• Thứ Hai, 25/04/2005 11:18 (GMT+7)

    MOZILLA SUNBIRD – Sổ tay hoạch định và quản lý công việc

    So với loại sổ tay bằng giấy thì Mozilla Sunbird (MS) đem lại nhiều lợi ích hơn vì bạn sẽ “viết” nhanh và đẹp hơn, không lãng phí giấy bút và có thể chỉnh sửa dễ dàng. Với tiện ích ghi chép, thông báo, nhắc nhở điện tử này, chắc chắn công việc của bạn sẽ luôn đảm bảo thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả hơn bao giờ hết...

    Thông tin download
     

    1. Tên sản phẩm: Mozilla Sunbird (
    http://www.mozilla.org/projects/calendar/sunbird.html).

    2. Chức năng chính: Sổ tay ghi chép, hoạch định và quản lý công việc.

    3. Phiên bản/License: 0.2A/Miễn phí (phần mềm nguồn mở).

    4. Hệ điều hành: Windows 9x/Me/NT/2000/XP.

    5. Dung lượng tập tin cài đặt: 5,9 MB.

    6. Địa chỉ tải: http://ftp.mozilla.org/pub/mozilla.org/calendar/sunbird/nightly/latest/Sunbird-win32.zip.

    Hướng dẫn sử dụng

    Ngay sau khi hoàn tất quá trình cài đặt và kích hoạt, giao diện tương tác của chương trình sẽ xuất hiện và cho phép bạn khai thác các tính năng trọng yếu.

    I. Tạo mới lịch làm việc

    1. Về cơ bản, MS giống như một quyển sổ tay bằng giấy mà bạn vẫn thường dùng để ghi chép tất cả những công việc quan trọng cần được ghi nhớ và thực hiện. Quyển sổ tay ảo này bao gồm nhiều loại lịch làm việc khác nhau tùy thuộc vào định nghĩa của người dùng. Chẳng hạn, để thuận tiện cho việc quản lý, tôi sẽ sử dụng MS để tạo ra 3 loại lịch ghi chép mà tôi thường dùng bao gồm lịch ghi chép những công việc sẽ được ưu tiên thực hiện trong ngày, lịch ghi chép kế hoạch tuần/tháng/năm và lịch ghi chép nhật ký. Những loại lịch ghi chép như thế này sẽ được MS gọi chung là Calendar.

    2. Lịch làm việc mặc định trong MS có tên gọi là My Calendar. Để tạo mới một hoặc nhiều loại lịch làm việc khác theo đúng với sở thích và nhu cầu cá nhân, bạn hãy nhấp chuột vào thẻ Calendars, nhấp chuột phải vào một điểm trống bất kỳ trong vùng nằm ngay bên dưới thẻ này rồi chọn mục New Calendar. Hộp thoại Add New Calendar sẽ xuất hiện. Hãy đặt một tên gọi cho loại lịch làm việc mới này trong mục Name, nhấn nút Color để xác định một màu sắc nhận diện, nhấn nút Browse For Local File... để xác định tên và đường dẫn lưu trữ tương ứng cho loại lịch làm việc này, chọn Save rồi nhấn nút OK để hoàn tất việc khai báo.

    3. Ngay lập tức, tên của loại lịch làm việc này sẽ xuất hiện bên dưới mục My Calendar trong vùng Calendars của thẻ Calendars. Hãy thực hiện lại tương tự các bước 1 và 2 nếu bạn muốn tạo thêm một vài loại lịch làm việc nữa.

    4. Nếu muốn hiệu chỉnh một loại lịch làm việc mà bạn đã khởi tạo, hãy nhấn chuột phải vào tên gọi của nó rồi chọn mục Edit Calendar hoặc chọn mục Delete Calendar nếu như bạn muốn xóa nó ra khỏi cơ sở dữ liệu của MS.

    II. Hoạch định công việc

     

                          Giao diện tương tác trong FS

    1. Bạn đã tạo xong một loại lịch làm việc trong MS. Công việc kế tiếp là nhập liệu. MS cho phép bạn ghi chép 2 loại mẫu ghi vào quyển sổ tay ảo này. Loại thứ nhất được gọi là công việc (task). Bạn có thể sử dụng loại này để ghi chép những thông tin có liên quan đến những nhiệm vụ thường nhật. Loại thứ hai được gọi là sự kiện (event). Loại này rất thích hợp để giúp bạn luôn ghi nhớ những thời điểm quan trọng sắp xảy ra: ngày họp hội, tiệc tùng, thi cử, v.v...

