• Thứ Ba, 27/02/2007 14:01 (GMT+7)

    Microsoft Office 2007 - Nâng cấp đáng giá

    Nếu đã từng theo Microsoft Office qua các bản nâng cấp "lặt vặt" trong những năm qua, có thể bạn không mặn mà với bản 2007. Đừng lầm: Office 2007 được xem là bản nâng cấp hấp dẫn nhất của Office trong vài năm gần đây, mặc dù các ứng dụng 2007 đòi hỏi phải học nhiều hơn các phiên bản trước.

    Nếu đã từng theo Microsoft Office qua các bản nâng cấp "lặt vặt" trong những năm qua, có thể bạn không mặn mà với bản 2007. Đừng lầm: Office 2007 được xem là bản nâng cấp hấp dẫn nhất của Office trong vài năm gần đây, mặc dù các ứng dụng 2007 đòi hỏi phải học nhiều hơn các phiên bản trước.

    Chúng ta hãy cùng xem xét tổng thể bộ ứng dụng này rồi sau đó sẽ xem tới các ứng dụng chính - Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Trong bài viết này dùng bản Office Standard 2007, gồm 4 ứng dụng trên.

    Microsoft đưa ra 8 phiên bản Office 2007 (xem "Các phiên bản Office 2007"). Những người làm việc qua mạng sẽ thấy một số phiên bản cung cấp nhiều công cụ hơn trước đây, như hỗ trợ gửi bài lên blog hay wiki. Những tính năng như vậy có ích hơn với những công ty đã đầu tư cho các sản phẩm máy chủ Office như SharePoint Server hay Groove Server. Bạn có thể xem thông tin về các ứng dụng máy chủ Office 2007 tại site MS Office Online (http://office.microsoft.com/en-us/products/).

    Giao diện hoàn toàn mới

     
    Tính năng xem trước tức thời của Microsoft Office 2007 cho phép bạn nhanh chóng nhận biết các định dạng. Như ở Word 2007, khi rê chuột lên font Harrington sẽ hiển thị ngay kết quả trên nhóm chữ được chọn.

    Những cải tiến thiết kế sâu rộng trong Office 2007 có thể gây e ngại. Thay vì dựa trên vô số menu văn bản nhiều tầng nấc và các thanh tác vụ thanh mảnh, Office mới bố trí hầu hết chức năng cần thiết vào một dải băng to gọi là "ribbon". Xuất hiện ở vị trí trước đây của các thanh tác vụ, ribbon hiển thị các chức năng bằng hình hoạ thay đổi khi bạn nhấn các mục ở thanh menu.

    Có thể bạn phải lần mò để tìm ra các tính năng quen thuộc ở những vị trí mới (Microsoft có cung cấp hướng dẫn trực tuyến đầy đủ), nhưng dải ribbon cũng có thể trưng ra trước mắt bạn những công cụ và tính năng mà bạn chưa từng biết về sự tồn tại của chúng. Ngoài ra nó còn có một đặc tính mới hữu ích gọi là "xem trước tức thời": ví dụ bạn chọn một phần văn bản và rê chuột trên tùy chọn định dạng nào đó (như chọn font), và bạn sẽ nhìn thấy ngay văn bản sẽ thay đổi ra sao, nếu thấy thích thì nhấn chuột để thực hiện thay đổi. Tính năng này giúp cho việc thay đổi định dạng trở nên dễ dàng.

    Nếu có thiết lập bộ lệnh thường dùng, thuộc bất kỳ ribbon nào, bạn có thể tìm thấy chúng ở thanh Quick Launch. Thiết kế này chưa hoàn hảo: bạn biết có thể thêm đoạn văn bản soạn sẵn chỉ với một nhấn chuột trên một trong những lệnh trong thanh AutoText, nhưng thanh Quick Launch chứa một số lệnh thường được dùng nhất chỉ có Undo và Save (quả thật đây là 2 lệnh thường được dùng nhất!).

    XML ghi điểm

    Các ứng dụng Word, Excel và PowerPoint được xem xét ở đây dùng định dạng file mặc định dựa trên XML. Được gọi chung là Open XML, chúng mang những đuôi file khác (.docx, .xlsx, .pptx) với trước đây.

