• Thứ Ba, 24/04/2007 09:31 (GMT+7)

    Chuẩn bị sẵn sàng với Office 2007

    Ngay cả khi không có kế hoạch thay đổi các ứng dụng Office hiện hữu, bạn vẫn phải "thỏa thuận" với Office System 2007 của Microsoft bởi vì người sử dụng Office 2007 có thể gửi cho bạn những tập tin ở các định dạng XML mới. Và nếu công ty của bạn đang chuyển sang sử dụng Office 2007, bạn sẽ phải di chuyển các thông số cài đặt và tập tin thân quen của mình ra khỏi Office 2003.

    TĂNG LỰC CHO OFFICE 2003

    Hiện nay, website cập nhật của Microsoft (update.microsoft.com) đã cung cấp tiện ích Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats. Gói tiện ích này cho phép những ai đang sử dụng các phiên bản Office cũ có thể mở, xử lý và lưu trữ tập tin theo các định dạng XML mới của Office System 2007, chẳng hạn như .docx cho Word, .xlsx cho Excel và .pptx cho PowerPoint. Bạn hãy đến địa chỉ find.pcworld.com/56206 để tải về và cài đặt gói tiện ích hữu ích.

    Chuyển sang 2007

     

    Hình 1: Thiết lập Excel và các ứng dụng Office 2007 mặc định lưu tập tin ở định dạng cũ.

    Trước khi nâng cấp, bạn phải sao lưu dữ liệu của mình, kể cả các template, bảng biểu và macro riêng. Sau đó, bạn đưa đĩa cài đặt Office 2007 vào, và trên màn hình "Installation You Want", bạn chọn Upgrade earlier versions. Kế đến, bạn chọn Remove all previous version nếu muốn xóa các ứng dụng Office 2003 trong khi vẫn giữ lại các thông số cài đặt, chẳng hạn như từ điển riêng của Word, danh sách riêng của Excel và tập tin .pst của Outlook.

    Nếu nhấn chuột lên mục Keep all previous versions, bạn sẽ giữ lại tất cả ứng dụng Office 2003, ngoại trừ Outlook; bạn chỉ có một phiên bản của chương trình này trong hệ thống. Để giữ lại Outlook 2003, ở nhãn Installation Options, bạn chọn giá trị cho mục Microsoft Office Outlook là Not Available. Để cài đặt Outlook 2007 vào vị trí của Outlook 2003, bạn chọn Remove only the following applications, rồi đánh dấu chọn lên mục Microsoft Office Outlook.

     

    Office 2007 linh hoạt hơn với giao diện Ribbon
    Giao diện dạng thanh Ribbon mới rất xuất sắc tuy nhiên bạn cũng cần tinh chỉnh chút ít để sử dụng hiệu quả hơn.
    Bổ sung Quick Access Toolbar: Nhấn chuột vào nút dạng thả xuống ở bên phải của Quick Access Toolbar, chọn More Commands, chọn Customize ở bên trái và sau đó bên dưới mục "Choose commands from" bạn nhấn vào Popular Commands. Để bổ sung một khoản mục, chọn khoản mục đó rồi nhấn Add. Khi kết thúc, bạn nhấn OK. Để có nhiều tùy chọn hơn, bạn chọn Commands Not in the Ribbon hoặc All Commands trong danh sách "Choose commands from". Nếu thanh công cụ quá lớn, bạn đánh dấu chọn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon.
    Tìm nhiều lệnh hơn: Để làm xuất hiện nhãn Developer mạnh mẽ của thanh Ribbon (mặc định, nhãn này được giấu đi), bạn nhấn nút Office và chọn [Program name] Options. Sau đó, bạn chọn Popular, rồi đánh dấu chọn mục Show Developer tab in the Ribbon và nhấn OK để kết thúc.

     


    Dùng chung tập tin dễ dàng

    Phiên bản Word, Excel và PowerPoint 2007 có thể đọc bất kỳ tập tin dữ liệu nào từ các ứng dụng Office cũ (từ phiên bản 97 đến 2003) cũng như có thể lưu các tập tin Office cũ sang các định dạng XML mới của Office 2007. Để thực hiện, bạn mở tập tin cũ, nhấn nút Office, chọn Convert và nhấn OK. Một tập tin mới sẽ thay thế tập tin cũ. Để tạo một phiên bản XML trong khi vẫn giữa lại phiên bản cũ, bạn nhấn Save As rồi chọn loại tập tin XML thích hợp. Có thể bạn phải đóng tài liệu (hoặc ứng dụng Office 2007) lại để hoàn tất công việc. Lưu ý, một số phần tử (chẳng hạn như các đồ thị hoặc hình ảnh nhúng trong tài liệu) có thể bị thay đổi kích thước hoặc đổi vị trí chút ít trong phiên bản tài liệu mới.

    Việc lưu tập tin của Office 2007 sang Office 97 thông qua các định dạng Office 2003 cũng có thể được thực hiện dễ dàng. Ví dụ như trong Word 2007, bạn nhấn vào nút Office và chọn Save As.Word 97-2003 Document. Tất cả tính năng đặc tả Office 2007 sẽ bị vô hiệu hóa hoặc giấu đi trong những tập tin này. Để biết chi tiết, bạn nhấn nút Office rồi chọn Prepare.Run Compability Checker.

    Nếu đồng nghiệp hay khách hàng của bạn vẫn gắn bó với Office 2003 hoặc những phiên bản cũ hơn, bạn có thể tránh sự phiền phức của việc dùng chung tập tin bằng cách cài đặt để Word, Excel và PowerPoint 2007 có thể sử dụng các định dạng cũ một cách mặc định. Ví dụ, để thực hiện được điều này trong Excel 2007, bạn nhấn nút Office, chọn Excel Options, chọn Save ở phía bên trái, và bên dưới mục "Save files in this format" bạn chọn Excel 97-2003 Workbook (*.xls). (Hình 1).

     

    CỐ ĐỊNH MẬT KHẨU
    Thông thường, sau khi sử dụng Windows XP (bản Professional) một thời gian, bạn có thể nhận được thông báo sau khi đăng nhập: "Your password will expire in 14 days.....".
    Mặc định, Windows XP được thiết lập với các mật khẩu sẽ hết hiệu lực sau 42 ngày. Cách thời điểm đó 2 tuần, Windows sẽ liên tục nhắc nhở bạn. Nếu không muốn mật khẩu của mình trở nên "vô dụng", bạn thực hiện các bước sau. Nhấn Start.Run, gõ vào lệnh control userpasswords2 và ấn <Enter>. Ở nhãn Advanced, bạn nhấn nút Advanced ở mục Advanced user management. Ở cửa sổ vừa xuất hiện, chọn Users trong mục Local Users and Groups. Tiếp đến, trong khung cửa sổ bên phải, nhấn phải chuột lên tài khoản mà bạn muốn thay đổi các cài đặt và chọn Properties. Ở thẻ General, đánh dấu chọn mục Password never expires và sau đó nhấn Apply và OK để kết thúc.

     

    Bùi Xuân Toại
    PC World Mỹ 4/2007

    ID: A0704_136