• Thứ Tư, 29/12/2004 16:12 (GMT+7)

    Nơi lưu trữ thư, danh bạ và lịch công tác


    Môi trường điện toán thoải mái đồng nghĩa với việc bạn có thể tìm kiếm, bảo mật và di chuyển dữ liệu cá nhân từ máy tính này sang máy tính khác hay từ ứng dụng này sang ứng dụng khác. Email là một trong những công cụ liên lạc chính chúng ta thường dùng tại nhà hay cơ quan, tuy nhiên nó cũng là công cụ làm cho chúng ta cảm thấy bị ràng buộc nhất. Bạn muốn chuyển thư từ Outlook sang Mozilla, hay chuyển danh bạ từ Eudora sang Mozilla Thunderbird? Chúng ta biết có một nơi nào đó lưu trữ thư, danh bạ, nhưng chính xác đó là đâu?

    Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể xác định vị trí thư của mình. Nếu bạn gửi/nhận email bằng Microsoft Outlook hay Outlook Express 6.0, Nescape Mail hay Mozilla Mail, hãy làm theo các hướng dẫn sau để sao lưu thư, danh bạ và chuyển chúng sang một ứng dụng khác.

    Dọn dẹp hộp thư

    Dễ dàng lưu trữ thư trong Mozilla, Netscape hay Thunderbird bằng cách chuyển tất cả thư vào các folder và chỉ việc lưu lại các tập tin folder này.

     

    Trước khi di chuyển thư và danh bạ, bạn hãy thu dọn hộp thư của mình. Hãy sử dụng một phần mềm chống thư rác và xóa sạch chúng. Kế đến, lưu trữ các thư cũ mà bạn không còn cần đến nữa.

    OUTLOOK: Phần mềm này có tiếng xấu vì tạo ra các file dữ liệu đồ sộ nên tốn nhiều thời gian di chuyển, đặc biệt khi bạn sử dụng mạng. Để lưu các thư cũ trong Outlook thành file .pst, bạn chọn menu File.Archive, chọn folder Inbox trong mục tùy chọn"Archive this folder and all sub-folders". Tiếp đến, chọn ngày tháng trong hộp thoại "Archive items older than" và chỉnh lại tên file trong ô "Archive file" rồi chọn OK. Sau khi lưu các thư cũ, hãy giải phóng không gian đĩa cứng bằng cách nén các file .pst vừa tạo qua việc chọn menu File.Data File Management rồi chọn file (.pst) và nhấn Compact Now.

    OUTLOOK EXPRESS 6: Dù thiếu tính năng lưu trữ email như Outlook nhưng OE cho phép nén các file hộp thư để tránh lãng phí đĩa cứng. Bạn chọn menu Tools.Option, nhấn vào tab Maintenance, tiếp đến chọn Clean Up Now và Compact để nén. Để lưu thư một cách thủ công, hãy chuyển các thư từ inbox sang các folder con, OE sẽ lưu chúng trong các file .dbx riêng biệt (xem phần "Sao lưu dữ liệu" để biết nơi lưu trữ các file .dbx).

    MOZILLA 1.7, NESTCAPE 7.1 VÀ THUNDERBIRD 0.7: Các chương trình email của Mozilla cũng thiếu chức năng lưu trữ, có nghĩa là bạn phải lần lượt xóa từng thư một hay di chuyển chúng sang các folder khác. Cũng như Outlook Express, ba chương trình trên có thể thực hiện lưu trữ thư thủ công với folder. Chọn menu Windows.Mail & News groups trong Mozilla hay Nestcape và menu File.Compact Folder trong Thunderbird.

    Sao lưu dữ liệu

    Để sao lưu dữ liệu, bạn có thể dùng Windows Explorer để di chuyển, ghi lên CD hay sử dụng một số phần mềm sao lưu khác. Trong Windows XP, bạn có thể tìm các file dữ liệu của các trình email theo hướng dẫn dưới đây để sao lưu.

     

    Hình 2: Sao lưu cùng lúc toàn bộ thư trong Outlook bằng cách dùng tùy chọn trong tiện ích Export.

    OUTLOOK: Outlook 2003 lưu dữ liệu tại C:\Documents and Settings\username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook (username là tên đăng nhập của bạn). Bạn cũng có thể chọn menu File.Import and Export, chọn "Export to a file" rồi nhấn Next, tiếp tục chọn Personal Folder File (.pst) rồi nhấn Next tiếp. Sau đó chọn folder muốn sao lưu (nếu muốn sao lưu hết thì chọn Personal Folder và Include subfolders - hình 2) rồi nhấn Next và cuối cùng chọn Finish.

    OUTLOOK EXPRESS: Để tìm file inbox.dbx (hay các file .dbx khác của OE), bạn chọn menu Tools.Option, nhấn vào tab Maintenance rồi chọn Store Folder. Để biết file chứa thông tin danh bạ, chọn menu Tools.Address Book, chọn mục Help.About Address Book và một cửa sổ sẽ thông báo chính xác đường dẫn file cần tìm.