    2. Để chèn một mẫu ghi về nhiệm vụ cho loại lịch làm việc hiện hành, bạn hãy nhấn nút New Task. Hộp thoại New Task sẽ xuất hiện. Hãy nhập vào những thông tin cần thiết như tên của nhiệm vụ (mục Title), nơi diễn ra nhiệm vụ (mục Location), thời điểm bắt đầu (đánh dấu chọn trước mục Start rồi nhấn nút có hình tờ lịch nằm ngay cạnh để chọn ngày và nhấn nút có hình chiếc đồng hồ để chọn giờ), thời điểm hết hạn thực hiện nhiệm vụ (đánh dấu chọn trước mục Due Date rồi nhấn nút có hình tờ lịch nằm ngay cạnh để chọn ngày và nhấn nút có hình chiếc đồng hồ để chọn giờ), nhập vào đôi dòng ghi chú về nhiệm vụ trong vùng Note, nhập vào địa chỉ URL trong mục URL nếu như nhiệm vụ này có liên quan đến một website, xác định mức độ ưu tiên thực hiện nhiệm vụ trong mục Priority nếu như bạn có nhiều công việc cần làm trong ngày (None - không áp dụng, Low - kém quan trọng, Medium - bình thường hoặc High - quan trọng/khẩn), kích hoạt chế độ báo nhắc để bạn không quên nhiệm vụ này (đánh dấu chọn trước mục Alarm, xác định khoảng thời gian báo nhắc (đơn vị tính là phút, giờ hoặc ngày) trước khi nhiệm vụ này bắt đầu (mục before the task starts) hoặc trước khi nó sắp hết hạn thực hiện (mục before the task is

          Hộp thoại báo nhắc nhiệm vụ hoặc sự kiện sắp xảy ra

     

    due), đánh dấu chọn trước mục Email Alarm to nếu như bạn muốn MS tự động gửi thư báo nhắc thực hiện nhiệm vụ đến địa chỉ e-mail mà bạn đã khai báo trong vùng trống nằm ngay cạnh, đánh dấu chọn trước mục Status nếu như bạn muốn hủy bỏ nhiệm vụ vào bất cứ lúc nào, đánh dấu chọn trước mục Completed sau khi bạn đã hoàn tất nhiệm vụ hoặc xác định phỏng chừng tỷ lệ thực hiện nhiệm vụ trong mục % complete nếu như nó vẫn còn đang diễn ra, xác định tên phạm trù tương ứng với nhiệm vụ trong mục Categories (chi tiết về cách tạo mới một phạm trù sẽ được đề cập ở cuối bài viết), lựa chọn loại lịch tương ứng để lưu giữ nhiệm vụ trong mục Calendar File rồi nhấn nút OK để hoàn tất. (Thẻ Recurrence sẽ giúp bạn thiết lập chế độ lặp lại cho nhiệm vụ này).

     

               Hộp thoại tạo mới một mẫu ghi sự kiện

    3. Ngay lập tức, nhiệm vụ này sẽ xuất hiện trong vùng Tasks nằm ở góc dưới bên trái của giao diện. Hãy nhấn đúp chuột vào đấy nếu bạn muốn hiệu chỉnh lại dữ liệu. Để xem nội dung chi tiết của nhiệm vụ, bạn chỉ cần đưa con trỏ đến đấy và để yên trong vài giây. Hãy đánh dấu chọn trước tên của nhiệm vụ nếu như bạn đã hoàn tất nó. Một đường gạch ngang sẽ xuất hiện như thể bạn dùng bút để gạch bỏ. Lúc này mục Completed trong hộp thoại Edit Task cũng sẽ được tự động đánh dấu chọn. Để xóa hẳn một mẫu ghi ra khỏi quyển sổ tay, bạn chỉ cần đánh dấu chọn trước mẫu ghi, nhấn chuột phải vào đấy rồi chọn mục Delete Task. Chọn New Task nếu muốn tạo mới một mẫu ghi khác. Để tránh bị nhiễu bởi những nhiệm vụ đã được thực hiện, bạn hãy đánh dấu chọn trước mục Hide Completed Tasks. Lúc này, vùng Tasks chỉ liệt kê các nhiệm vụ còn đang thực hiện dang dở mà thôi.

