• Thứ Năm, 07/04/2005 08:09 (GMT+7)

    Tự động trích ngang dữ liệu trong Excel

    Bạn được giao nhiệm vụ thực hiện một biểu dữ liệu chi tiết theo dạng bàn cờ như nhật ký chứng từ. Nhập liệu bằng tay cho biểu này phải dùng scroll bar kéo qua kéo lại để tìm cho đúng cột dữ liệu, vừa tốn công vừa dễ nhầm. Chi bằng bạn cứ nhập các thông tin cần thiết, phần việc còn lại hãy cứ để cho Excel làm giúp, đảm bảo số liệu chính xác 100%.

    Ví dụ, chúng ta có một mẫu nhật ký chi tiền mặt (hình 1) với quy ước nhập liệu là nếu một chứng từ có nhiều tài khoản đối ứng thì nhập trên nhiều dòng khác nhau nhưng các cột ngày, số chứng từ và nội dung phải giống nhau. Nhiệm vụ được chia nhỏ thành 3 thủ tục macro để tiện cho việc bảo trì, sửa đổi mã lệnh sau này khi cần thiết (xin được bỏ qua bước trình bày cách tạo, lưu giữ và quản lý module, các thao tác này khá đơn giản). Một số điểm cần lưu ý trước khi trình bày mã lệnh của các thủ tục:

    - Để gán giá trị của một cell vào biến, hãy di chuyển đến cell này và dùng thuộc tính value của cell hiện hành gán cho biến đã khai báo (Bien=ActiveCell.Value). Xong các lệnh gán, nhớ quay trở về cell cũ trước khi di chuyển.

    - Sử dụng địa chỉ kiểu tương đối khi di chuyển cell bằng thuộc tính Offset (Offset(Row, Column)).

    - Dùng một macro thứ tư gọi lần lượt 3 macro trên để hình thành một quá trình hoàn chỉnh, gán phím tắt cho macro này để tiện sử dụng.

    1. Trích ngang dữ liệu theo tài khoản phát sinh. Trong thủ tục này, căn cứ vào số hiệu tài khoản tại cột TK, số tiền tương ứng được trải ra theo chiều ngang, tiền của tài khoản nào được điền vào cột mang đúng số hiệu tài khoản đó.

    Sub TrichNgang()

    Dim Taikhoan As String

    Dim ThutuDong, SoCot As Integer

    Dim Sotien As Long

    Range(“D2”).Select

    Lặp đến dòng cuối của danh sách

    Do Until ActiveCell.Value = “”

    Taikhoan = ActiveCell.Value

    ActiveCell.Offset(0, 1).Range(“A1”).Select

    Sotien = ActiveCell.Value

    Range(“F1”).Select

    SoCot = 2

    Thực hiện cho đến cột tài khoản cuối cùng. Nếu tìm thấy số hiệu tài khoản thì điền số tiền lên dòng trên cùng của chứng từ và thoát vòng lặp.

    Do Until ActiveCell.Value = “”

    If ActiveCell.Value = Taikhoan Then

    ActiveCell.Offset(ThutuDong + 1, 0).Range(“A1”).Select

    ActiveCell.Value = Sotien

    Exit Do

    Else

    ActiveCell.Offset(0, 1).Range(“A1”).Select

    End If

    SoCot = SoCot + 1

    Loop

    Trường hợp không tìm thấy tài khoản thì điền số hiệu tài khoản vào cột cuối cùng và điền số tiền vào đúng dòng đầu tiên của chứng từ. Bằng không dời con trỏ xuống đầu dòng dưới và thêm thứ tự dòng 1 đơn vị.

    If ActiveCell.Value = “” Then

    ActiveCell.Value = Taikhoan

    ActiveCell.Offset(ThutuDong + 1, 0).Range(“A1”).Select

    ActiveCell.Value = Sotien

    End If

    ActiveCell.Offset(1, -SoCot).Range(“A1”).Select

    ThutuDong = ThutuDong + 1

    Loop

    End Sub

    2. Mang số tiền từ các dòng dưới cộng vào dòng đầu đối với những chứng từ có hơn một dòng phát sinh. Đối với một chứng từ chi đối ứng với nhiều tài khoản, bạn phải cộng dồn số tiền của từng tài khoản vào cột tổng cộng và trích ngang số tiền này vào các tài khoản tương ứng trên cùng một dòng.

