• Thứ Tư, 16/09/2009 07:49 (GMT+7)

    Họp trực tuyến

    Vài công cụ hữu ích trên Internet có thể giúp nhóm làm việc lên kế hoạch và triển khai các buổi họp hiệu quả hơn. Tất cả công cụ giới thiệu ở đây có thể làm việc với hầu hết trình duyệt phổ biến.

    Bạn không thích tham gia những buổi họp hành? Tuy nhiên, vài công cụ hữu ích trên Internet có thể giúp nhóm làm việc lên kế hoạch và triển khai các buổi hội họp hiệu quả hơn. Tất cả công cụ được trình bày bên dưới có thể hoạt động với hầu hết trình duyệt phổ biến, và hầu hết chúng đều miễn phí hoặc có phí sử dụng hàng tháng khá rẻ. Vấn đề then chốt ở đây là hiểu được công cụ nào thích hợp cho tình huống, nhu cầu nào bởi vì không phải mọi cuộc họp đều được tổ chức trong cùng hoàn cảnh.

    Đồng bộ lịch làm việc

    Hình 1: Trên cửa sổ TimeDriver, bạn có thể chỉ định các cuộc hẹn muốn đồng nghiệp và bạn bè tham gia.

    Các tình huống thường xảy ra nhất là khi bạn muốn đồng bộ một lịch làm việc chung, như giữa PDA của một nhân viên và máy tính cá nhân của họ, hay giữa lịch của một giám sát và người phụ tá. Nhiều dịch vụ có thể làm cho việc chia sẻ lịch giữa các thành viên trong nhóm làm việc (hay thậm chí giữa người thân trong gia đình và bạn bè) trở nên dễ dàng hơn. Google Calendar (find.pcworld.com/63206) và Yahoo Calendar (find.pcworld.com/63206) cung cấp tính năng đồng bộ lịch miễn phí; và hàng loạt các phần mềm/dịch vụ như Connect của Calgoo, MobileMe và iTunes của Apple dùng cho các máy tính của hãng và điện thoại iPhone, NuevaSync và SugarSync đều hoạt động tốt với 2 dịch vụ này. BusySync và Spanning Sync cũng có thể đồng bộ lịch iCal của Apple với Google Calendar.

    Tuy nhiên, các dịch vụ đồng bộ không phải luôn luôn hoạt động chính xác. Một phần của trục trặc này là do hầu hết các dịch vụ lịch và quản lý, lên kế hoạch làm việc trực tuyến đều gửi email nhắc nhở người dùng về những sự kiện và lời mời, và quả là khó khăn để các ứng dụng lịch khác có thể nhận biết hay xử lý những email nhắc nhở dạng này. Một vấn đề khác là nếu bạn nhận được email có chứa một địa chỉ URL dạng nhúng từ các ứng dụng lịch thì nhiều khả năng dịch vụ/cơ chế lọc thư rác mà bạn đang sử dụng sẽ "đóng băng" chúng. Một tình huống khác, 2 người dùng trên 2 máy chủ Microsoft Exchange khác nhau muốn đồng bộ một buổi họp thông dụng: Dù bạn có khả năng "móc nối" 2 lịch làm việc Exchange này bằng cách đồng bộ chúng với cùng tài khoản lịch Google Calendar, tuy nhiên cách này đòi hỏi người dùng phải khéo léo. Một giải pháp để khắc phục tình huống cuối cùng được đề cập ở trên là sử dụng phần mềm MailShadow for Google Apps của Cemaphore (cemaphone.com) để đồng bộ các máy chủ Exchange với Google Calendar. Phần mềm này có giá 60USD cho mỗi tài khoản email trong 1 năm.

    Hình 2: Schedulefly cung cấp một ứng dụng Facebook, vì thế bạn có thể tích hợp lịch vào đây và luôn kiểm soát các kế hoạch làm việc của mình.

    Một tính năng mà cả Google Calendar lẫn Yahoo Calendar đều xuất sắc là khả năng tự gửi email nhắc nhở về các cuộc họp sẽ tái diễn cho một nhóm địa chỉ người dùng. Ngay khi bạn nhập vào các địa chỉ email thích hợp, tính năng này sẽ làm việc.

    Khách hàng chọn lịch hẹn

    Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn cho phép các khách hàng – hoặc bất kỳ người nào khác không phải nhân viên cùng công ty – trực tiếp lên lịch hẹn với mình? Trước đây, nhiệm vụ này thường được giao cho các cô thư ký và lịch hẹn được viết lên lịch hay sổ tay.

