với chất lượng được nâng cao và những giải pháp thông minh tích hợp, máy đa chức năng đã có thể hòa nhập nhanh vào bất kỳ văn phòng hiện đại nào!

     


          Canon iR C32200N

    Với chất lượng từng bước nâng cao và những giải pháp thông minh tích hợp, máy đa chức năng đã có thể hòa nhập nhanh vào bất kỳ văn phòng hiện đại nào!

    Từ lâu, ý tưởng về máy văn phòng đa năng đã xuất hiện trong suy nghĩ của cả người dùng lẫn nhà sản xuất.

    Giải phóng không gian và mang đến sự thanh lịch cho văn phòng hiện đại là yêu cầu cơ bản từ phía người dùng. Vì bên cạnh điện thoại, hầu như doanh nghiệp nào cũng có máy fax, máy photocopy, máy quét (scanner) và máy in, nhưng việc bố trí độc lập từng thiết bị thường chiếm dụng không gian và chưa thật sự hiệu quả do thiếu sự liên thông.

    Đối với nhà sản xuất, việc kết hợp 5 chức năng fax, photocopy, quét, email và in vào một thiết bị sẽ giúp nâng cao tính hấp dẫn, cạnh tranh cho sản phẩm văn phòng đa năng. Ngoài ra, thiết bị văn phòng đa chức năng còn mang lại môi trường thuận lợi để nhà sản xuất phát triển tiện ích giá trị gia tăng và xây dựng giải pháp văn phòng hoàn chỉnh.

    Về mặt kỹ thuật, giữa máy in, máy fax, máy photocopy và máy quét cũng có một số điểm tương đồng quan trọng. Chức năng in không chỉ tồn tại trong máy in mà còn xuất hiện trong máy photocopy, máy fax. Tương tự, trên máy photocopy và máy fax cũng có bộ phận quét ảnh như của máy quét. Mối tương đồng chức năng trên chính là cơ sở để phát triển dòng thiết bị văn phòng đa chức năng.

    Nhằm đạt đến mục tiêu liên kết thiết bị văn phòng, thiết bị ngoại vi với tài nguyên Internet (rộng hơn cả những mục tiêu mà chúng ta vừa đề cập),  Hội Sản phẩm Đa Chức năng (MultiFunction Products Association-MFPA, www.mfpa.org) đã được thành lập vào tháng 8/1993, qui tụ hơn 30 nhà sản xuất, nhà phát triển quan trọng trong lĩnh vực phần mềm/phần cứng máy tính và thiết bị văn phòng; trong đó có Brother, Canon, Hitachi, Konica Minolta, Lexmark, Okidata, Ricoh,...

    Việc đầu tiên MFPA triển khai sau khi thành lập là xúc tiến xây dựng chuẩn giao tiếp ngoại vi đa năng (multifuntion peripheral interface) cùng Hội Công Nghiệp Viễn Thông (TIA-Telecommunications Industries Association). Đến đầu năm 1995, chuẩn đã được hoàn thiện, đặt nền móng đầu tiên cho ngành công nghiệp sản xuất thiết bị đa chức năng.

    Hoàn thiện chức năng cơ bản

    In ảnh độc lập

    Nếu ban đầu, chức năng in trên máy đa chức năng chủ yếu đáp ứng công việc in văn bản thì nay, chức năng in ảnh đã được chú trọng hoàn thiện về độ phân giải, chất lượng và phương thức làm việc. Chất lượng in ảnh của dòng sản phẩm dùng công nghệ in phun vẫn vượt trội hơn công nghệ in laser. Máy đa chức năng dùng công nghệ in phun giờ đây đạt đến độ phân giải 5760x1440 tối ưu (Epson Stylus CX5300), giọt mực đạt kích thước 2pl hay 2x10-12l (Canon imageCLASS MP370/MP390) và cũng dùng hệ thống mực nhiều màu (Epson Stylus Photo RX510) như máy in phun ảnh chuyên dụng. Ảnh in ra thường đạt kết quả ấn tượng về độ chi tiết và mịn.

    Bên cạnh cách in trang chỉ mục toàn bộ hình trong thẻ nhớ rồi đánh dấu chọn, máy đa chức năng hỗ trợ in ảnh hiện nay đều cho phép người dùng chọn và chỉnh sửa hình ảnh trên màn hình LCD tích hợp của máy trước khi in và có thể vận hành độc lập với máy tính. Ngoài ra, mẫu máy đa chức năng imageCLASS MP370/ MP390 mới của Canon còn cho phép người dùng thiết lập lệnh in ngay từ màn hình LCD của máy ảnh số nhờ hỗ trợ chuẩn PictBridge.

