• Thứ Hai, 02/03/2009 14:07 (GMT+7)

    Thay đổi thư mục lưu trữ mặc định của Excel

    Đánh giá

    Khi bạn nhấn chọn trình đơn File.Save để lưu một bảng tính mới trong Excel, mặc định chương trình sẽ ngay lập tức lưu tập tin đó trong thư mục Documents trên máy tính của  bạn. Tuy nhiên, việc lưu trữ tất cả tập tin Office vào một thư mục khổng lồ và hỗn độn không phải là ý tưởng tốt để dễ dàng quản lý và tìm kiếm. Thay vào đó, bạn nên thiết lập một thư mục riêng cho từng dự án và để lưu trữ các bảng tính.



    Giả sử rằng hầu hết tài liệu của bạn đều nằm trong thư  mục mang tên "Forecasts". Do đó, bất kỳ khi nào muốn tạo một bảng tính mới, bạn sẽ muốn thư mục Forecasts là thư mục mặc định để cất giữ tập tin Excel mới. Để có được sự thuận tiện này, bạn khởi chạy Excel 2007 và nhấn nút Office ở góc trên bên trái. Sau đó, bạn nhấn tiếp vào nút Excel Options ở bên dưới cửa sổ.

    Trong cửa sổ Excel Options, bạn đánh dấu tùy chọn Save trong khung bên trái. Mục đầu tiên của khung bên phải được gắn nhãn "Save workbook" và dòng cuối cùng được gắn nhãn "Default file location". Xóa toàn bộ nội dung của hộp thoại đó, rồi điền vào giá trị C:\Forecasts để thiết lập Forecasts trở thành thư mục mặc định. Nhấn OK để xác nhận các thiết lập vừa thực hiện và bạn sẽ được tự động chuyển về Excel.

    Trong khi vẫn còn trong cửa sổ Excel Options, có thể bạn cũng muốn  thay đổi những cài đặt hữu ích khác liên quan đến tập tin. Nếu phải trao đổi dữ liệu Excel với người khác -  không phải tất cả đều sử dụng Excel 2007, bạn sẽ phải lưu các tập tin bảng tính của mình ở định dạng tập tin .xls (Excel phiên bản từ 97 đến 2003 đều có thể làm việc với định dạng này) thay vì lưu chúng ở định dạng.xlsx (định dạng xuất hiện lần đầu tiên trong phiên bản Excel 2007). Bạn cần nhớ lưu các tập tin ở định dạng cũ (tức .xls) mỗi khi tạo một bảng tính mới, hoặc sử dụng hộp thoại "Save files in this format" để đổi định dạng tập tin mặc định thành .xls. Dĩ nhiên, bạn luôn có thể nhấn chuột chọn trình đơn File.Save As để lưu bảng tính sang một định dạng khác. Tuy nhiên, một bảng tính ở định dạng .ls "đa năng" sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và phiền toái, đặc biệt khi sử dụng ở các bộ ứng dụng văn phòng khác.

    Với Excel 2003 (cũng như các phiên bản trở về trước), bạn không thể áp dụng thủ thuật nêu trên. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng Windows Explorer để tạo ra một thư mục dành riêng cho bảng tính, ví dụ MyDataSheet trên thư mục ổ đĩa D. Sau đó, khởi chạy Excel, tạo mới một bảng tính và chọn File.Save. Trong hộp thoại vừa xuất hiện, bạn chọn thư mục cần lưu trữ bảng tính, trong trường hợp này là MyDataSheet, và sau đó nhấn vào mục Tools ở bìa trái của hộp thoại, tiếp đến chọn Add to "My Places". Sau thao tác này, danh sách thư mục ưa thích ở khung bên trái của hộp thoại sẽ xuất hiện thêm thư mục MyDataSheet. Do đó, từ lúc này trở đi, mỗi khi cần lưu bảng tính, bạn có thể nhanh chóng di chuyển đến thư mục cần thiết.

    Bùi Xuân Toại
    PC World Mỹ 2/2009

    ID: A0902_108
    Ý kiến của bạn? Ý kiến của bạn?
    Tin ngày :