    Hiện nay, bạn có thể hướng dẫn khách hàng và đồng nghiệp đến các website tự sắp xếp lịch hẹn như HourTown (hourtown.com) hoặc TimeDriver (timediver.com). Các website này có thể hiển thị thời gian bận và rảnh của người dùng, cũng như các quãng thời gian thích hợp cho họp hội. Các wesite này cũng có khả năng gửi email nhắc nhở và quan trọng nhất là không yêu cầu bất kỳ phần mềm nào ngoài ứng dụng trên nền web để xác nhận một cuộc hẹn. Bạn cũng có thể dễ dàng thay đổi lịch hẹn khi rời khỏi thành phố hoặc không thể tham gia vì lý do nào đó. TimeDriver miễn phí trong 90 ngày và thu 30USD/mỗi năm sau đó, trong khi đó HourTown có 3 phiên bản dịch vụ, trong đó có gói dịch vụ miễn phí cho phép 2 lần xếp lịch họp mỗi tháng.

    Thiết lập và đổi lịch hẹn

    Hình 3: SetMeeting.com tạo sự đơn giản để sắp xếp cuộc họp giữa các thành viên đến từ những công ty khác nhau.

    Điều gì sẽ xảy ra khi bạn muốn sắp xếp một thời điểm họp chung cho các thành viên đến từ công ty khác? Là người tổ chức họp, bạn có thể gửi một email thông báo với hàng loạt các thời điểm "mở" và yêu cầu khách mời chọn thời gian nào thích hợp mà họ có thể tham gia. Nhưng nếu đã từng cố gắng tổ chức dạng họp này, bạn sẽ nhanh chóng cảm thấy choáng ngợp với lượng lớn email phúc đáp.

    Dịch vụ miễn phí SetMeeting.com (từ Meeting Agent) và Doodle (doodle.com) hữu ích trong hoàn cảnh này. Yếu điểm lớn nhất của SetMeeting.com là sự không linh hoạt: Khi đã khởi tạo một cuộc hẹn nào đó, bạn không thể thay đổi ngay địa điểm, thay vào đó bạn phải hủy bỏ cuộc hẹn cũ và bắt đầu tạo mới. Doodle, ít phức tạp hơn và cũng ít tính năng hơn, thực sự là công cụ hữu ích giúp bạn tìm một thời gian rảnh rỗi chung cho nhiều người.

    Một tình trạng khác có thể xảy ra là bạn muốn kết hợp lịch làm việc/họp với một nhóm đông công nhân hay tình nguyện viên. Dù đây không thực sự là vấn đề liên quan đến việc sắp xếp lịch họp nhưng chắc chắn sẽ tốn nhiều thời gian bởi bạn phải tự tay ghi nhận thông tin hay sắp xếp giờ giấc giữa quá nhiều email phản hồi. Hai dịch vụ thu phí Schedulefly (schedulefly.com) và Shiftboard (shiftboard.com) được thiết kế cho mục đích này. Schedulefly dành cho nhân viên nhà hàng khách sạn, trong khi Shiftboard đầu tiên được thiết kế cho dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Cả hai đã mở rộng đối tượng người dùng và có thể hoạt động trên mọi trình duyệt. Shedulefly thu 20USD/tháng cho nhóm tối đa 19 người dùng, Shiftboard có giá từ 50USD/tháng cho 5 lần đăng nhập. Phí sử dụng sẽ tăng với nhóm người dùng đông hơn.

    Hình 4: Trên trang chủ Tripit, bạn có thể xem lại hành trình du lịch của mình và thấy những địa chỉ liên lạc của bạn bè, người thân nằm trên lộ trình mà bạn đã lên kế hoạch tham quan.

    Ngoài ra, Shedulefly còn cung cấp một tiện ích bổ sung cho Facebook, vì thế bạn có thể phối hợp và thông báo các thời điểm họp mới tại đây.

    Chia sẻ lịch du lịch

    Tripit.com cung cấp một dịch vụ khá lạ: tại website này, bạn có thể đăng kế hoạch du lịch của mình và sử dụng các tính năng mạng xã hội để thông báo cho đồng nghiệp và bạn thân khi chuyến đi sẽ đưa bạn đến gần nơi họ sinh sống - hay để tìm họ khi cần thiết. Thiết lập như thế đồng nghĩa với việc gửi nhiều thư mời sang mạng xã hội khác và kêu gọi người dùng khác cùng tham gia vào Tripit. Việc gửi thông báo về chuyến đi của bạn đến những người đã đăng ký nhận dễ dàng: bạn chỉ cần chuyển tiếp (forward) email xác nhận đối với việc đặt phòng khách sạn hay vé máy bay đến địa chỉ email đặc biệt là plans@tripit.com, và website này sẽ tự động phân tích thông tin, xác định xem ai là người sẽ di chuyển và sau đó đăng kế hoạch lên mạng. Dịch vụ miễn phí này có thể tích hợp với mạng xã hội LinkedIn vì thế bạn không phải tập hợp cảnh báo từ mớ thông tin hỗn tạp.

    Bùi Xuân Toại
    PC World Mỹ 8/2009

    ID: A0908_146