• Thứ Ba, 21/06/2005 15:42 (GMT+7)

    Kiểm soát hiệu quả tập tin và thư mục

    Theo lẽ tự nhiên, tập tin dữ liệu trên máy tính không bao giờ tự thu nhỏ kích thước được. Dù đó là tài liệu Word, ảnh JPEG, nhạc MP3 hay phim AVI thì những tập tin này ngày càng gia tăng kích thước và thư mục chứa chúng sẽ nhanh chóng “chén sạch” đĩa cứng của hệ thống. Để tránh cho Windows rơi vào tình trạng bị tắc nghẽn, bạn cần đến các kỹ thuật và công cụ giúp việc quản lý tập tin và thư mục hiệu quả hơn.

    Bất kỳ lúc nào muốn tạo mới một thư mục, bạn có thể chọn một thư mục trong cửa sổ Explorer rồi tiếp đến chọn trình đơn File.New.Folder hoặc nhấn phải chuột lên một cửa sổ thư mục rồi chọn New.Folder. Đó chỉ là cách cơ bản nhất, ngoài ra còn ít nhất 3 phương pháp khác giúp bạn thực hiện công việc này nhanh hơn và hiệu quả hơn.

    Sử dụng bàn phím: Với cửa sổ Explorer đang mở, bạn hãy nhấn <Alt>-F, rồi nhấn N và F (với Windows 98) hoặc <Alt>-F, rồi nhấn W và F (với các phiên bản Windows sau). Phím tắt này sẽ hoạt động nếu sự lựa chọn được thực thi trong cửa sổ cây thư mục ở bên trái hoặc trong cửa sổ thư mục bên phải của tiện ích Explorer. Phương pháp được nhiều người ưa thích là nhấn <Alt>-F <Enter><Enter>, mặc dù cách này chỉ hoạt động khi không có một thư mục nào được chọn ở cửa sổ bên phải. Nếu một thư mục đã được chọn thì bạn hãy hủy bỏ chọn lựa đó bằng cách nhấn <Ctrl>-<Space>, rồi nhấn <Alt>-F <Enter><Enter> để tạo một thư mục mới.

    Sử dụng hộp thoại: Thanh công cụ của tiện ích Explorer vẫn còn thiếu nút nhấn New Folder (với chức năng tạo mới một thư mục mới) nhưng trong nhiều hộp thoại như Open và Save ở các ứng dụng Windows lại có chức năng đó. Nếu đang làm việc trong như Microsoft Word chẳng hạn, bạn chọn File.Save As hoặc File.Open, rồi nhấn vào nút Create New Folder (biểu tượng thư mục với hình ngôi sao ở đỉnh phía trên bên phải) ngay trên danh sách tập tin.

    Tạo một trình đơn: Một cách khác là bổ sung thêm lệnh Make New Folder vào trình đơn nhấn phải hay còn gọi là trình đơn ngữ cảnh. Cách này sẽ giảm bớt phiền phức cho bạn khi phải di chuyển đến trình đơn con File.New thường rất chậm chạp. Để tạo một khoản mục mới trong trình đơn ngữ cảnh, bạn mở cửa sổ Explorer (có thể dùng phím tắt là ÿ-E cũng được) rồi chọn Tools.Folder Options. Tiếp đến, tại nhãn File Types và trong danh sách ”Registered file types”, bạn chọn File Folder rồi nhấn Edit (với Windows 98) hoặc Advanced (trong các phiên bản sau) để mở hộp thoại Edit File Type và nhấn tiếp New. Trong cửa sổ vừa mở ra, ở phần “Action”, gõ vào tên lệnh muốn xuất hiện trên trình đơn ngữ cảnh (như New Folder chẳng hạn), còn đối với phần “Application used to perform action” thì bạn hãy nhập vào lệnh command.com/cmd”%1\New Folder” với Windows 98/Me hoặc cmd.exe/cmd”%1\New Folder” với Windows 2000/XP (Hình 1).