    MOZILLA 1.7, NESTCAPE 7.1 VÀ THUNDERBIRD 0.7: Trên Windows XP, ba chương trình email của Mozilla lưu các file thư mặc định trong thư mục \Documents and Settings\username\Application Data. Để biết chính xác vị trí đường dẫn trên, nhấn phải vào Local Folders, chọn Properties và xem đường dẫn đầy đủ ở mục"Local directory".

    Nhập và xuất dữ liệu

    Khi chuyển đổi thư và danh bạ giữa các chương trình, có lúc chương trình mới tự biết cách nhập vào nhưng có lúc bạn cần một chút thủ thuật.

    OUTLOOK: chương trình email của Microsoft không cho không dữ liệu của nó một cách dễ dàng. Cách thức tốt nhất để lấy thư từ Outlook là dùng tính năng nhập (import) từ chương trình khác. Tuy nhiên, bạn có thể dùng tính năng xuất dữ liệu của Outlook để chuyển danh bạ sang OE. Chọn menu File.Import and Export, chọn "Export to a file", rồi nhấn Next, tiếp theo chọn "Comma separated values (Windows)" rồi nhấn Next . Tiếp tục, chọn folder Contacts rồi nhấn Next, sau đó chọn nơi cần lưu, nhấn Next và cuối cùng nhấn Finish.

    OUTLOOK EXPRESS: Cũng giống như Outlook, OE không xuất sắc trong việc trao đổi thư và danh bạ với chương trình khác. OE chỉ có thể xuất thư cho Outlook hay Microsoft Exchange, và chỉ xuất danh bạ ở dạng file văn bản hay xuất sang Exchange thôi. Để chép thư và danh bạ từ OE sang chương trình khác, bạn phải sử dụng tính năng "import" của chương trình đó.

    Hình 3: Nhập thư Outlook vào Netscape, Thunderbird hay Mozilla, nhưng không thể chuyển ngược lại.

     

    OE có thể nhập thư từ Outlook hay các phiên bản OE trước, Nestcape Communicator hay Eudora (bạn cũng có thể dùng Eudora để nhập file hộp thư dạng text dùng cho Mozilla, Nestcape và Thunderbird). Bạn chọn menu File.Import.Message, đánh dấu chương trình cần chuyển qua và chọn Next (xem hình 3). Bạn cũng có thể nhập thông tin tài khoản email từ Exchange hay Outlook bằng cách chọn menu File.Import.Mail Account Setting, chọn Microsoft Windows Message or Exchange Outlook or Outlook rồi nhấn Next hai lần. Lưu ý, chỉ có các chương trình bạn có tài khoản mới được liệt kê. (Chú thích: chúng tôi không thành công trong việc nhập thông tin tài khoản từ Outlook 2003).

    Lưu ý là khi bạn nhập thư từ Outlook, OE xem danh bạ (Contacts), công việc (Tasks), lịch công tác (Calendar) như là thư, còn các ghi chú (Notes) thì không chuyển được. Bạn có thể xóa cả ba mục này sau khi quá trình "import" hoàn tất. Để đưa danh bạ từ Outlook qua OE, trước hết dùng Outlook để xuất danh bạ ra file .CSV, sau đó vào OE, chọn menu File.Import.Other Address Book, chọn "Text File (Comma Separated Values)" và nhấn Import, kế đến chọn file .CSV vừa tạo ra từ Outlook và nhấn Next rồi Finish để kết thúc.


    MOZILLA 1.7 , NESTCAPE 7.1 VÀ THUNDERBIRD 0.7: Cả 3 chương trình trên đều không có chức năng xuất tuy nhiên thực hiện tốt việc "import" thư, danh bạ và thậm chí cả thông tin tài khoản email từ Outlook 2000, OE và Eudora (phiên bản mới Mozilla 1.7.3 hay Thunderbird 0.9 đã bổ sung chức năng xuất danh bạ). Để nhập, bạn chọn menu Windows.Mail & Newsgroups trong Mozilla và Nestcape hay Tools.Import trong Thunderbird, chọn Address Book, hay Mail hay Settings, nhấn Next. Kế đến, chọn chương trình bạn cần chuyển vào rồi nhấn Next lần nữa để hoàn tất. Cũng giống như OE, cả 3 chương trình trên đều không "import" được Notes, Calendar và Tasks của Outlook. Tuy vậy, bạn có thể nhập Calendar qua Mozilla, Nestcape hay Firefox dùng Calendar plug-in của Mozilla (xem "Thủ thuật xuất dữ liệu trong Outlook" - TGVT A 5/2004, t.122).

    Anh Khoa
    PC World Mỹ 12/2004

    Từ khóa: Anh Khoa
    ID: A0412_135