    Sub CungCTu()

    Dim Ngay, Ngay2 As Date

    Dim Chungtu, Chungtu2, Taikhoan, Taikhoan2, Noidung, Noidung2 As String

    Dim ThutuDong, SoCot, SoDong As Integer

    Dim Sotien, Sotien2 As Long

    Lặp đến dòng cuối của danh sách

    Range(“A2”).Select

    Ngay = ActiveCell.Value

    ActiveCell.Offset(0, 1).Range(“A1”).Select

    Chungtu = ActiveCell.Value

    ActiveCell.Offset(0, 1).Range(“A1”).Select

    Noidung = ActiveCell.Value

    ActiveCell.Offset(0, 1).Range(“A1”).Select

    Taikhoan = ActiveCell.Value

    ActiveCell.Offset(1, -3).Range(“A1”).Select

    Lưu các dữ liệu cần thiết vào biến. Lặp cho đến dòng cuối của danh sách

    Do Until ActiveCell.Value = “”

    Ngay2 = ActiveCell.Value

    ActiveCell.Offset(0, 1).Range(“A1”).Select

    Chungtu2 = ActiveCell.Value

    ActiveCell.Offset(0, 1).Range(“A1”).Select

    Noidung2 = ActiveCell.Value

    If Ngay = Ngay2 And Chungtu = Chungtu2 And Noidung = Noidung2 Then

    SoDong = SoDong + 1

    ActiveCell.Offset(0, -2).Range(“A1”).Select

    ThutuDong = ThutuDong + 1

    ActiveCell.Offset(0, 3).Range(“A1”).Select

    Taikhoan2 = ActiveCell.Value

    ActiveCell.Offset(0, 1).Range(“A1”).Select

    Sotien2 = ActiveCell.Value

    Range(“E1”).Select

    SoCot = 5

    Lặp đến cột tài khoản cuối cùng. Nếu tìm thấy số hiệu tài khoản thì cộng số tiền các dòng dưới lên dòng trên cùng của chứng từ, rồi thoát vòng lặp.

    Do Until ActiveCell.Value = “”

    If ActiveCell.Value = Taikhoan2 Then

    ActiveCell.Offset(ThutuDong - SoDong + 1, 0).Range(“A1”).Select

    ActiveCell.Value = Sotien2

    ActiveCell.Offset(0, -SoCot + 5).Range(“A1”).Select

    ActiveCell.Value = ActiveCell.Value + Sotien2

    Exit Do

    Else

    ActiveCell.Offset(0, 1).Range(“A1”).Select

    End If

    SoCot = SoCot + 1

    Loop

    ActiveCell.Offset(1, -4).Range(“A1”).Select

    Else

    SoDong = 0

    ActiveCell.Offset(0, -2).Range(“A1”).Select

    ThutuDong = ThutuDong + 1

    End If

    Lưu giữ các giá trị hiện tại để tiếp tục so sánh trong vòng lặp

    Ngay = Ngay2

    Chungtu = Chungtu2

    Noidung = Noidung2

    ActiveCell.Offset(1, 0).Range(“A1”).Select

    Nếu một chứng từ có nhiều dòng, phải dời con trỏ đến đúng dòng cuối.

    If SoDong > 1 Then

    ActiveCell.Offset(SoDong - 1, 0).Range(“A1”).Select

    End If

    Loop

    End Sub

    3. Xóa các dòng thừa (dòng thứ hai trở đi) ở những chứng từ có nhiều tài khoản đối ứng, đồng thời xóa cột TK (tài khoản).

    Sub XoaDong()

    Dim Ngay, Ngay2 As Date

    Dim Chungtu, Chungtu2, Noidung, Noidung2 As String

    Lưu giữ các giá trị ở dòng đầu để so sánh trong vòng lặp

    Range(“A2”).Select

    Ngay = ActiveCell.Value

    ActiveCell.Offset(0, 1).Range(“A1”).Select

    Chungtu = ActiveCell.Value

    ActiveCell.Offset(0, 1).Range(“A1”).Select

    Noidung = ActiveCell.Value

    ActiveCell.Offset(1, -2).Range(“A1”).Select

    So sánh lần lượt dòng trên với dòng dưới, nếu xác định là trùng nhau thì xóa các dòng thừa phía dưới.

    Do Until ActiveCell.Value = “”

    Ngay2 = ActiveCell.Value

    ActiveCell.Offset(0, 1).Range(“A1”).Select

    Chungtu2 = ActiveCell.Value

    ActiveCell.Offset(0, 1).Range(“A1”).Select

    Noidung2 = ActiveCell.Value

    ActiveCell.Offset(0, -2).Range(“A1”).Select

    If Ngay = Ngay2 And Chungtu = Chungtu2 And Noidung = Noidung2 Then

    Selection.EntireRow.Delete

    ActiveCell.Offset(-1, 0).Range(“A1”).Select

    Else

    End If

    Ngay = Ngay2

    Chungtu = Chungtu2

    Noidung = Noidung2

    ActiveCell.Offset(1, 0).Range(“A1”).Select

    Loop

    Xóa cột số hiệu tài khoản (TK)

    Columns(“D:D”).Select

    Selection.Delete Shift:=xlToLeft

    Range(“A1”).Select

    End Sub

    Kết quả sau khi chạy cả 3 macro thể hiện ở hình 2.

    Trần Xuân Thiên
    txthientx@fastmail.fm
    Công ty may Trường Giang - Quảng Nam
     

    ID: A0503_115