• Thứ Năm, 11/09/2008 07:56 (GMT+7)

    Làm chủ dịch vụ Google Calendar

    THỦ THUẬT

    Các ứng dụng lịch làm việc trên máy tính để bàn sẽ rất ưu việt nếu như bạn luôn túc trực tại văn phòng hoặc luôn giữ cho chiếc PDA hay điện thoại di động của mình được đồng bộ hóa với máy tính. Tuy nhiên, nếu bạn muốn bỏ đi cảm giác "nặng túi" khi phải mang theo bên mình những thiết bị số này, hãy nghĩ đến việc chuyển sang sử dụng loại lịch làm việc có thể truy cập từ bất kỳ máy tính nối mạng nào. Google Calendar là một trong các chọn lựa tốt nhất và sau đây là cách thức bạn có thể sử dụng để khai thác triệt để các tính năng của dịch vụ miễn phí này.

    CHỌN CÁCH QUAN SÁT

    Một khi đã đăng nhập vào Google Calendar (www.google.com/calendar), bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị (theo ngày, tuần hay tháng) bằng cách nhấn chuột lên các thẻ ở phía trên lịch. Toàn bộ lịch công tác của bạn sẽ được hiển thị một cách hợp lý theo thứ tự thời gian, bắt đầu là ngày hiện tại.

    Thẻ có nhãn Next 4 Days dường như là cố định, tuy nhiên bạn vẫn có thể tùy chỉnh thẻ này để hiển thị khoảng thời gian mà bạn muốn, từ 2 ngày cho đến 4 tuần. Bạn nhấn chọn Settings ở góc trên bên phải màn hình (hoặc ấn S), và cuộn xuống đến mục Custom view trên thẻ General. Sau đó, bạn chọn một tùy chọn trong danh sách dạng thả xuống, rồi nhấn Save.

    Một cách để hiển thị lịch công tác của cùng lúc nhiều ngày liên tiếp: bạn nhấn và giữ chuột từ ngày bắt đầu, sau đó kéo rê sang các ngày lân cận ở khu vực lịch thu nhỏ ở bên trái. Ngay lập tức, vùng màn hình bên phải sẽ hiển thị đúng những ngày mà bạn chọn.

    Việc sử dụng bàn phím để duyệt qua toàn bộ lịch làm việc cũng rất dễ. Bạn chỉ cần ấn phím D, W, M, X hoặc A để lần lượt chuyển đến ngày, tuần, tháng, xem theo tùy chọn hoặc xem theo danh sách lịch hẹn. Bạn ấn phím N (ứng với lệnh next) hoặc P (ứng với lệnh previous) để di chuyển tới hoặc lùi so với ngày hiện tại. (Bạn cũng có thể ấn phím JK để thực hiện tác vụ tương tự). Để chuyển đến ngày hiện tại, bạn ấn phím T.

    TẠO LỊCH CÔNG TÁC

    Hình 1: Xem lịch làm việc trong những ngày nhất định bằng cách chỉ chọn đúng những ngày cần thiết trên lịch thu nhỏ.

    Google Calendar cung cấp 2 cách đơn giản để bổ sung thêm khoản mục: Một là nhấn vào liên kết Quick Add ở phía trên bên trái của trang lịch (hoặc ấn phím Q) và sau đó nhập vào tiêu đề cho khoản mục (lịch) vừa tạo. Sau đó, bạn có thể định ngày cụ thể cho khoản mục này, bổ sung mô tả, thiết lập các tùy chọn nhắc nhở.

    Cách thứ hai là bạn nhấn chuột trực tiếp lên một ngày hoặc một thời điểm trong lịch và nhập vào tiêu đề trong hộp thoại vừa được mở ra. Google Calendar nhận biết hầu hết cách diễn đạt thời gian (7:00 PM, 7p...) và xếp lịch cho các công việc tương ứng một cách phù hợp.

    Hình 2:
    Chỉnh sửa hay xóa hẳn các khoản mục chỉ bằng 2 thao tác: Nhấn vào sự kiện để xem các tùy chọn, sau đó chọn tác vụ xóa hay mở trang chi tiết để chỉnh sửa.

    Nếu cần sắp xếp lại lịch làm việc, bạn có thể dễ dàng thay đổi ngày, giờ bằng cách kéo và thả một cuộc hẹn hoặc công việc sang một ô thời gian khác trong ngày hay thậm chí trong ngày làm việc khác. Nếu đang ở chế độ quan sát theo ngày, bạn chỉ có thể thay đổi thông số ngày. Nhưng nếu chế độ hiển thị đang là cả tuần hay một ngày, bạn có thể thay đổi giờ (và ngày) cho công việc của mình. Nếu muốn hủy bỏ một khoản mục, bạn nhấn chuột lên mỗi mục rồi nhấn chọn Delete.

