• Thứ Sáu, 01/02/2008 17:19 (GMT+7)

    Tạo shortcut để dán văn bản thuần vào Word

    Việc dán văn bản lấy từ các bảng tính, website, cũng như từ các nguồn gốc khác vào tài liệu Word có thể làm bạn tốn nhiều công sức với các phím CTRL, C và V. Nhưng bạn chỉ muốn dán văn bản mà không kèm theo định dạng, đồ họa hay các thứ linh tinh khác. Thay vì cứ lặp lại mãi động tác bốn bước File.Paste Special.Text Only.OK, bạn có thể đổi shortcut bàn phím CTRL-V của mình để dán văn bản, chỉ văn bản và không có gì khác ngoài văn bản. Đồng thời bạn vẫn có một shortcut bàn phím để dán cả văn bản lẫn toàn bộ các thứ khác.

    Đầu tiên hãy tạo một macro để dán văn bản thuần. Trong Word 2003, bạn nhấn Tools.Macro.Macros; trong Word 2007, bạn chọn thẻ View của dải băng và nhấn Macros. Gõ PlainPaste vào vùng tên của Macro ở trên cùng của hộp thoại (đặt tên tùy ý bạn, nhưng không chừa khoảng cách hoặc dấu chấm), và trên trình đơn thả xuống "Macros in" ở phần dưới màn hình, bạn chọn Normal.dot (global template) trong Word 2003 hoặc Normal.dotm (global template) trong Word 2007. Nhấn Create để vào Visual Basic Editor. Đặt cursor ở đầu dòng bên trên "End Sub", và gõ thật chính xác hai dòng sau:

    On Error Resume Next

    Selection. PasteSpecial DataType:=wdPasteText

    Dùng ðịnh dạng phân biệt các giá trị bằng dấu phẩy (.csv) ðể
    xuất sổ ðịa chỉ e-mail của bạn sang Gmail.

    Nhấn File.Close and Return to Microsoft Word. Để kiểm tra macro này, bạn chọn đoạn văn bản từ một tập tin bất kỳ, ấn -C để sao y vào Clipboard, mở Word, nhấn Tools.Macro.Macros (trong Word 2007 là View.Macros), và nhấn đúp PlainPaste. Bạn sẽ chỉ nhìn thấy đoạn văn bản đã chọn của mình, trong định dạng của tập tin Word đang mở chứ không trong định dạng của nguồn.

    Tiếp theo, gán macro này cho -V. Trong Word 2003, bạn nhấn Tools.Customize.Commands. Với Normal.dot đã chọn trong trình đơn "Save in" ở đáy hộp thoại, bạn chọn nút Keyboard. Trong Word 2007, bạn chọn nút Office ở góc trên cùng bên trái, chọn Word Options, nhấn Customize trong khung bên phải, và chọn nút Customize cạnh "Keyboard shortcuts" ở dưới đáy cửa sổ. Trong cả hai phiên bản, bạn chọn Macros bên dưới Categories, chọn tiếp PlainPaste trong cửa sổ Macros, nhấn chuột trong hộp "Press new shortcut key", rồi ấn tổ hợp phím -V. Bảo đảm Normal.dot (trong Word 2007 là Normal) đã được chọn trên trình đơn "Save changes in". Nhấn Assign, và Close hai lần (trong Word 2007 là Close và OK).

    Từ nay, tổ hợp phím -V sẽ không dán đồ họa, định dạng, hoặc các thứ phi dữ liệu khác vào trong lựa chọn này, đồng thời văn bản sẽ xuất hiện theo đúng phong cách của tài liệu. Muốn dán nhiều thứ khác ngoài văn bản thuần, bạn chọn Edit.Paste (chỉ trong Word 2003 mà thôi); nhấn biểu tượng Paste trên thanh công cụ Standard (khi dùng Word 2003) hoặc bên dưới thẻ Home (khi dùng Word 2007); hay nếu bạn thích dùng shortcut bàn phím thì ấn -.

    Nhập các địa chỉ giao dịch vào Gmail

    Thay đổi macro PlainPaste bằng hai dòng này để thay shortcut -V,
    chỉ dán văn bản không định dạng.

    Cách nhanh nhất để chuyển các địa chỉ giao dịch từ một chương trình e-mail sang Gmail là dùng định dạng phân biệt các giá trị bằng dấu phẩy (.csv) để nhập chúng cả khối dưới dạng một tập tin. Trong Outbook 2003 và 2007, bạn chọn File.Import and Export.Export to a file, nhấn Next, chọn Comma Separated Values (Windows) làm định dạng xuất ra, rồi nhấn Next hai lần. Đặt tên cho tập tin này, và duyệt đến folder mà bạn muốn lưu. Nhấn Next.Finish. Trong Outlook Express, bạn chọn File.Export.Address Book, chọn TextFile (comma Separated Values) làm định dạng đầu ra, nhấn Export, rồi lưu tập tin này vào một nơi thuận tiện.

    Nếu dùng Mozilla Thunderbird, bạn mở sổ địa chỉ, nhấn Tools.Export, và chọn Comma Separated (*.csv) từ trình đơn thả xuống, trước khi chọn folder để lưu tập tin này (xem hình).

    Để nhập tập tin .csv này vào Gmail, bạn nhấn liên kết Contacts ở bên phải màn hình chính của Gmail. Chọn Import ở góc trên bên phải, và chọn Browse trong hộp thoại Contacts. Chuyển đến và chọn tập tin .csv của bạn, chọn Open, rồi nhấn Import Contacts.Close để xem các địa chỉ giao dịch của bạn. (Nhấn All Contacts trên các địa chỉ, nếu cần thiết).

    Xuân Cường
    PC World Mỹ 12/2007

    ID: A0801_122