    Sau khi hoàn tất, nhấn OK rồi đóng các hộp thoại còn lại. Từ đây về sau, khi nhấn phải một biểu tượng thư mục nào, lệnh New Folder sẽ có mặt sẵn sàng và bạn không cần phải thao tác qua trình đơn New nữa (Hình 2). Tuy vậy, Windows không cho phép tạo hai thư mục cùng tên “New Folder” trên cùng một thư mục nên bạn phải đổi tên thư mục vừa tạo rồi mới có thể thực hiện lệnh đó một lần nữa.

    Nếu gặp lỗi với Windows 98, bạn quay lại hộp thoại Edit File Type, chọn lệnh vừa tạo và nhấn Edit để sửa nội dung hoặc Remove để xóa hẳn lệnh đó. Với Windows 2000 hoặc Windows XP, bạn phải sửa lệnh đó thông qua tiện ích Registry Editor, hoặc xóa hẳn nó rồi bắt đầu lại từ đầu. Để biết thêm thông tin về việc xóa bỏ các lệnh khỏi các trình đơn ngữ cảnh, bạn có thể tham khảo bài viết “Loại bỏ chức năng không cần thiết trong menu ngữ cảnh” trên TGVT A 1/2005, t.126 hoặc tra cứu trực tuyến tại www.pcworld.com.vn với ID bài viết là A0501_126.

    Hiển thị nội dung thư mục

    Có một bạn đọc hỏi chúng tôi rằng anh ta đã thực hiện chép 15015 tập tin nhạc (với dung lượng khoảng 37,7 GB) vào một thư mục. Tuy nhiên, Windows XP không cho phép anh ta “dồn” thêm bất cứ tập tin nào nữa dù đĩa cứng 160GB (được định dạng theo chuẩn FAT 32) vẫn còn nhiều không gian trống. Vậy lý do là ở đâu?

    Về lý thuyết, bất kỳ thư mục nào trên đĩa cứng sử dụng hệ thống tập tin FAT 32 có thể lưu trữ đến 65534 tập tin hoặc thư mục con, tuy nhiên điều đó chỉ đúng khi tên tập tin được đặt chính xác theo qui định của DOS, 8 kí tự cho phần tên và 3 cho phần mở rộng. Tổng số tập tin chứa được trong mỗi thư mục sẽ giảm xuống khá nhanh khi các tập tin đó sử dụng tên dài hơn (hầu như tất cả tập tin hiện nay đều như vậy). Do vậy, Windows sẽ không tìm thấy được tất cả các tập tin nhạc nếu bạn di chuyển chúng vào những thư mục khác nhau hoặc đặt lại cho chúng những cái tên ngắn theo đúng định dạng của DOS.

    Có một điều bạn cần phải chấp nhận là nếu cứ khăng khăng muốn “nhồi nhét” càng nhiều tập tin vào trong một thư mục dung lượng lớn thì Windows XP sẽ phải thực hiện một số tính năng để giúp áp đặt thứ tự các tập tin trong đó. Trước hết, mở tiện ích Explorer, chọn thư mục mà bạn muốn sắp xếp lại và nhấn View.Chose Details. Cuộn qua hết các danh sách thuộc tính và đánh dấu chọn những thuộc tính mà bạn cho rằng có thể dùng làm cơ sở để tổ chức lại các tập tin của mình.

    Ví dụ, nếu có một thư mục chứa toàn tập tin nhạc, bạn có thể đánh dấu tùy chọn Album Title để Windows sắp xếp các tập tin đó theo từng album tương ứng. Thuộc tính tương ứng với tùy chọn mà bạn đánh dấu sẽ được nhìn thấy trong phần chi tiết nội dung tập tin khi sử dụng Explorer. Khi thực hiện chọn xong, hãy nhấn OK để kết thúc công việc.