    Định dạng Open XML đặt các thành phần khác nhau của tài liệu – nội dung, định dạng, chú thích... vào các file khác nhau và ứng dụng Office nén tất cả thành 1 file Open XML duy nhất. Giải pháp nén làm cho file nhỏ hơn; việc tách riêng nội dung với thuộc tính cho phép bạn thay đổi thuộc tính mà không phải chỉnh sửa nội dung. Ví dụ, người dùng có thể thay đổi "bộ mặt" của một loạt tài liệu bằng cách thay các file định dạng.

    Các ứng dụng văn phòng cạnh tranh cuối cùng đã có thể "bắt chước" và làm việc với tài liệu Office dựa trên chuẩn mở.

    Định dạng Open XML sẽ gây phiền hà cho người dùng các phiên bản Office cũ. Microsoft đã cố giảm thiểu phiền hà bằng cách âm thầm đưa ra bản cập nhật nhận dạng Office 2007 cho Office XP và 2003 thông qua Windows Update. Các bản cập nhật này thông báo cho người dùng biết về sự hiện diện của công cụ 2007 Office Compability Pack (find.pcworld.com/56018, miễn phí, 27MB), có thể tải về và cài đặt để mở, chỉnh sửa và lưu file theo định dạng Open XML.

    Đối với người dùng các phiên bản Office cũ hơn và các ứng dụng văn phòng khác, công cụ tương thích này cho phép chuyển đổi file định dạng Open XML sang định dạng Office 97 và 2003. (Các ứng dụng của Office 2007 cũng có thể thiết lập để trở lại dùng mặc định định dạng file Office 97-2003 quen thuộc).

    WORD 2007

    Word 2007 cho phép dễ dàng tạo, chỉnh sửa và đưa bài lên blog.
     

    Microsoft Word là ứng dụng được sử dụng rộng rãi nhất trong bộ Office, vì vậy những thay đổi giao diện ở đây tác động đến nhiều người dùng nhất. Việc nhận định những thay đổi này ra sao tùy thuộc vào việc bạn làm quen với chúng nhanh hay chậm. Nhưng nhìn chung, trợ giúp tốt cùng với định dạng đáng giá, các công cụ làm việc cộng tác và trực tuyến tích hợp làm cho Word 2007 trở thành nâng cấp đáng hoan nghênh.

    Trong Word 2007, ribbon giúp cải thiện hiệu quả làm việc một khi bạn xác định được nơi chứa các lệnh ở phiên bản trước. Ví dụ, Drop Cap nằm trong menu Format trong Word 2003, nhưng giờ nó xuất hiện ở thanh Insert trong Word 2007. Microsoft có cung cấp hướng dẫn tham khảo lệnh thay đổi từ Word 2003 sang Word 2007 (Interactive Word 2003 to Word 2007 Command Reference Guide), tại địa chỉ web find.pcworld.com/56019; cũng có những hướng dẫn tương tự cho Excel và PowerPoint. Hướng dẫn trực tuyến này chứa đầy các hình chụp màn hình và video, vì vậy bạn cần có kết nối Internet băng rộng.

    Mục Mailings trên ribbon cải tiến qui trình "mail merge" (trộn thư) phức tạp trước đây, dẫn dắt người dùng đi qua quá trình chọn loại thư, chọn danh sách người nhận thư (những người có địa chỉ chứa trong sổ liên lạc của Outlook), rồi viết thư và chèn các vùng trộn.

       

    ĐÁNH GIÁ

     

     

    Office Standard 2007

     

     

     

    Rất tốt.
    Có nhiều cải tiến quan trọng và cần nhiều thời gian để làm học sử dụng.

     

     

    Word 2007

     

     

     

    Rất tốt.
    Ribbon và tính năng xem trước tức thời làm việc tốt; một số template và tài liệu trợ giúp chỉ có trên mạng.

     

     

    Excel 2007

     

     

     

    Rất tốt.
    Trình bảng tính có thiết kế mới sử dụng nhiều hình đồ họa và khai thác sức mạnh xử lý của CPU hai nhân.

     

     

    Outlook 2007

     

     

     

    Rất tốt.
    Trình email mới này của Microsoft có những cải tiến nhưng không làm việc tốt với các trình truyền thông khác.

     

    Các cải tiến thiết kế khác của Office 2007 làm việc tốt trong Word. Word theme – bao gồm bộ màu, font (gồm các tùy chọn cho đầu đề và nội dung văn bản), các hiệu ứng (như kẻ hàng) – tận dụng được tính năng xem trước tức thời của Office. Khi tô sáng văn bản trong tài liệu sẽ xuất hiện một thanh công cụ có các lựa chọn định dạng; nhưng nếu chọn một định dạng ở đây, bạn sẽ không thể nhìn thấy kết quả xem trước.