    Với dòng máy đa chức năng hỗ trợ in ảnh, bộ đọc thẻ nhớ đã trở thành một thuộc tính mặc định. 'Hỗ trợ bao nhiêu loại thẻ nhớ?' mới chính là câu hỏi trọng tâm với các nhà sản xuất và là yếu tố góp phần quyết định tính cạnh tranh của sản phẩm (bên cạnh yếu tố chất lượng ảnh). Hiện tại, thiết bị Epson Stylus Photo RX510 được tích hợp bộ đọc thẻ 7-trong-1, hỗ trợ CompactFlash, SmartMedia, Memory Stick, IBM Microdrive, SD, MMC và xD.

    Sự hình thành của ICC (International Color Consortium) mở ra cơ hội thống nhất chuẩn màu sắc giữa các thiết bị in ấn với thiết bị, phần mềm phục vụ in ấn. ICC định nghĩa đặc tính màu sắc của thiết bị nhập, hiển thị và xuất ảnh, đồng thời đưa ra định dạng tập tin trao đổi tương ứng nhằm giảm thiểu sai lệch màu thường xảy ra giữa quá trình thiết kế với quá trình in ấn. Đến nay, hầu hết các tên tuổi lớn trong ngành sản xuất máy in như Canon, HP, Lexmark, Minolta, Okidata, Epson, Samsung, Xerox,... đều đã gia nhập ICC và đang từng bước triển khai rộng khắp chuẩn này lên dòng sản phẩm đa chức năng.

    Quét tinh tế

    Nếu trước đây, chức năng quét của máy đa chức năng chỉ tương đương dòng máy quét gia đình phổ thông thì nay đã đạt đến hàng chuyên nghiệp. Máy Epson Stylus Photo RX510 có thể quét với độ phân giải lên đến 2400x4800 dpi. Chất lượng và tốc độ được nâng lên đáng kể nhờ Epson sử dụng đầu quét MatrixCCD độ nét cao với 6 dãy cảm biến CCD có tích hợp thấu kính siêu nhỏ trên chip.

    Photocopy, Fax thông minh


            Epson RX510

    Tận dụng sức mạnh của chip xử lý hình trong máy đa chức năng, khả năng photocopy đã được mở rộng và thông minh hơn. Bạn có thể chọn chế độ photocopy không lề, lề mỏng, tự động co giãn cho vừa khổ giấy. Đặc biệt, chế độ photocopy ghép trang cho phép thu nhỏ nhiều trang tài liệu gốc lên một trang giấy A4, hoặc phóng lớn tài liệu gốc lên nhiều trang A4 để làm poster quảng cáo.

    Tiếp cận người dùng bằng các ứng dụng thiết thực cũng là cách mà các nhà sản xuất đang áp dụng. Samsung lập chế độ photocopy 2 mặt tiện lợi cho chụp chứng minh nhân dân (CMND), thẻ cá nhân,... Nội dung từng mặt sẽ được lưu vào bộ nhớ rồi in ghép lên hết trang in; giúp tiết kiệm khá nhiều giấy và công sức. Canon, Epson còn thiết kế chức năng photocopy đảo để tạo đề-can dán áo.

    Chức năng fax cũng vừa được Canon và Samsung bổ sung tiện ích tiết kiệm phí bưu điện. Tận dụng chính sách giảm giá cước điện thoại ngoài giờ hành chính, thiết bị có khả năng lưu nội dung bản fax vào bộ đệm rồi gửi đi vào thời điểm được giảm cước nhiều nhất. Tốc độ fax cũng được nâng từ 14,4Kbps lên 33,6Kbps nên thời gian chuyển một  trang A4 chỉ còn khoảng 3 giây.

    Nếu chức năng fax thực sự quan trọng, bạn nên chọn lựa những dòng máy đa chức năng phát triển từ máy fax như KX-FLB756 của Panasonic. Thiết bị có bộ nhớ lưu được đến 150 trang fax.

    Thay đổi kiểu dáng, giao tiếp

    Thực hiện chiến lược tăng tốc giao tiếp, rút ngắn thời gian truyền nhận dữ liệu, nhà sản xuất bổ sung cho máy đa chức năng cổng IEEE 1284 tốc độ 3-5 MBps. Cổng LPT hiện tại chỉ đạt tối đa 1MBps trên lý thuyết.

