• Thứ Sáu, 17/07/2009 21:48 (GMT+7)

    Sử dụng Office 2007 hiệu quả

    Nếu vừa chuyển sang sử dụng Microsoft Office 2007, hẳn bạn sẽ nhận thấy vài điểm khác biệt trong giao diện và tính năng. Thay đổi lớn nhất trong Office 2007 chính là thanh tính năng Ribbon, bước đầu có thể mang đến cho bạn sự ngỡ ngàng nhưng thực sự cung cấp nhiều lợi ích.

    BỔ SUNG QUICK ACCESS TOOLBAR

    Với Office 2007, bạn sẽ nhớ các biểu tượng thông dụng trong Office 2003 như Print và Open. Thay vào đó, Office 2007 buộc người dùng phải nhấn chuột vào một nút Office to để truy xuất những tính năng cơ bản.

    Bổ sung tính năng vào Quick Access Toolbar.

    Tuy nhiên, bạn dễ dàng bổ sung những tính năng Office thông dụng vào Quick Access Toolbar, nằm trên đỉnh màn hình và cạnh nút Office. Mặc định, thanh công cụ cung cấp biểu tượng Save, Undo và Redo, nhưng bạn có thể thay đổi chúng tùy thích. Bạn có thể thay đổi, bổ sung các biểu tượng cho cả Word, Excel và cả PowerPoint.

    Đầu tiên, nhấn chuột lên mũi tên xuống ở bên phải của thanh công cụ. Bạn sẽ thấy xuất hiện một danh sách gồm lệnh phổ thông như: Open, Quick Print và Spelling & Grammar. Nhấn chuột lên bất kỳ biểu tượng nào để bổ sung tính năng tương ứng vào Quick Access Toolbar. Tương tự, bạn nhấn chuột lên bất kỳ khoản mục nào đã được đánh dấu để gỡ bỏ biểu tượng khỏi thanh công cụ.

    Nhưng bạn phải làm sao nếu muốn bổ sung một tính năng không hiển thị trong danh sách này? Thật đơn giản: bạn có thể nhấn phải chuột lên hầu hết biểu tượng trên thanh Ribbon (hay trình đơn Office) và chọn Add to Quick Access Toolbar. Tương tự, để gỡ bỏ một trong các tính năng đã được tùy biến trước đó, bạn chỉ cần nhấn phải chuột lên biểu tượng tương ứng rồi chọn Remove from Quick Access Toolbar.

    LOẠI BỎ MINI TOOLBAR

    Office 2007 có vài tính năng mang đến sự nhàm chán cho người dùng và một trong số đó là Mini Toolbar.

    Phải thừa nhận rằng tính năng mới này tiện lợi nhưng nhiều người dùng đã quen với cách di chuyển chuột lên phía trên màn hình để đổi kiểu chữ, chọn công cụ... do đó Mini Toolbar phần nhiều mang lại sự khó chịu. Bạn hoàn toàn có thể loại bỏ điều này, hãy làm theo các bước sau:

    Nhấn chuột lên nút Office rồi chọn Word Options.

    Xóa đánh dấu chọn với mục Show Mini Toolbar on Selection

    Nhấn OK, và bạn đã hoàn tất.

    Để khôi phục lại thanh công cụ, bạn chỉ cần đánh dấu chọn lại hộp thoại.

    OUTLOOK TỰ ĐỘNG KIỂM TRA TỪ VỰNG

    Outlook có thể tự động kiểm tra từ vựng mỗi email trước khi được gửi đi.

    Bạn là người cẩn trọng, do đó bạn luôn kiểm tra lỗi từ vựng trước khi gửi đi một email cho sếp, khách hàng, bạn bè hay người thân. Dĩ nhiên, nếu phải thực hiện thủ công, bạn sẽ mất khá nhiều thời gian và thậm chí "hoa mắt".

    Bạn có thể thiết lập Outlook 2007 tự động kiểm tra từ vừng cho mỗi email trước khi gửi đi mà không cần mắc công nhấn nút Spelling. Sau đây là cách thiết lập:

    1. Chọn Tools. Options.

    2. Chọn thẻ Spelling.

    3. Đánh dấu chọn mục Always check spelling before sending.

    4. Nhấn OK để kết thúc.

    Từ bây giờ, mỗi khi bạn nhấn Send để gửi email đi, công cụ kiểm tra từ vựng của Outlook sẽ xuất hiện ngay lập tức và giúp bạn sửa những lỗi soạn thảo trong email.

    Bùi Xuân Toại
    PC World Mỹ 6/2009

    ID: A0906_137