    Microsoft rõ ràng đã thiết kế Office 2007 với định hướng Internet, bạn cần lên mạng để tận dụng một số tính năng của bộ phần mềm này. Ví dụ, nếu chọn New.Blank Document từ menu nút Office sẽ xuất hiện bảng template rất phong phú, đa phần trong số đó nằm ở website Microsoft Office Online. Nếu bạn tô sáng một từ trong tài liệu trong khi nhấn phím Alt, Word sẽ tìm ở website này các tham thảo, định nghĩa và nhiều thông tin khác. Nếu dùng 1 trong 6 dịch vụ blog lớn (như Blogger), bạn có thể tạo, đăng bài và cập nhật blog trực tiếp từ Word bằng cách nhập tên tài khoản và mật khẩu; với các dịch vụ blog khác, bạn có thể thực hiện tương tự sau khi nhập thêm một ít thông tin (như định dạng blog và URL). Để gửi bài lên blog, chỉ việc nhấn Publish từ menu nút Office.

    Word 2007 có nhiều tính năng, lệnh và công cụ cả mới lẫn cũ và giao diện mới giúp cho người dùng tìm thấy để sử dụng. Chỉ riêng các chức năng định dạng và dàn trang cải tiến cùng với việc tích hợp chặt chẽ các chức năng web cũng đủ để nâng cấp lên Office 2007. Word 2007 không rẻ (bản độc lập giá 229USD, nhưng thường người ta mua trọn bộ Office) và các vấn đề chuyển đổi từ phiên bản cũ sang phiên bản mới có thể làm cho một số người do dự. Tuy nhiên những cải tiến nâng cao hiệu quả làm việc của phần mềm này đủ để nó vượt qua những trở ngại.

    EXCEL 2007

    Excel 2007 cho phép gắn các biểu tượng nhỏ cho các cell được định dạng có điều kiện để giúp sắp xếp dữ liệu một cách trực quan.
     

    Excel 2007 có những thay đổi lớn. Gần chục năm qua, người dùng Excel đã phải chịu đựng giới hạn của bảng tính: 65.536 hàng và 256 cột. Excel 2007 đã phá vỡ giới hạn này, cung cấp đến 1.048.576 hàng và 16.384 cột - đủ để cho phép người dùng xử lý dữ liệu hàng gigabyte từ SQL Server.

    Không chỉ có những giới hạn được mở rộng. Excel 2007 còn cho phép văn bản trong cell dài hơn, cho phép tạo các công thức nhiều lớp hơn và có thể phân chia việc tính toán giữa các nhân của bộ xử lý đa nhân (nếu có) để thực hiện những phép tính phức tạp nhanh hơn. Tất cả những cải tiến này hẳn làm vui lòng những người thường phải làm việc với những con số, nhưng có thể không có ý nghĩa lắm với người dùng thông thường không cần nhiều năng lực tính toán.

       

    CÁC PHIÊN BẢN

     

     

    Microsoft cung cấp 8 phiên bản Office 2007 khác nhau, trong đó 5 phiên bản được bán rộng rãi. Rẻ nhất là phiên bản Home and Student 2007 Edition (149 USD), bao gồm Word, Excel, PowerPoint và OneNote. Kế tiếp là phiên bản Office Standard 2007 giá 399 USD được giới thiệu trong bài viết này, phiên bản này thay OneNote bằng Outlook. Phiên bản Small Business 2007 giá 449 USD đổi OneNote bằng ứng dụng chế bản Publisher và thêm Business Contact Manager cho Outlook. Phiên bản Professional 2007 (499 USD) khác với Small Business ở chỗ có thêm trình cơ sở dữ liệu Access, và Office Ultimate 2007 Edition (679 USD) bao gồm một loạt phần mềm hướng nghiệp vụ như ứng dụng làm việc cộng tác Groove 2007.

     
     

     
     

    Microsoft còn đưa ra 3 bản đặc biệt không bán lẻ: Basic 2007 (chỉ gồm Word, Excel và Outlook) bán kèm máy tính mới; Professional Plus 2007 và Enterprise 2007 dành cho khách hàng doanh nghiệp. Microsoft có chính sách giá nâng cấp dành cho khách hàng hiện đang dùng Office. Xem chi tiết tại find.pcworld.com/55814.