    Kiểu dáng sản phẩm cũng đã được cải tiến nhiều nhằm tiết kiệm không gian nhưng không quên bổ sung nhiều đường cong gợi cảm để tôn vẻ thanh thoát, hiện đại cho văn phòng. Nhà sản xuất còn cố gắng điều chỉnh thiết kế để giảm độ ồn vận hành nhằm bảo vệ sức khỏe người dùng. Công nghệ NO-NOIS dựa trên cơ chế in sử dụng hộp mực màu tổng hợp, băng truyền ảnh cải tiến kết hợp với trống OPC xoay cực êm của Samsung đã giảm  độ ồn máy in laser màu xuống chỉ còn 48dB.

    Đa nhiệm tối ưu hóa tài nguyên

    Trong dòng Officejet 9100, lần đầu tiên HP đưa ra thiết kế đa nhiệm cho dòng máy đa năng dựa trên kiến trúc 2 bộ xử lý. Điều này cho phép thiết bị tận dụng tài nguyên rỗi để thực hiện cùng lúc nhiều tác vụ. Ví dụ, trong khi đang thực hiện một lệnh in, máy có thể gửi fax hoặc quét chuyển đổi tài liệu in thành tập tin lưu trữ (chức năng của giải pháp quản trị tài liệu thông minh). Đồng thời, thiết bị cũng ưu tiên cho những công việc cần ngay kết quả (walkup task) như photocopy, gửi fax hơn là in ấn qua mạng. Nhờ vậy, không còn cảnh bạn phải đứng chờ máy hoàn tất lệnh in vài trăm trang của đồng nghiệp (có khi kéo dài đến hơn 15 phút) chỉ để photocopy một trang tài liệu.

    Tài nguyên hệ thống cũng được tối ưu hóa với chức năng quét trước (scan ahead). Toàn bộ nội dung tài liệu đặt trên bộ nạp giấy tự động sẽ được quét rất nhanh và lưu vào bộ nhớ để giải phóng bộ phận quét cho những tác vụ khác.

    Phát triển giải pháp liên hoàn

    Bên cạnh ưu điểm là tiết kiệm chi phí, không gian, máy đa chức năng còn cho phép bạn phát triển các giải pháp quản trị thông tin và quản lý thiết bị hiệu quả nhằm tối ưu hiệu quả làm việc. Ngoài giải pháp được thừa hưởng từ nền tảng in ấn, máy đa chức năng cũng được nhà sản xuất phát triển một số giải pháp rất riêng.

    Nhìn chung, hầu hết các giải pháp đều được xây dựng phục vụ 4 mục tiêu: kết nối mọi lúc mọi nơi, quản lý thiết bị hiệu quả, in ấn đa dạng và thích ứng cao với các hệ thống khác.

    Kết nối mọi lúc mọi nơi

    Giải pháp của HP mang tên JetAnywhere bao gồm JetAnywhere Server quản lý danh sách máy in, phân cấp bảo mật người dùng, thống kê và lưu giữ khuôn mẫu chung, logo công ty; trình điều khiển máy in JetAnywhere là giao diện xác thực được cài đặt trên máy tính người dùng; JetAnywhere DIMM tăng cường bảo mật, ngăn chặn các lệnh in trái phép qua mạng; và JetAnywhere PrintManager cho phép người dùng giải phóng hoặc hủy bỏ lệnh in qua mạng.

    Samsung có giải pháp PortThru Print Server cho mạng LAN nội bộ, Air PortThru Wireless Print Server cho mạng LAN nội bộ không dây và BlueTooth AXIS 5810/5800+ cho thiết bị di động hỗ trợ chuẩn BlueTooth như máy tính xách tay, điện thoại di động, PDA,...

    Trong môi trường doanh nghiệp, không phải lúc nào thiết bị cũng có sự đồng nhất như hiện nay và với sự phổ biến của thiết bị HP, Samsung chủ động thiết kế để sản phẩm của mình có thể hòa nhập dễ dàng vào giải pháp HP Web Jetadmin. Vì thế, bạn hoàn toàn có thể sử dụng công cụ này để quản lý máy in Samsung.

