• Thứ Năm, 20/11/2008 06:23 (GMT+7)

    Chia sẻ bảng tính Google một cách an toàn

    So với bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office, Google Docs (docs.google.com) thiếu vài tính năng nâng cao. Tuy nhiên, để bù đắp cho việc có ít các công thức toán học, Google Docs cung cấp những tính năng làm việc cộng tác hiệu quả.

    Bạn có thể cho phép đồng nghiệp của mình chỉnh sửa các bảng tính thông qua nút nhấn Share được đặt gần góc trên bên phải của màn hình. Và nếu một đồng nghiệp làm rối tung tập tin của bạn, bạn có thể khôi phục tập tin đó về phiên bản trước bằng cách nhấn vào thẻ Revision và chọn phiên bản mà mình mong muốn.

    Còn nếu bạn muốn hạn chế đến mức tối đa tình trạng người cộng tác làm hỏng các bảng tính gốc, hãy khai thác một tính năng mới, nó cho phép bạn thu thập thông tin dưới dạng bảng biểu gửi kèm trong email.

    Hình 1: Google Spreadsheets cho phép bảo vệ bảng tính bằng cách gửi đi một bảng biểu đơn giản để người dùng cộng tác bổ sung chính xác những thông tin được yêu cầu.

    Sau khi nhấn vào nút Share, bạn đánh dấu tùy chọn to fill out. Bạn có thể tạo ra một bảng biểu để gửi cho người cộng tác, yêu cầu họ chỉ bổ sung những thông tin thực sự cần thiết. Mặc định, Spreadsheets chỉ sử dụng nhãn của các cột trên dòng thứ nhất của bảng tính để thiết kế bảng biểu (tính từ cột B, cột A dành để ghi thông tin thời gian cập nhật). Nếu muốn cột đầu tiên của bảng tính trở thành danh sách khoản mục, hãy đảm bảo cột này hoàn toàn tồn tại trên dòng thứ nhất, sau đó chỉnh sửa chúng trong bảng biểu của bạn để tạo ra một câu hỏi dạng hộp thoại đánh dấu.

    Kế đến, nhập vào các khoản mục mà bạn muốn thấy trong cột này. Một khi người dùng khác cập nhật, dữ liệu sẽ tự động xuất hiện trong bảng tính một cách chính xác như những gì mà bạn mong muốn.

    Bạn có thể cấu hình Spreadsheets gửi email thông báo cho bạn các cập nhật những thay đổi mới. Nhấn File.Set Notification Rules và chọn hình thức nhắc nhở bằng cách nhấn chuột vào các tùy chọn tương ứng.

    Đông Quân
    PC World Mỹ

    ID: A0810_142