• Thứ Ba, 17/11/2009 20:27 (GMT+7)

    Thêm sự linh hoạt cho Microsoft Outlook

    Nếu đã dùng Outlook để quản lý danh bạ liên lạc, lịch, email và nhiều thứ khác thì tại sao bạn không dùng nó để tham gia các hoạt động trên Twitter?

    Bạn nhận thấy Outlook của Microsoft chưa thực sự hiệu quả hay đôi lúc mang đến cho bạn sự khó chịu? Hàng ngàn người dùng Outlook đã và đang vận động Microsoft cải tiến phiên bản kế tiếp. Và trong lúc chờ đợi, bạn có thể tìm hiểu vài thủ thuật và công cụ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

    Tắt thông báo thư mới

    Hình 1: Vô hiệu hóa tính năng cảnh báo email mới bằng cách bỏ chọn đối đối với 4 khoản mục trong cửa sổ Advanced Email Options.

    Tắt tính năng thông báo của Outlook mỗi khi bạn nhận được email mới? Tại sao bạn muốn làm điều này? Câu trả lời thật đơn giản, đó là năng suất công việc. Rõ ràng là email mới liên tục “đổ bộ” vào hộp thư của bạn hằng ngày, và mặc định, Outlook sẽ thông báo cho bạn sự xuất hiện của từng email được gửi đến. Mặc dù điều này ban đầu nghe có vẻ hợp lý nhưng hậu quả thì không khác gì việc một nhân viên bước vào văn phòng của bạn sau mỗi 5 phút để hỏi vài câu vớ vẩn. Do đó, tốt hơn hết là bạn nên vô hiệu hoá tính năng chuyên quấy rầy người dùng này.

    Trong MS Outlook, chọn Tools.Options, nhấn E-mail Options, rồi chọn Advanced Email Options. Trong cửa sổ kết quả, bạn cần bỏ chọn 4 mục là Play a sound, Briefly change the mouse cursor, Show an envelop icon in the notification area, và Display a New Mail Desktop Alert. Sau đó nhấn OK để kết thúc.

    Dĩ nhiên, Outlook vẫn tiếp tục tải về (hoặc tiếp nhận) các e-mail mới như thường lệ, tuy nhiên bạn sẽ không bị làm phiền bởi những cảnh báo đó nữa.

    Biên tập các dòng tiêu đề

    Một thiếu sót khác của MS Outlook chính là các dòng chủ đề không đủ dài để mô tả nội dung email. Ví dụ, bạn và một số đồng nghiệp bắt đầu trao đổi email về chuyến dã ngoại của công ty. Tuy nhiên, sẽ có lúc nội dung của email được chuyển sang chủ đề kinh doanh, song tiêu đề email vẫn tiếp tục là “chuyến dã ngoại của công ty”.

    Hình 2: Để thay đổi tiêu đề của e-mail, bạn mở email đó ra và nhấn chuột vào dòng Subject rồi sau đó thoải mái chỉnh sửa.

    Rất may, Outlook còn có một tính năng ẩn cho phép bạn chỉnh sửa dòng tiêu đề của email. Trong Outlook, mở e-mail đang trao đổi. Bạn phải nhấn đúp chuột lên email cần đọc để mở email này trong một cửa sổ mới. Nhấn chuột lên bất kỳ đâu trong dòng Subject để đặt con trỏ, và sau đó tuỳ ý chỉnh sửa lại tiêu đề. Ấn và chấp nhận bất kỳ cảnh báo nào mà Outlook cung cấp.

    Dùng Outlook truy cập Twitter

    Nếu đã dùng Outlook để quản lý danh bạ liên lạc, lịch, email và nhiều thứ khác thì tại sao bạn không dùng nó để tham gia các hoạt động trên Twitter? Đó là ý tưởng bên trong TwInbox (find.pcworld.com/63509), một tiện ích bổ sung miễn phí có nhiệm vụ bổ sung một thanh công cụ Twitter vào Outlook.

    Một khi đã được cài đặt, TwInbox sẽ đặt một thư mục mới vào hộp thư của bạn. TwInbox cũng cho phép tạo thư mục riêng cho từng người gửi.

    Hình 3: Đưa TwInbox vào Outlook sẽ giúp bạn nhận được tất cả cập nhật từ tài khoản Twitter của mình cũng như dễ dàng gửi đi các cập nhật thông tin mới nhất.


    Bạn chỉ cần cung cấp tên và mật khẩu người dùng Twitter, tiện ích bổ sung này thu nhận tất cả bản tin (tweet) từ tài khoản của bạn và cho phép bạn đọc chúng như đọc email.

    Một thao tác nhấn chuột lên thanh công cụ là tất cả những gì bạn cần làm để gửi đi một bản cập nhật, hay để gửi trực tiếp một bản tin, để trả lời tin nhắn hay phản hồi những bản tin mà mình nhận được. TwInbox có thể tự động rút ngắn những địa chỉ web quá dài thông qua TingURL.

    Thanh công cụ này cũng cung cấp tính năng xem trước những bản tin mới khi chúng vừa đến, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi phải nhảy qua nhảy lại giữa các thư mục chứa các bản tin mỗi khi bạn muốn cập nhật thông tin/tin tức.

    Minh Xuân
    PC World Mỹ 10/2009

    ID: A0910_135