    Thủ thuật: Với chế độ hiển thị chi tiết (khi chọn View.Details), bạn có thể nhanh chóng thêm hoặc bớt các thuộc tính được hiển thị: nhấn phải chuột lên tiêu đề cột bên trên danh sách tập tin và chọn một thuộc tính cho hiện hoặc ẩn. Cũng xin lưu ý bạn rằng trình đơn này chỉ hiển thị một phần danh sách các thuộc tính có sẵn, hãy chọn More ở cuối danh sách để mở hộp thoại Choose Details để xem toàn bộ danh sách các thuộc tính.

    Khi đã có các chọn lựa thuộc tính ở đúng chỗ, bạn nhấn chuột lên tiêu đề ở cột bất kỳ để sắp xếp lại nội dung trong thư mục theo thuộc tính tương ứng với cột đó. Để sắp xếp các thuộc tính ẩn , bạn chọn View.Arrange Icons by và chọn một thuộc tính trong trình đơn con. Tiếp tục ví dụ trên, bạn sẽ phải nhấn View.Arrange Icons by. Album Title để sắp xếp các tập tin theo từng album.

    Để “cắt” danh sách tập tin khổng lồ này thành nhiều phần nhỏ hơn dựa trên cơ sở các thuộc tính đúng yêu cầu của mình, bạn chỉ cần chọn View.Arrange Icons by.Shows in Groups. Thao tác này sẽ phân chia thư mục đó thành nhiều đoạn với đầu đề phù hợp tương ứng các thuộc tính bạn đã chọn trước đây. Tiếp tục ví dụ trên, thư mục đó bây giờ sẽ bao gồm các nhóm có tên chính là tựa album (Hình 3).

    Một số thuộc tính được tập hợp theo cách riêng của chúng. Ví dụ, nếu sắp xếp theo thuộc tính tên (Name), các nhóm sẽ được đại diện bởi các chữ cái. Sắp xếp theo kích thước (Size) sẽ tạo các nhóm như Tiny, Small, Medium và Large.

    Cách tổ chức theo nhóm cho phép bạn thay đổi tức khắc việc hình thành nhóm bằng cách chọn một đặc trưng khác từ trình đơn con View.Arrange Icons by. Nếu thư mục của bạn đã sẵn sàng trình bày các chi tiết tập tin chẳng hạn thì bạn có thể thay đổi các quá trình hình thành nhóm này bằng cách nhấn chuột lên tiêu đề thuộc tính được yêu cầu đang xuất hiện ở trên đầu danh sách tập tin đó. Việc tổ chức lại các thư mục đã có trật tự nhưng chưa được ghép nhóm sẽ tốn nhiều thời gian cho việc sắp xếp lại các tập tin vào nhiều cấp thư mục mới.

    Việc ghép nhóm thường đã có sẵn đối với hầu hết các chế độ hiển thị như Thumbnail, Tile, Icon và Details (ngoại trừ chế độ List) của tiện ích Explorer.

    Nhận biết thư mục dễ dàng

    Bạn có thể nhận ra thư mục cần thiết một cách dễ dàng hơn bằng cách gán cho biểu tượng của nó một dáng vẻ riêng biệt. Windows XP cho phép tạo riêng một biểu tượng tùy ý nếu quan sát các tập tin của bạn dưới dạng hình thu nhỏ (thumbnail), thậm chí là một hình bất kỳ cho một thư mục bằng cách nhấn phải chuột lên thư mục đó và chọn Properties.Customize. (Lưu ý rằng tùy chọn này không có sẵn đối với tất cả thư mục trong Windows XP). Để thêm vào một biểu tượng tùy ý, bạn nhấn nút Change Icon bên dưới mục “Folder icons”. Tiếp đến, chọn một trong các biểu tượng sẵn có hoặc nhấn Browse để xác định một tập tin biểu tượng (.ico) trong một trình ứng dụng (.exe), thư viện (.dll), hoặc trong bất kỳ tập tin nào có thể chứa biểu tượng. Khi đã tìm được biểu tượng mong muốn, hãy chọn nó, nhấn Open (nếu cần thiết) và sau đó là OK khi được yêu cầu để đóng tất cả các hộp thoại lại.

