• Chủ Nhật, 24/05/2009 07:54 (GMT+7)

    "Hạ sơn" Google Docs

    Bạn thường sử dụng bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến Google Docs & Spreadsheets (gọi ngắn gọn là Google Docs) để lưu trữ và soạn thảo tập tin Word, Excel, PowerPoint hay thậm chí PDF bởi khả năng truy xuất tức thời ở bất kỳ máy tính nào có kết nối Internet. Tuy nhiên, phải làm sao nếu chẳng may lúc bạn cần làm việc thì mạng lại "rớt" hoặc bạn muốn tranh thủ chút thời gian rỗi trên máy bay để soạn thảo bản báo cáo còn dang dở ? Google Gears chính là câu trả lời.

    Thật vậy, thành phần bổ sung (plug-in) miễn phí này có khả năng cung cấp cho người dùng truy xuất cục bộ các tài liệu Google Docs & Spreadsheets cũng như Google Calendar (www.google.com/calendar/) của từng tài khoản Google trên một máy tính cụ thể. Về cơ bản, khi đã cài đặt Google Gears cho một tài khoản Google trên một máy tính nào đó, Gears sẽ đồng thời lưu một bản tài liệu gốc trên máy chủ dịch vụ và một bản sao trên máy tính người dùng. Do đó, nếu khi không thể nối mạng Internet, bạn hoàn toàn có thể truy xuất tài liệu vừa soạn thảo và lưu trữ trực tuyến của mình trên Google Docs, sau đó chỉnh sửa tùy thích và mọi thay đổi sẽ được Gears tự động cập nhật ở lần kết nối Internet sau đó - điểm khác biệt duy nhất là người dùng không thể tạo mới tài liệu. Bạn cũng cần lưu ý, chỉ máy tính được cài đặt Gears mới có thể truy xuất kho tài liệu lưu trữ cục bộ này. Một tài khoản Google Docs có thể được truy xuất cục bộ từ nhiều máy tính (đã có cài đặt Gears tương ứng) và mỗi máy tính sẽ thực hiện đồng bộ dữ liệu cục bộ một cách độc lập. Do vậy, nếu muốn sử dụng Gears trên nhiều máy tính, bạn cần đồng bộ cho từng máy tính; những thay đổi chưa được đồng bộ trên một máy tính sẽ không ảnh hưởng đến những máy tính khác.

    CÀI ĐẶT ĐƠN GIẢN

    Trước tiên, bạn đăng nhập tài khoản Google Docs (docs.google.com) của mình, nhấn chuột vào liên kết Offline ở góc phải màn hình (giao diện tiếng Việt có tên là Ngoại tuyến), nhấn chọn nút Get Gears now.

    Bạn cũng có thể mở trình duyệt IE và nhập địa chỉ http://gears.google.com/ ), nhấn chọn nút Install Gears - nếu sử dụng trình duyệt khác thì nhấn vào các liên kết bên dưới tương ứng với phiên bản IE Mobile, Opera Mobile, Firefox, Safari, Linux hay thậm chí là Android. Ở thông báo vừa xuất hiện, bạn nhấn chọn nút Agree and Download. Một hộp thoại thực thi sẽ được kích hoạt, nhấn nút Run (nếu không thấy hộp thoại này, bạn nhấn chọn liên kết Click here). Rất có thể, trình duyệt mà bạn đang sử dụng có bật tính năng vô hiệu hóa các cửa sổ dạng pop-up, do đó hãy trả lời đồng ý khi được hỏi có muốn mở cửa sổ này. Chờ trong giây lát để tiện ích cài đặt khởi động, sau đó một hộp thoại cảnh báo bảo mật mới sẽ xuất hiện, bạn tiếp tục nhấn chọn Run. Khi cài đặt hoàn tất, Google Gears sẽ yêu cầu khởi động lại trình duyệt (nhấn chọn Restart Browser Now).

                              Hình 1: Bạn dễ dàng cài đặt Google Gears từ giao diện chính Google Docs & Spreadsheets.

    Bạn đăng nhập lại tài khoản Google Docs, nhấn chuột vào liên kết Offline (hay Ngoại tuyến) và chọn Enale offline access. Trong hộp thoại cảnh báo xuất hiện, bạn đánh dấu tùy chọn I trust this site. Allow it to use Gears, sau đó nhấn nút Allow. Tiếp đến, bạn sẽ được yêu cầu chọn nơi đặt biểu tượng chạy tắt (shortcut) cho Google Docs - trên màn hình nền Windows, thanh Quick Launch và trình đơn Programs - và nhấn OK.

    Từ thời điểm này, ở dãy liên kết phía trên giao diện, bên phải tên tài khoản, sẽ xuất hiện thêm một biểu tượng chọn màu xanh mỗi khi bạn truy xuất Google Docs trực tuyến. Mỗi khi đăng nhập Google Docs, biểu tượng này sẽ xoay tròn để báo hiệu Google Docs đang đồng bộ giữa phiên bản lưu trên máy tính và máy chủ dịch vụ.