    Quản trị tài liệu thông minh

    Trước đây, để gửi một tài liệu qua đường fax, chuyển đến tủ lưu trữ hoặc cung cấp cho khách mời dự họp, bạn phải photocopy tài liệu thành nhiều bản. Giờ đây, bạn đã có thể hoàn tất toàn bộ công việc trên chỉ với một lệnh đơn giản trên máy đa chức năng mà không cần phải thao tác thêm trên máy tính. Nếu phải thường xuyên gửi tài liệu đến nhiều địa chỉ, giải pháp này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều công sức.

    Với giải pháp Canon e-Sending (còn gọi là Intelligent Send, Universal Send), HP Digital Sending và Samsung SmarThru, bạn chỉ cần đặt tài liệu cần gửi lên kính quét của máy, thiết lập địa chỉ và phương thức gửi tương ứng rồi nhấn lệnh thực thi. Tài liệu sau khi quét sẽ được bộ xử lý của máy phân tích và chuyển đổi định dạng phù hợp với phương thức gửi. Hiện tại, giải pháp hỗ trợ định dạng tài liệu PDF, JPG, TIF, XML và phương thức gửi e-mail, fax và lưu tập tin vào thư mục mạng chia sẻ. Hầu hết giải pháp quản trị tài liệu đều được triển khai dưới dạng phần mềm cài đặt trên máy chủ nhưng Canon và HP đã tiên phong trong việc tích hợp giải pháp này vào phần cứng máy đa chức năng.


    Panasonic KX-FLB756

     

    Hơn nữa, giải pháp quản trị tài liệu còn cho phép bạn số hóa toàn bộ giấy tờ đang lưu trữ và cho phép  tìm kiếm dễ dàng khi cần. Khi quét các tài liệu có mẫu thống nhất như hóa đơn, bản khai thuế,..., máy tự động phân tích, lọc ra những trường thông tin cần thiết để nhập vào cơ sở dữ liệu, lập chỉ mục tìm kiếm.

    Trong khi Canon ưu tiên triển khai kiến trúc MEAP (Multifunctional Embedded Application Platform) tích hợp phần mềm ứng dụng vào dòng máy kỹ thuật số đa chức năng imageRUNNER (3320i/5020i/6020i/...) thì HP lại bước đầu triển khai lên dòng máy Officejet 9100 thuộc công nghệ in phun. Hiện tại, quá trình triển khai giải pháp quản trị thông tin trên dòng HP LaserJet đòi hỏi phần mềm DSS (digital sending software) 3.0 và máy chủ HP AutoStore.

    Giải pháp quản trị thông tin toàn diện Canon iW Suite được thiết kế gồm 5 modun, trong đó có đến 4 modun phần mềm gồm iW Scan Manager, iW Gateway, iW Document Manager và iW Publishing Manager. Modun phần cứng duy nhất chính là máy đa chức năng. iW Scan Manager sẽ phân tích dữ liệu trên các biểu mẫu trong quá trình quét rồi chuyển những trường thông tin quan trọng cho iW Document Manager. Tương tự, iW Gateway có nhiệm vụ chuyển đổi nội dung bản fax nhận được thành định dạng tập tin lưu trữ và cũng chuyển đến cho iW Document Manager. Trách nhiệm phân tích, tạo cơ sở dữ liệu, lập chỉ mục phục vụ tìm kiếm và cả chức năng tổng hợp số liệu, phân quyền truy xuất tài liệu đều được giao cho iW Document Manager. Riêng modun iW Publishing Manager sẽ giúp bạn thiết kế nhanh chóng tài liệu báo cáo gửi cấp trên theo những khuôn mẫu chuyên nghiệp.

    In ấn đa dạng

    Không chỉ thụ động in ra những gì bạn gửi đến, hệ thống in ấn giờ còn có khả năng tự phân tích dữ liệu và định dạng lại theo những khuôn mẫu chuyên nghiệp.

    Bằng cách kết hợp ba yếu tố gồm giấy, mực và máy in, HP đưa ra giải pháp giấy an toàn (Safe Paper) giúp ngăn chặn trường hợp giả mạo tài liệu mật, chứng chỉ, văn bằng, vé, phiếu giảm giá,... Công nghệ giấy an toàn tạo lên giấy in một dấu niêm đặc biệt mà mắt người không thể nhìn thấy. Để xác thực, người dùng sẽ phải sử dụng một thẻ giải mã trong suốt, giá rẻ. Mặc dù công nghệ đòi hỏi phải dùng giấy và mực chính hiệu HP nhưng máy in thì không bắt buộc: chỉ cần tương thích dòng HP LaserJet!