    Nếu có một hay nhiều thư mục được hiển thị ở dạng hình thu nhỏ (chọn View.Thumbnails) có thể chúng đã có sẵn một dạng hiển thị có khả năng thay đổi, cung cấp các tập tin trong thư mục ở định dạng web thông dụng như .htm cho văn bản, hay .jpg, .gif, .bmp, và .tif cho hình ảnh (quá trình tùy biến biểu tượng tiền chế này cũng được áp dụng cho các liên kết đến các tập tin cũng theo định dạng này). Windows sẽ tự động tạo các hình nhỏ của bốn khoản mục đầu tiên trong thư mục để xuất hiện trên hình thu nhỏ của thư mục. Tất nhiên, nó sẽ tạo không đủ bốn hình nếu thư mục đó chứa không đủ bốn tập tin hay liên kết đến một trang web nào đó. Nếu thư mục chứa các liên kết đến một website, Windows chỉ có thể tạo hình thu nhỏ cho khoản mục này khi máy tính đang được kết nối Internet.

    Để nhận dạng bốn hình nhỏ trên biểu tượng hình thu nhỏ của thư mục đòi hỏi bạn phải có một con mắt thật tinh tường. Để làm nổi bật những thư mục này, bạn chọn một hình độc đáo nhất cho hình thu nhỏ đó: nhấn phải chuột lên thư mục, chọn Properties.Customize, và nhấn Choose Picture trong phần “Folder pictures”. Xác định đường dẫn và chọn một tập tin hình ảnh như đã trình bày ở trên rồi nhấn Open rồi đến OK.

    Dĩ nhiên, để thực hiện theo các bước này đối với tất cả thư mục mà bạn muốn thay đổi biểu tượng sẽ mất chút ít thời gian. Để đẩy nhanh tốc độ, bạn hãy xác định những hình sẽ dùng cho hình thư nhỏ của thư mục, đặt tên cho tập tin đó là folder (hoặc folder.jpg, folder.gif, hoặc tên gì đó phù hợp nếu nhìn thấy phần mở rộng tập tin) và kéo chúng vào trong thư mục được yêu cầu. Windows sẽ tự động dùng một tập tin với tên này để làm hình thu nhỏ cho thư mục đó.

    Thủ thuật: Nếu không tìm được hình để diễn đạt nội dung của thư mục, hãy đến website Google Images (www.google.com) và nhập từ khóa để thực hiện tìm kiếm. Khi thấy được một hình ưng ý, bạn nhấn phải chuột lên đó và chọn Save Picture As (trong Internet Explorer) hoặc Save Image As (trong Firefox). Tiếp đến là xác định đường dẫn đến thư mục của bạn, và đặt tên là folder.jpg và nhấn Save. Đến đây, hình thu nhỏ của thư mục sẽ xuất hiện hình bạn vừa chọn xong.

    Cuối cùng, nếu nhận thấy các hình thu nhỏ quá to và thô, bạn có thể tải về tiện ích miễn phí Tweak UI của Microsoft (find.pcworld.com/47124). Sau khi đã cài đặt xong, chạy Tweak UI, nhấn đúp vào mục Explorer, chọn Thumbnails trong khung cửa sổ bên trái và thay đổi giá trị mục Size trong hộp thoại Thumbnail, chẳng hạn như giảm xuống 64 và sau đó nhấn OK. Bạn có thể phải đóng và mở lại cửa sổ thư mục để thấy được các hình thu nhỏ xuất hiện với kích thước mới.

    Minh Xuân
    PC World Mỹ 6/2005

    ID: A0506_138