• Thứ Ba, 27/04/2004 21:35 (GMT+7)

    Kiểm soát việc nhập địa chỉ của Outlook 2002/2003

    Từ trước đến nay chức năng Auto Complete trong Outlook giúp người sử dụng điền nhanh và chính xác địa chỉ thư điện tử (e-mail) vào mục To, CC và BCC. Chỉ cần nhập vài ký tự bắt đầu của chuỗi địa chỉ e-mail thì phần còn lại của địa chỉ (có sẵn trong Address Book) sẽ được Outlook tự động thêm vào. Nhưng khi chuyển sang sử dụng các phiên bản Outlook 2002 hoặc 2003 các bạn sẽ gặp phải một hiện tượng khá kỳ lạ: Mặc dầu một địa chỉ e-mail nằm trong Address Book đã được thay đổi nội dung nhưng chức năng Auto Complete không nhận biết điều đó mà vẫn 'cố tình' sử dụng thông tin đã bị lạc hậu. Cũng có khi cả địa chỉ mới lẫn địa chỉ cũ cùng song song tồn tại.


    Hình 1: Loại bỏ những địa chỉ cũ xuất hiện vì tính
    năng tự nhận dạng địa chỉ chưa tốt


    Thực ra thì trong phiên bản 2002/2003, Outlook không còn sử dụng cơ chế lưu giữ, tìm kiếm địa chỉ thư tín điện tử như các phiên bản trước. Thay vì sử dụng Address Book như một quyển từ điển để tra cứu địa chỉ thì Outlook 2002/2003 lại chuyển sang dùng một tập tin với phần mở rộng là *.NK2, có thuộc tính ẩn để ghi lại thông tin của Address Book (chỉ một lần duy nhất) cùng các địa chỉ e-mail khác do người sử dụng nhập vào trong quá trình gửi e-mail, và nội dung của tập tin này được tải lên bộ nhớ RAM mỗi lần khởi động Outlook. Cải tiến mới có ưu điểm là một địa chỉ e-mail dù không có trong Address Book nhưng một khi đã được sử dụng trong Outlook thì các thông tin về nó sẽ được ghi lại để phục vụ cho các lần sử dụng sau này. Nhưng thiết kế mới này của Microsoft ngoài khuyết điểm như đã đề cập ở trên còn bộc lộ thêm một số điểm yếu khác: Khi danh sách địa chỉ e-mail vượt qua con số 1000 thì chức năng Auto Complete phản ứng chậm chạp dần; Vì một lý do nào đó, thông tin của một địa chỉ e-mail cần dùng bị hỏng thì chức năng Auto Complete 'tự động' chuyển sang dùng địa chỉ e-mail nằm liền kề địa chỉ e-mail bị hỏng trong tập tin *.nk2 (cho địa chỉ e-mail sai). Để khắc phục hiện tượng trên có nhiều cách khác nhau, trong bài viết này đề cập đến một cách giải quyết triệt để nhất, đó là mỗi khi có sự thay đổi nội dung trong Address Book hay phát hiện chức năng Auto Complete không còn chính xác như mong muốn thì bạn buộc Outlook phải xây dựng lại tập tin có phần mở rộng *.nk2.

    Thủ tục thực hiện tổng quát như sau: Sau khi thoát khỏi Outlook, bạn khởi động Windows Exlorer, nhấn chuột chọn menu View->Folder Options (hoặc Tools->Folder Options). Trong cửa sổ Folder Options, bạn nhấn chuột chọn tab có nhãn View và đánh dấu chọn mục có nhãn Show hidden files and folders. Tiếp theo, bạn nhấn chuột chọn Start->Search-> For Files or Folders, khai báo thông tin tìm kiếm là *.nk2 vào mục có nhãn Search Companion hoặc Search for Files or Folders hay Named. Cuối cùng là nhấn phím có nhãn Search.

    Trong Windows XP bạn có thể bỏ qua bước thiết lập Show hidden files and folders bằng cách dùng Start->Search->More advanced options và đánh dấu chọn Search hidden files and folders. Sau khi tìm thấy các tập tin *.nk2 của Outlook, bạn hãy xóa bỏ hoặc đổi tên phần mở rộng thành .bak.
    Bạn đã có thể khởi động lại Outlook và thoát khỏi những rắc rối với địa chỉ trước đây!

    Lê Thu
    PC World Mỹ 02/2004

     

    ID: A0402_97