     

    Tính năng vẽ biểu đồ có bước nhảy vọt. Nếu không có khiếu về đồ họa, bạn có thể chọn từ các kiểu có sẵn để có được sự kết hợp màu sắc hài hoà và các hiệu ứng như bóng mờ, cạnh xiên và các hình dạng 3 chiều. Tuy nhiên, Excel 2007 không có thêm các kiểu biểu đồ mới; nhiều năm nay người dùng Excel yêu cầu Microsoft thêm các biểu đồ hộp và nhiều dạng biểu đồ phổ biến khác nhưng vẫn chưa có.

    Dễ thấy tính năng được cải tiến nhiều nhất là định dạng có điều kiện, tính năng này cho phép bạn thêm định dạng cho các giá trị thỏa điều kiện nhất định. Khi bạn tạo một quy tắc định dạng có điều kiện (như "hiển thị màu nền đỏ cho các số tiền trên 100USD"), Excel sẽ tự động áp dụng cho tất cả cell mà bạn chọn. Mặc dù định dạng có điều kiện đã có trong Excel từ lâu, nhưng việc sử dụng nó khá rắc rối.

    Trong Excel 2007, tính năng này dễ dùng hơn; trong nhiều tình huống, bạn có thể chọn một tùy chọn thiết lập sẵn ngay trên ribbon. Nó cũng mạnh hơn, cho phép áp dụng kết hợp nhiều quy tắc định dạng (trước đây có hạn chế). Tuy nhiên, điều thật sự thú vị với định dạng có điều kiện đó là 2 khả năng mới: thanh dữ liệu và biểu tượng. Bạn có thể thêm thanh bóng mờ bên dưới các cell, số trong cell càng lớn thì thanh càng dài; và chèn các biểu tượng (những hình nhỏ xíu) khác nhau kế bên các con số. Ví dụ với bảng tính điểm, bạn có thể ra lệnh Excel thêm biểu tượng X màu đỏ cho các điểm trượt và biểu tượng dấu chọn màu xanh cho các điểm đậu để dễ phân biệt. Bạn bị giới hạn trong tập biểu tượng do Excel cung cấp, may mắn là chúng có khá nhiều.

    Formual AutoComplete của Excel 2007 đưa ra các đề nghị khi bạn gõ, giúp tìm nhanh công thức.
     

    Excel còn có nhiều cải tiến nhỏ, như Formula AutoComplete tốt hơn, công cụ này làm việc với các hàm (các công cụ xử lý số trong Excel, xem xét một số dữ liệu mà bạn cung cấp rồi thực hiện tính toán và cung cấp kết quả). Trước đây Formula AutoComplete đã có thể cho bạn biết dữ liệu cần thiết để cung cấp cho một hàm nào đó, giờ đây nó còn đi xa hơn với khả năng đưa ra các tên hàm có thể và đặt tên cho các vùng dữ liệu trong bảng tính khi bạn nhập vào một vài chữ.

    Excel 2007 vẫn giữ vững ngôi vị vua trong thế giới bảng tính và giá của nó cũng "đỉnh". Phiên bản Excel độc lập giá 229USD (bản nâng cấp giá 110USD). Đây là nâng cấp đáng giá cho người dùng thường làm việc với bảng tính hay người dùng Excel hiện tại.

    POWERPOINT 2007

    Giao diện ribbon trực quan và các công cụ thiết kế mới của Office 2007 rất hữu dụng cho PowerPoint 2007. Vẫn còn chỗ cần cải tiến nhưng các thành phần mới bổ sung tạo nên bản cập nhật PowerPoint quan trọng nhất trong nhiều năm nay.

    Bộ giao diện (theme) mới của PowerPoint 2007 cải tiến đáng kể so với bộ giao diện mẫu (template) nghèo nàn của PowerPoint 2003. Theme có màu sắc phối sẵn giúp người dùng tạo ra những bản trình bày đẹp; người dùng cũng có thể chỉnh sửa màu sắc và bố cục rồi lưu lại để dùng. Word và Excel cũng sử dụng theme, vì vậy bạn có thể áp dụng cách trình bày nhất quán cho tất cả tài liệu Office 2007.

     
    Bộ theme trong PowerPoint 2007 hơn hẳn bộ template nghèo nàn trong phiên bản 2003 và có thể kết nối với các kiểu trong Word và Excel.

