Vấn đề đặt ra ở đây là theo dõi việc nhập/xuất/tồn vật tư trong một công ty, phân xưởng nhỏ và có khả năng báo cáo hàng ngày, hàng tháng... Với công cụ Excel có sẵn bạn có thể giải quyết vấn đề này khá nhẹ nhàng.
File Excel theo dõi vật tư tổng quát được thể hiện như hình 1, gồm các cột dữ liệu: Cột A thể hiện mã sản phẩm, cột B diễn giải mã vật tư, cột C thể hiện đơn vị tính và tiếp đến là các cột tồn đầu kỳ, tổng nhập, tổng xuất, tổng tồn, tiếp theo là số lượng nhập/xuất/tồn trong ngày. Ô H3 trong hình là ngày đầu tháng (ở đây là ngày 01/08/2004), để có thể dễ dàng thay đổi cho những ngày tiếp theo, ô K3 sẽ có công thức = H3 +1 tương tự ở ô N3 là = K3 + 1... Sau này bạn chỉ việc thay đổi ngày ở ô H3 thì các ô còn lại sẽ thay đổi theo.
Bước kế tiếp bạn sẽ lập công thức cho các cột cần thiết. Ví dụ cột tồn của ngày 01/08/2004 (cột J), cụ thể ở ô J6 sẽ có công thức là = D6 + H6 - I6, có nghĩa là "tồn đầu kỳ cộng cho nhập trong ngày và trừ đi xuất trong ngày sẽ bằng tồn của ngày 01/08/2004". Cột tồn của ngày 02/08/2004 (cột M), cụ thể ở ô M6 sẽ có công thức là = J6 + K6 - L6... và tương tự bạn lập công thức cho các cột tồn của các ngày còn lại.
Chú ý, để dễ nhận biết ngày chủ nhật, bạn thiết lập tô đậm như trong hình ở cột tương ứng (ví dụ cột H, ngày 01/08/2004 là ngày chủ nhật). Thực hiện như sau: đầu tiên bạn chọn khối dữ liệu của bạn (tức là từ ngày 01 đến ngày 31, giả sử bảng theo dõi của ta lập là 31 ngày), trong ví dụ của tôi là H4:CV1120. Sau đó bạn chọn Format/Conditional Formatting và nhập vào công thức như hình 2.
Một số điều cần lưu ý khi bố trí dữ liệu:
• Bạn nên để các hàng không có dữ liệu giữa các chủng loại vật tư.
• Diễn giải nên rõ ràng.
• Bạn nên đặt tên khối dữ liệu, khối dữ liệu này bao gồm tất cả các ngày trong tháng (31 cột x 3 cột/1 ngày). Nên đặt thêm tên cho từng chủng loại vật tư, điều này sẽ giúp cho bạn dễ dàng lập trình sau này.
• Nên để các hàng trên cùng để diễn giải.
• Tên của các Sheet nên đặt tên không dấu và dễ nhớ.
Bước kế tiếp là thiết kế các thủ tục nhằm thực hiện các báo cáo theo yêu cầu, như báo cáo xuất theo ngày, báo cáo nhập theo ngày, báo cáo nhập xuất hàng tháng v.v... Bạn sẽ phải định dạng trước tiêu đề, độ rộng của các cột theo yêu cầu báo cáo... Mẫu báo cáo xuất vật tư theo ngày thể hiện ở hình 3. Bạn có thể tham khảo mã nguồn các thủ tục này trong file mẫu kèm theo bài viết.
Bạn có thể viết thêm thủ tục để cập nhật công thức cho các cột khi thêm vào một vật tư mới (tức là khi ta thêm vào một hàng mới). Thủ tục thực hiện chức năng này trong file mẫu được đặt tên là CapNhatCongThuc.
Ngoài ra, bạn còn có thể làm nhiều hơn nữa như ngăn người sử dụng nhập vào không đúng thao tác (nhập/xuất) và không đúng với ngày muốn thao tác, hay bạn có thể in ra các thẻ kho trong một tháng... Bạn cũng có thể tạo shortcut menu để giúp thao tác nhanh (trong file mẫu có sẵn module để tạo menu này).
Để tạo file theo dõi cho một tháng mới, bạn có thể save as với tên khác và xóa đi các dữ liệu của tháng cũ.
Liên hệ với tác giả hay tòa soạn để nhận file mẫu (có thể tải về từ website của TGVT-PCW VN), bạn có thể thay đổi hay viết lại các thủ tục theo yêu cầu của mình.
Chúc bạn thành công.
Lê Văn Duyệt
levanduyet@yahoo.com