    4. Nếu bạn chọn chế độ báo nhắc công việc, thì ngay khi đến thời điểm tương ứng, thông báo Sunbird – Calendar Alarm – Alarm sẽ xuất hiện. Nó sẽ hiển thị toàn bộ nội dung của công việc. Nhấn nút Acknowledge để xác nhận bạn đã nhớ và sẽ thực hiện công việc. Chọn chế độ Snooze nếu như bạn muốn MS báo nhắc lại công việc này sau một khoảng thời gian nhất định. Lúc này tên của công việc sẽ được đổi màu, từ màu mặc định (màu xám nhạt) sang màu sắc mà bạn đã chọn cho loại lịch tương ứng với nó.

    5. Loại mẫu ghi thứ hai mà bạn có thể sử dụng trong MS đó là sự kiện. Để chèn một mẫu ghi về sự kiện cho loại lịch làm việc hiện hành, bạn hãy nhấn chuột vào ô ngày sẽ xảy ra sự kiện này trong tờ lịch lớn nằm ở bên phải giao diện rồi nhấn nút New Event. Hộp thoại New Event sẽ xuất hiện. Nhập vào những thông tin cần thiết tương tự như mẫu ghi nhiệm vụ. Ngay lập tức, sự kiện này sẽ xuất hiện trong ngày mà bạn đã chọn. Việc hiệu chỉnh, xoá và báo nhắc sự kiện cũng tương tự như nhiệm vụ.

                      Xem thông tin ở chế độ Day View

     

    6. Để tiết kiệm thời gian và công sức nhập liệu cho những mẫu ghi có cấu trúc gần giống nhau, bạn nên sử dụng tính năng sao chép và dán (Copy & Paste) như trong Windows Explorer.

    7. MS cung cấp đến 4 chế độ xem sổ tay bao gồm: xem từng ngày (Day View), xem theo tuần (Week View), xem theo tháng (Month View) hoặc xem nhiều tuần cùng lúc (Multiweek). Hãy chuyển đổi qua lại giữa những chế độ xem thông tin này cho phù hợp với thói quen và nội dung nhập liệu của bạn.

    8. Sử dụng công cụ tìm kiếm dựa vào từ khóa của MS để tìm nhanh những mẫu ghi mong muốn.

    III. Thay đổi những thiết lập mặc định

    1. Về cơ bản, quyển sổ tay MS đã được thiết lập sẵn theo thói quen sử dụng và tác phong công nghiệp của các nước phát triển. Vì vậy, có thể bạn sẽ cần hiệu chỉnh để phù hợp hơn với điều kiện đặc thù của Việt Nam. Hãy truy xuất đến menu Tools rồi chọn mục Options để thực hiện công việc này.

    2. General>Date Text Format: Xác định kiểu hiển thị cho định dạng ngày giờ trong MS.

    3. General>Categories>Add/Edit/Remove: Tạo mới/Hiệu chỉnh/Xóa bỏ một phạm trù trong MS.

    4. View>General>First Day Of The Week: Xác định ngày đầu tiên trong tuần.

    5. View>General>Day(s) Off Each Week: Xác định những ngày nghỉ trong tuần.

    6. View>Week and Day View>Start time và End time: Xác định thời điểm bắt đầu làm việc và thời điểm kết thúc trong ngày.

    Lượng giá sản phẩm

    Hạn chế: Không thể tùy biến được font chữ, nhạc chuông báo nhắc và giao diện; không có tính năng bảo vệ bằng mật khẩu...

    Ưu điểm: Miễn phí, giao diện đơn giản và dễ sử dụng, tốc độ xử lý dữ liệu nhanh, hỗ trợ chế độ gõ dấu tiếng Việt khi nhập liệu (mã Unicode), cung cấp nhiều chế độ xem nội dung khác nhau, rất logic trong thiết kế và tích hợp các nhóm tính năng, giải pháp mang tính thiết thực cao.

    Lê Nguyễn Bảo Nguyên
    lenguyenbaonguyen@gmail.com

    ID: A0504_130