    CHIA SẺ THÔNG TIN

    Mặc định, chỉ có bạn mới xem được danh mục công việc trong lịch công tác cá nhân của mình. Tuy nhiên, nếu muốn, bạn vẫn có thể làm cho toàn bộ lịch công tác hay chỉ vài cuộc hẹn trở thành "công cộng" để chia sẻ với đồng nghiệp, bạn bè..

    Để thay đổi các cài đặt mặc định, bạn nhấn chọn Settings ở góc trên bên phải (hoặc ấn phím S). Chọn thẻ Calendars. Nhấn vào liên kết bên dưới mục Sharing để mở lịch làm việc thích hợp. Sau đó, đánh dấu các tuỳ chọn để thông báo với Google Calendar rằng bạn muốn chia sẻ mọi thứ cho toàn thế giới hay chỉ vài người nhất định. Để chia sẻ với những người cụ thể, bạn bỏ chọn đối với 2 tùy chọn phía trên và nhập vào địa chỉ email của những ai mà bạn muốn chia sẻ lịch làm việc. Thực hiện xong, bạn nhấn chọn Save.

    XEM NHIỀU LỊCH CÙNG LÚC

    Có thể bạn cần các loại lịch khác nhau cho nhiều mục đích sử dụng, ví dụ cho công việc và cá nhân. Để cung cấp các phân loại như vậy, bạn nhấn chọn Add bên dưới bộ lịch thu nhỏ ở bên trái. Có nhiều lịch làm việc khác nhau trong tay, bạn dễ dàng thay đổi các thuộc tính như cá nhân, dùng chung (chia sẻ) và các quy định khác cho từng loại lịch.

    Bạn có thể quy định văn bản trong mỗi loại lịch có một màu riêng (bằng cách chọn từ trình đơn dạng thả xuống bên phải tên lịch) hoặc có thể dùng ô đánh dấu ở bên trái tên lịch để hiển thị hoặc giấu đi các sự kiện trên lịch làm việc tương ứng.

    Khi bạn có nhiều lịch làm việc, Google Calendar sẽ bổ sung một danh sách dạng thả xuống trong "bong bóng" New Event để bạn có thể xác định lịch làm việc nào hiển thị công việc/cuộc hẹn mới. Tuy nhiên, nếu bạn dùng Quick Add để tạo một khoản mục, chương trình sẽ bổ sung sự kiện đó vào lịch đầu tiên (cao nhất) của bạn.

    Muốn di chuyển một sự kiện từ lịch này sang lịch khác, bạn chọn (nhấn chuột) sự kiện đó, rồi nhấn chọn Edit event details. Chọn lịch khác từ danh sách dạng thả xuống Calendar, và nhấn chọn Save.

    Bạn có thể làm cho lịch làm việc của mình tự động hiển thị các ngày nghỉ, sự kiện thể thao, chương trình truyền hình hay các mục khác mà bạn yêu thích: nhấn chọn Add trên danh sách lịch làm việc của bạn, rồi chọn tiếp Add a pullic calendar. Trong trang Add trên danh sách lịch làm việc của mình, bạn chọn một khoản mục ở bên trái, và rồi nhấn chọn Add to Calendar cho mỗi khoản mục mà bạn muốn bổ sung. Ở đây, bạn được cung cấp hàng trăm tùy chọn, từ lịch thi đấu của các đội thể thao mà mình yêu thích cho đến các ngày lưu diễn của các ban nhạc nổi tiếng.

    Bạn muốn tích hợp một lịch làm việc trên nền web được thiết lập theo định dạng iCalendar để tiện ích iCal của Apple và Windows Calendar của Microsoft có thể sử dụng được? Chỉ cần chọn Add by URL từ trình đơn Add và gõ địa chỉ web mong muốn.

    Nếu thay đổi ý định, bạn có thể giấu kín hoặc xóa sạch mọi lịch làm việc khỏi danh sách. Chọn Settings ở góc trên bên phải (hoặc ấn phím S) rồi chọn thẻ Calendars. Nhấn chọn Hide hoặc nhấn chuột lên biểu tượng "thùng rác" ở góc xa bên phải của lịch làm việc mà bạn muốn giấu hoặc xóa bỏ một lịch làm việc.

    SỰ KIỆN VÀ THƯ MỜI

    Với các công cụ mới nhất để gửi lời mời được tích hợp trong các website như Facebook và Google Calendar, bạn có lẽ không cần dùng đến tài khoản eVite cũ rích nữa. Để mời nhiều người đến với một sự kiện trong lịch làm việc của mình, bạn chỉ cần gõ địa chỉ email của họ vào hộp thoại Guest trên trang chi tiết của sự kiện. Nhấn chọn Save, ngay lập tức Google Calendar sẽ gửi lời mời đến những email mà bạn vừa cung cấp.

