• Chủ Nhật, 14/09/2008 08:39 (GMT+7)

    MS Word và tính năng kiểm tra chính tả

    Tính năng tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp của MS Word rất hữu ích nhưng lại thường bị người dùng "hiểu biết" tắt đi để đỡ bực mình.

    Lý do rất đơn giản: Word đã tự động kiểm tra chính tả văn bản tiếng Việt dựa trên từ điển tiếng Anh (Mỹ)! Nếu bạn soạn văn bản chỉ toàn tiếng Việt thì có lẽ cũng nên tắt tính năng kiểm tra chính tả (tôi chưa từng thấy Word phát hiện được lỗi chính tả tiếng Việt). Cách làm rất đơn giản: chọn thực đơn Tools|Options, chọn thẻ Spelling & Grammar rồi bỏ đánh dấu trong ô Check spelling as you type (xem hình dưới đây).

    Nhưng nếu bạn vẫn có nhu cầu soạn thảo văn bản bằng tiếng Anh hay tiếng Pháp (hoặc trộn lẫn các thứ tiếng trong một văn bản) thì đừng làm theo cách trên. Làm như vậy sẽ lãng phí tính năng có sẵn. Hãy buộc Word sử dụng đúng từ điển theo hướng dẫn dưới đây.

    - Bước 1: Bổ sung nút Language cho thanh công cụ Formatting bằng cách nhấn vào Toolbar Options trên thanh công cụ đó, trỏ tới mục Add or Remove Buttons, Formatting rồi chọn Language (xem hình dưới).

    - Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản cần thay đổi ngôn ngữ, kiểm tra chính tả rồi chọn ngôn ngữ tương ứng trong ô Language vừa xuất hiện (của thanh công cụ Formating).

    Một cách tốt hơn để chỉ định ngôn ngữ cho một đoạn văn bản là tạo một kiểu định dạng (style) riêng. Cách làm như sau:

    - Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng rồi xác định ngôn ngữ cho nó qua ô Language trên thanh Formating hoặc thực đơn Tools | Language | Set Language.

    - Chọn thực đơn View | Task Pane.

    - Nhấn vào mũi tên Getting Started và chọn Styles And Formatting từ danh sách.

    - Chọn New Style (trong khi đoạn văn bản trên vẫn được bôi đen).

    - Nhập tên cho định dạng mới (ví dụ như VN Style) trong ô Name rồi nhấn OK (xem hình bên dưới).

    - Để kiểu định dạng mới có thể dùng cho mọi văn bản, bạn phải đánh dấu vào ô ở trên trước khi nhấn OK.

    Từ nay, khi bạn chọn kiểu VN Style cho một đoạn văn bản, Word sẽ nhận ngay ra đó là đoạn viết bằng tiếng Việt và không kiểm tra chính tả tiếng Anh nữa.

    Một số lưu ý:

    1. Mặc dù Word cung cấp khả năng tự động xác định ngôn ngữ (kích hoạt bằng cách đánh dấu vào ô Detect language automatically trong hộp thoại trên) nhưng tính năng này không thể phát huy tác dụng với những đoạn văn bản ngắn;

    2. Tính năng thiết lập ngôn ngữ mặc định trong Word không phát huy tác dụng với tiếng Việt, theo Microsoft thì Word tự động chuyển ngôn ngữ mặc định theo thiết lập Text services and input languages trong mục Regional and Language Options của Control Panel nhưng các bạn có thể thấy không có dịch vụ cho tiếng Việt ở đó.

    Nguyễn Anh Tuấn
    124 Vương Thừa Vũ, Hà Nội

    ID: A0808_150