    Một công cụ mới là SmartArt (cũng có trong Word và Excel), đây là công cụ dùng để vẽ hình thể hiện các mối quan hệ, ví dụ như sơ đồ tổ chức hay quy trình công việc. Bạn có thể bổ sung và tạo kiểu dáng cho các phần tử SmartArt chỉ với vài nhấn chuột và không tốn nhiều công sức để tạo ra những hình hoạ đẹp.

    Bạn có thể áp dụng những hiệu ứng được cải tiến của PowerPoint 2007 gồm tạo bóng, nổi, xiên cho chữ và hình (bao gồm biểu đồ và SmartArt) trực tiếp từ ribbon. Gần như trong mọi trường hợp, bạn đều có thể xem trước kết quả của thay đổi định thực hiện.

    PowrerPoint 2007 còn có một số cải tiến đáng giá khác. Tính năng tạo bảng giờ đây dễ dùng hơn trước; việc di chuyển dữ liệu, cùng định dạng, giữa Excel và PowerPoint cũng dễ dàng.

    Tính năng hai màn hình giờ đây cũng tinh vi hơn, cho phép bạn xoá trắng màn hình trình bày khi cần làm điều gì đó trên máy tính xách tay của mình và không muốn cho mọi người nhìn thấy.

    Giao diện mới của PowerPoint được thiết kế hơi tham nhưng lại để sót một vài "lỗi" vô lý. Một trong số đó là công cụ vẽ lưu đồ, nó tạo ra những hình hoạ tươm tất hơn nhiều so với các phiên bản trước, nhưng lại sử dụng chức năng chọn kiểu biểu đồ che mất slide và không cung cấp chức năng xem trước kết quả.

    Những người trình bày có tay nghề có thể thất vọng với các tính năng thêm video, audio, hình động và hiệu ứng chuyển side vẫn còn đơn giản. Và kết quả xuất cho web trông vẫn chưa đẹp trong trình duyệt khác IE (của Microsoft), vì vậy người dùng Firefox và Safari sẽ nhận được cảnh báo nội dung có thể không hiển thị đúng. (PowerPoint 2003 đã có khả năng xuất kết quả cho web, nhưng chưa bao giờ làm tốt).

    OUTLOOK 2007

    Outlook 2007 thực chất được tút lại hơn là thiết kế mới, dù nó có những cải tiến giao diện hấp dẫn. Nó cũng còn trục trặc trong quá trình tích hợp với các chương trình và giao thức của hãng khác.

    Xem những cuộc hẹn sắp tới và các mốc phải hoàn thành công việc trong khung To-Do Bar ở bên phải của hộp thư đến (Inbox) trong Outlook 2007.
     

    Ở tác vụ soạn thư, thanh ribbon trông giống như ở trình soạn thảo văn bản; menu định dạng "tại chỗ" khá hay xuất hiện khi bạn chọn một mục nào đó. Thanh To-Do Bar mới cung cấp nhanh lịch hẹn và tóm tắt những nhiệm vụ cấp thiết nhất, bạn có thể mở chúng bằng cách nhấn đúp chuột. Thành phần Instant Search tích hợp cơ chế tìm kiếm Windows Desktop Search vào giao diện Outlook cho phép bạn tìm kiếm nhanh.

    Trong Outlook 2007, bạn có thể xem trước các file hình, văn bản và các kiểu file khác, nhưng không thể xem trước file PDF. Hy vọng sẽ có hãng khác bổ sung tiện ích xem trước PDF cho Outlook.

    Outlook 2007 có những cải tiến không thật ấn tượng, không có khác biệt nhiều so với phiên bản trước. Khi email, tin nhanh (IM) và các dạng thông tin liên lạc khác ngày càng phát triển đan xen nhau, chúng ta cần có những chương trình có thể liên kết dễ dàng với các mạng khác nhau. Nhưng rất tiếc, Outlook 2007 vẫn đóng mình trong lãnh địa Microsoft.

    Tóm lại, bạn có thể cho rằng các ứng dụng Office hiện tại đủ đáp ứng nhu cầu của mình, nhưng nếu muốn khai thác triệt để khả năng của các ứng dụng Office thì nâng cấp này có thể giúp bạn thực hiện điều đó.

    Nguyễn Lê
    PC World Mỹ 2/2007

    ID: A0702_76