• Thứ Năm, 23/12/2010 09:37 (GMT+7)

    Tinh giản công việc

    Hoài Chi
    Sử dụng các công cụ và dịch vụ web dưới đây để cải tiến năng suất công việc và rút ngắn thời gian làm việc.

    Thời gian làm việc của bạn từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, hay đến 6 giờ, hay 7 giờ? Bạn có cách nào để dành thời gian cho cuộc sống riêng - đặc biệt nếu công việc thường ngày cứ tiếp tục nhiều lên và thậm chí có thể kéo dài đến tận tối mịt. Vây bạn có thể làm gì? Bạn cần trả lời cuộc gọi và gửi email cho khách hàng, tham dự những cuộc họp và viết các báo cáo. 

    Mặc dù công việc luôn phát sinh và chiếm nhiều thời gian, nhưng đừng để công việc khiến bạn trở nên phát cáu. Với cách dùng các công cụ và dịch vụ hợp lý, bạn có thể không còn phải làm việc quá trễ và rời cơ quan đúng giờ, thậm chí có thể sớm hơn. Nhìn chung, các thủ trưởng sẽ không bận tâm bạn ở đâu hay đã làm việc đó thế nào, miễn là công việc hoàn thành đúng tiến độ. Bạn nên học cách để làm việc nhanh hơn, mà không phải cực hơn. Thậm chí, khi hoàn tất công việc xong, bạn vẫn còn thời gian để... “shopping”.

    Danh sách công việc cần làm

    Một danh sách công việc hợp lý là nền tảng quan trọng để bạn thực hiện công việc tốt. Danh sách là công cụ giúp bạn nhận ra những cột mốc thời gian những công việc nào cần xử lý trong ngày. 

    Hình 1: Producteev – trình quản lý tác vụ miễn phí dựa trên web.
    Thủ thuật ở chỗ là tìm công cụ nào hỗ trợ danh sách công việc có tính tương thích cao hơn là dùng tờ giấy màu vàng dán vào màn hình hoặc tấm giấy nhét vào cặp. Cả hai cách làm này đều khiến bạn dễ quên hoặc bỏ lơ và có khi bạn cũng không để ý tin nhắn nhắc nhở đến thời gian cần làm việc đó. 

    Bắt đầu với Producteev (find.pcworld.com/70412), một trình quản lý tác vụ miễn phí dựa trên web với một số tính năng “độc” mà ở các ứng dụng khác khó có thể tìm thấy. Trước tiên, đó tính năng có thể thêm các tác vụ vào danh sách của bạn: Bạn có thể dùng web, e-mail, tin nhắn nhanh (Instant Message - IM), hoặc iPhone. Sự có mặt trên nhiều thiết bị sẽ mang lại thuận lợi nhất tại bất cứ thời gian cụ thể giúp bạn khó có thể quên. Công cụ này có thể đồng bộ các tác vụ của bạn với Google Calendar và có thể thêm thiết bị (widget) vào trang chủ iGoogle.
     

    Producteev sẵn sàng ở bất cứ đâu bạn cần, Producteev không chỉ giúp bạn thêm các tác vụ mà còn cho phép xem lại nội dung và nhận thông báo nhắc nhở. Công cụ này chưa hẳn là tuyệt vời

    - vì hiện tại không tích hợp Outlook và thiếu các ứng dụng dành cho hệ điều hành Android và BlackBerry, tuy nhiên công cụ vẫn có một số tính năng hỗ trợ mạng xã hội. Ví dụ, bạn có thể cùng với đồng nghiệp tham gia cuộc thi “Ai có thể làm việc tốt nhất?”.

    Hãy điểm qua một số công cụ trình quản lý tác vụ “nặng ký” khác, chẳng hạn Milk (find.pcworld.com/70413), cung cấp loạt những công việc theo sở thích cần thực hiện (Getting Things Done), đồng thời đi kèm là hỗ trợ ứng dụng cho tất cả nền tảng smartphone. Để sử dụng công cụ này, bạn cần có một tài khoản Pro (25USD~486.000đồng)/năm. Một dịch vụ phổ biến khác là Toodledo Pro (find.pcworld.com/70414), cũng cung cấp các tính năng tương tự (15USD~292.000đồng)/năm.

    Bảo đảm bạn nhận cuộc gọi 

    Hình 2: Tính năng Quick Steps trong Outlook 2010 cho phép thực hiện các tác vụ trong e-mail một cách tự động với sự thuận tiện và đơn giản.