    TRUY XUẤT CỤC BỘ

    Từ máy tính đã cài đặt Gears, bạn khởi chạy Google Docs phiên bản trên máy tính bằng cách nhấn đúp chuột lên biểu tượng Google Docs trên màn hình nền Windows, hay đơn giản hơn là nhập vào địa chỉ http://docs.google.com. Một giao diện đăng nhập gần như giống hệt giao diện trực tuyến sẽ xuất hiện nhưng bạn chỉ cần nhập tên tài khoản Google. Xin nhắc lại, chỉ có tài khoản Google Docs đã đượ c cài đặt Gears trên máy tính này mới có thể sử dụng tính năng làm việc không cần kết nối Internet. Nên thay vì phải giữ bí mật cho mật khẩu đăng nhập, với Google Docs "ngoại tuyến", bạn cần bảo đảm tính riêng tư cho máy tính của mình vì chỉ cần biết tên tài khoản là bất kỳ ai cũng có thể "vô tư” truy xuất tài khoản Google Docs của bạn ngay từ máy tính của chính bạn.

    Khi đã nhập tài khoản, bạn nhấn nút Offline - Sign In và sẽ thấy một giao diện hoàn toàn tương tự giao diện Google Docs trực tuyến. Tuy nhiên, bạn sẽ thấy biểu tượng chọn màu xanh được đổi sang biểu tượng cấm màu bạc, đồng thời liên kết Sign out cũng bị vô hiệu hóa. Ngoài ra, bạn cũng sẽ thấy các nút New (tạo mới tài liệu), Upload (tải tài liệu lên máy chủ) và Share (chia sẻ tài liệu) bị vô hiệu hóa (mờ đi).

    Hình 2: Khi truy xuất Google Docs ở chế độ "ngoại tuyến" (offline), giao diện gần như không đổi so với thông thường.

    Đến đây, có thể mở bất kỳ tài liệu nào và thực hiện chỉnh sửa, đổi tên hay di chuyển sang thư mục khác (nếu có) nhưng không thể xóa một tài liệu có sẵn. Sau khi đã chỉnh sửa xong, bạn nhấn Close & Save như bình thường. Tất cả những gì bạn đã thay đổi với các tài liệu đều được lưu lại trên máy tính (ở một thư mục riêng được mã hóa) và sẵn sàng đồng bộ lên máy chủ dịch vụ ngay khi bạn đăng nhập lại Google Docs ở chế độ trực tuyến.

    Ở lần đăng nhập Google Docs kế tiếp, bạn gần như sẽ không thấy được độ trễ trong việc đồng bộ dữ liệu. Để loại bỏ khả năng truy xuất tài khoản Google Docs đang sử dụng cho chính máy tính hiện hữu, bạn nhấn chuột lên biểu tượng màu xanh, chọn liên kết Settings. Ở hộp thoại Offline Access Settings, bạn nhấn nút Reset my offline access, cuối cùng nhấn OK để kết thúc.

    Ngoài ra, với IE hay Firefox, bạn có thể mở trình đơn Tools,. chọn Google Gears Settings, sau đó đánh dấu các tùy chọn cần thiết, cuối cùng nhấn nút Apply.

    Bổ sung tính năng thoại kèm hình ảnh vào GMail

    Google vừa bổ sung vào tính năng tán gẫu (chat) trong dịch vụ thư điện tử miễn phí GMail thêm 2 tùy chọn mới là thoại (voice) và chia sẻ hình ảnh (video) từ webcam. Cùng với bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến Google Docs (http://docs.google.com), tính năng lịch công tác Calendar (www.google.com/calendar), dịch vụ lưu trữ và chia sẻ ảnh trực tuyến Picasa - http://picasa.google.com, GMail ngày càng thân thiện và linh hoạt hơn.

    Mặc định, nếu chưa cài đặt 2 tính năng mới này cho tài khoản GMail của mình, khi đăng nhập hộp thư GMail, người dùng sẽ dễ dàng nhận thấy liên kết màu đỏ mang tên "New! Video chat" ngay cạnh tên tài khoản của mình. Để cài đặt plug-in này, bạn nhấn chuột lên liên kết đó hay truy xuất địa chỉ http://mail.google.com/videochat. Sau đó, bạn cắm webcam vào máy tính, cài đặt trình điều khiển (driver) nếu được hệ điều hành yêu cầu.

    Giống trước đây, tính năng tán gẫu trong GMail vẫn hoạt động bình thường, chỉ khác ở chỗ ngay trước tên của mỗi danh bạ liên lạc sẽ xuất hiện thêm biểu tượng máy quay phim màu xanh (nếu tài khoản đó cũng đã kích hoạt tính năng thoại và hình ảnh trong GMail). Còn trong cửa sổ nội dung tán gẫu giữa 2 tài khoản, GMail cung cấp thêm một nút nhấn có nhãn "Video & more"; khi nhấn vào đó, ngoài những tùy chọn quen thuộc, bạn sẽ thấy sự xuất hiện của 2 tùy chọn mới là "Start voice chat" và "Start video chat".

    Anh Khoa

    Từ khóa: Anh Khoa
    ID: A0904_110