    Nếu khách mời cũng sử dụng tài khoản Gmail thì sự kiện này sẽ tự động xuất hiện trong lịch làm việc của họ (đồng thời thư mời này cũng có trong Inbox) cùng với một biểu tượng dấu hỏi. Người nhận có thể nhấn chuột lên sự kiện này để chọn Yes, No, Maybe hoặc Delete trực tiếp trong lịch làm việc của mình.

    Để nhận các thông báo về lời mời và thông tin phúc đáp, bạn nhấn chuột lên mũi tên bên cạnh tên của lịch làm việc, rồi chọn Notifications từ trình đơn này. Sau đó, bạn sử dụng các điều khiển ở phía dưới để xem thông tin của một địa chỉ email hay SMS.

    MANG LỊCH RA NGOÀI

    Hình 3: Màn hình quản lý lịch làm việc cho phép bạn bổ sung, gỡ bỏ hay giấu đi các lịch làm việc có trong Google Calendar.

    Google Calendar cho phép bạn in và lưu lại lịch làm việc, đồng thời bạn cũng có thể nhúng lịch làm việc vào blog hay vào website cá nhân của mình. Nhấn vào biểu tượng máy in (cạnh các thẻ Day, Week và Month) để in ra giấy các kết quả đang nhìn thấy hoặc lưu lại chúng dưới dạng một tập tin PDF.

    Nếu đã thiết kế lịch làm việc của mình theo dạng dùng chung, bạn có thể nhúng chúng vào blog hay website cá nhân. Bạn nhấn chuột lên mũi tên hướng phải trong tên lịch của bạn rồi chọn Caledar Settings. Tiếp đến, bạn cuộn xuống trang vừa xuất hiện và chép lại đoạn mã bên cạnh dòng Embed This Calendar để công bố thông tin này trên một website khác. Sau đó, chọn định dạng thích hợp (XML, ical hoặc HTML).

    Để có thể kiểm tra lịch của mình mà không cần đăng nhập, bạn sử dụng các nút được cung cấp trong mục Private Address để biết được địa chỉ URL cho phiên bản chỉ đọc của lịch làm việc đó.

    ĐỒNG BỘ MỌI THỨ

    Hình 4:
    Chọn mục Notifications từ trình đơn dạng thả xuống để tùy chọn cách thức bạn nhận phản hồi cho các sự kiện đã được lên kế hoạch.

    Google Calendar có thể đồng bộ dữ liệu từ các lịch làm việc khác dưới định dạng iCal hoặc CSV. Điều này sẽ trở nên tiện lợi nếu bạn có dự tính di chuyển lịch làm việc của mình đến Google. Để đáp ứng nhu cầu của những người dùng muốn sử dụng đồng thời Outlook và Google Calendar, Google đã tạo một tiện ích có khả năng giúp dữ liệu từ 2 nguồn này luôn được đồng bộ với nhau. Để đồng bộ dữ liệu từ một lịch, trước hết bạn phải đưa trích xuất lịch này vào một tập tin. Ví dụ, trong Apple iCal, bạn hãy chọn lịch mà mình muốn trích xuất rồi chọn File.Export. Sau đó đặt tên và lưu lại tập tin này.

    Trong Yahoo Calendar, bạn nhấn chuột chọn Options nằm ở góc trên bên phải, rồi sau đó nhấn chọn Import/Export bên dưới mục Management. Tiếp tục, nhấn Export bên dưới mục Export to Outlook. Lưu tập tin này vào một nơi bạn mong muốn.


    Hình 5:
    Thiết lập tính năng tự động đồng bộ dữ liệu giữa lịch làm việc của Google và Outlook với tiện ích Sync.

    Người dùng Outlook nếu muốn sử dụng tiện ích đồng bộ của Google đều có thể tải về từ địa chỉ find.pcworld.com/60927. Khi đã tải về xong, bạn cho chạy trình cài đặt. Là một phần của khâu cài đặt, chương trình sẽ hướng dẫn bạn xác nhận tài khoản và mật khẩu Google, chọn hướng đồng bộ dữ liệu (hoặc cả hai) và xác định chu kỳ để thực hiện tác vụ này. Bạn có thể thay đổi các cài đặt bằng cách nhấn phải chuột lên biểu tượng Google Calendar

    Sync trong khay tác vụ, rồi nhấn chọn Options.

    Google Calendar Sync là cách dễ dàng để giữ cho lịch làm việc Outlook và Google luôn được đồng bộ với nhau. Tuy nhiên, công cụ này chỉ có thể đồng bộ lịch làm việc mặc định của Outlook và lịch làm việc chính (đầu tiên) của Google.

    Bùi Xuân Toại
    PC World Mỹ 8/2008

    ID: A0808_146