     


           HP Officejet 9110

    Samsung cung cấp cho doanh nghiệp công cụ Barcode Printing giúp triển khai việc in mã vạch trên máy in laser thông dụng, Create!form tự động định dạng dữ liệu theo các form hóa đơn, kê khai chuẩn một cách nhanh chóng, đơn giản; công cụ Fontware có khả năng phối hợp với bộ Microsoft Office để tạo mẫu tài liệu doanh nghiệp chuẩn và tự điều chỉnh thích ứng với các dạng tài liệu in khác nhau. Nhờ vậy, bạn không cần tốn tiền thiết kế giấy riêng.

    Bạn cũng có thể triển khai trên thiết bị HP toàn bộ các tiện ích như của Samsung với một hình thức cài đặt thực sự đơn giản: lắp mạch HP FormPort thiết kế như một thanh nhớ chuẩn vào khe nhớ mở rộng của máy in HP LaserJet hoặc máy tương thích LaserJet bất kỳ.

    Để rút ngắn thời gian và đơn giản hóa một phần quá trình triển khai giải pháp ERP doanh nghiệp, nhà sản xuất máy đa chức năng cũng đã bắt đầu tạo dựng những mối hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp giải pháp. Ví dụ, Samsung cùng làm việc với SAP, một tên tuổi lớn trên thị trường giải pháp ERP, để xây dựng chuẩn SAP Samsung Printer. Ngoài ra, máy đa chức năng Samsung còn tương thích với ngôn ngữ máy in Epson, IBM và hỗ trợ hầu hết các hệ điều hành, ứng dụng CAD.

    Quản trị thiết bị


      Samsung SCX-4216F

     

    Nếu qui mô mạng nhỏ, bạn có thể truy xuất vào trang web quản trị tích hợp ngay trong thiết bị HP (công nghệ máy chủ web nhúng). Tuy nhiên, để quản lý nhiều thiết bị trong phạm vi rộng và phân cấp quyền sử dụng cho nhóm làm việc, bạn nên chọn giải pháp HP Web Jetadmin (tải tại www.hp.com/go/webjetadmin). Ngồi từ xa nhưng người quản trị có thể nắm được cụ thể người dùng, thời gian thực hiện lệnh in, sao và cấp quyền người dùng.

    Với thiết bị Samsung, bạn cũng có thể thực hiện tất cả công việc như chẩn đoán, phân quyền, thống kê,... từ trình duyệt web của một máy bất kỳ trong mạng qua phần mềm WebSyncThru và WebThru Resident Web Server. Samsung SecuPrint thì giúp tăng cường bảo mật in ấn trong doanh nghiệp bằng cách cho phép người quản trị phân quyền cho từng người dùng, thống kê được các lần in và có thể chèn dấu hiệu riêng vào tất cả các trang in từ máy.

    So sánh mẫu máy đa năng đầu tiên chúng tôi giới thiệu cách đây 2 năm ('HP LaserJet 3300mfp-máy in văn phòng đa chức năng', Thế Giới Vi Tính A 5/2002) với những mẫu máy mới nhất như Canon iR3320i/imageCLASS MP390, Epson Stylus Photo RX510, HP 9100/Laserjet 3380,... bạn sẽ thấy chất lượng của từng chức năng được nâng lên đáng kể và có thể tương đương thiết bị chuyên dụng. Nếu là chủ một văn phòng nhỏ, bạn nên trang bị máy đa chức năng để tiết kiệm không gian, chi phí đầu tư và nâng cao hiệu quả làm việc. Trong trường hợp cần in ảnh đẹp như rửa tại lab, bạn nên quan tâm đến dòng máy đa chức năng sử dụng cơ chế in phun.

    Nếu chưa đủ tự tin ra quyết định đầu tư ngay máy đa chức năng, bạn có thể chọn giải pháp đầu tư từng bước của Lexmark: mua máy in trước rồi mua phụ kiện nâng cấp đa chức năng (3100/ 3200/ 5500/ X4500/ X7500 MFP) sau.

    Duy Khánh

     

    NGUỒN TÀI LIÊU

     

     

    VPĐD Canon Singapore
    Epson: Đồng Nam
    HP
    VPĐD Matsushita Panasonic
    Samsung Vina

     

    ID: A0406_90