    Bạn cứ nghĩ rằng khách hàng sẽ gọi điện cho bạn vào buổi trưa, nhưng anh ấy chỉ để lại nội dung qua thư thoại (voicemail) ở văn phòng của bạn. Không may, bạn chẳng nhớ là phải kiểm tra hộp thư cho đến khi vào cuối buổi chiều. Lúc này, bạn mới phát hiện rằng khách hàng đã muốn bạn biết về một vấn đề khó khăn mà chỉ có bạn mới có thể giải quyết - việc này mất nhiều thời gian. Trong trường hợp này, dĩ nhiên khách hàng có thể gọi điện trực tiếp cho bạn, nhưng để khắc phục thì nhiệm vụ của bạn là luôn phải cập nhật tình hình trong bất cứ thời gian nào. 

    Dịch vụ Google Voice (find.pcworld.com/70415) sẽ đáp ứng nhu cầu nhận cuộc gọi. Ban đầu, để tham gia dịch vụ này thì cần ai đó mời vào, nhưng bây giờ đã “mở” cho mọi người. Google Voice cung cấp một tính năng khá tuyệt dành cho người thường xuyên đi công tác: số điện thoại riêng có thể “reng” đến tất cả số điện thoại khác của bạn (cơ quan, văn phòng ở nhà, di động…) hoặc chỉ là những số điện thoại mà được bạn chọn. Dịch vụ này có thể chuyển từ voicemail sang dạng văn bản (text) và chuyển dữ liệu này sang e-mail - đây là một cách tuyệt vời khác để bảo đảm bạn nắm tất cả các nội dung quan trọng.

    Tùy chọn khác là Phonebooth (find.pcworld.com/70416), một dịch vụ tương tự được thiết kế dành cho người dùng là doanh nghiệp. Ngoài tính năng tự động chuyển cuộc gọi và chuyển voicemail thành dạng text, Phonebooth còn cho phép bạn tùy chọn thiết lập tự động đăng ký tham gia hội thảo/họp, do đó người gọi có thể tìm đến đúng bộ phận, và dịch vụ này cũng cung cấp một thiết bị nhấn để gọi (click-to-call) để bạn có thể đưa vào trang web của mình. 

    Cả 2 dịch vụ trên đều miễn phí, mặc dù Phonebooth OnDemand (20USD~389.000đồng)/tháng có hỗ trợ thêm một loạt các tính năng hữu ích khác, như các cuộc gọi đường dài hoặc gọi nội bộ không giới hạn.

    Tác vụ lặp lại e-mail tự động 

    Outlook 2010 sẽ có một tính năng để giúp tiết kiệm nhiều thời gian trong ngày, đó là Quick Steps. Tính năng mới này tự động thực hiện thường xuyên các tác vụ khác nhau trong e-mail, chẳng hạn như xóa và phản hồi nội dung e-mail một cách đồng thời, tạo một thông điệp mới đến toàn bộ thành viên trong nhóm của bạn, hoặc tự động chuyển nội dung mà bạn nhận vào đúng thư mục cụ thể mà đã được bạn phân loại dựa theo tên người gửi đến (sender). Quick Steps cho phép tạo tùy biến theo cách riêng bằng cách dùng “e-mail macro”, sau đó kích hoạt chúng chỉ bằng một cú nhấp chuột.

    Tránh sự quấy rầy ở mức tối thiểu 

    Bạn nghĩ rằng có thể hoàn tất nhanh các dự án hay không nếu như đồng nghiệp của bạn thường xuyên cắt ngang bằng việc đặt câu hỏi hoặc liên tục thắc mắc? PC World (Mỹ) đưa ra 2 lời khuyên để việc ngắt quãng giữ ở mức tối thiểu. Đối với những người mới bắt đầu tham gia dự án, cần tận dụng đầy đủ tính năng phản hồi tự động của Outlook vì sẽ rất hữu ích trong lúc bạn bị ốm hoặc nghỉ phép. Nhờ tính năng này mọi người biết bạn vẫn quan tâm đến dự án và đồng nghiệp của bạn sẽ không phản hồi qua e-mail hoặc gọi điện. 

    Ngoài ra, một cách khác là dùng cặp tai nghe. Bạn không chỉ dùng để nghe nhạc, mà có thể giúp bạn tạo không gian riêng tư cho mình để tránh sự làm phiền từ đồng nghiệp khác.

    Dùng e-mail thay gọi điện 

    Hình 3: Meebo hỗ trợ nhiều dịch vụ tin nhắn nhanh.

    Đến 4 giờ chiều, bạn muốn xử lý xong tất cả công việc để sẵn sàng trở về nhà. Bạn chỉ còn một nhiệm vụ là gọi đến khách hàng để làm rõ một chi tiết của dự án. Bạn đã gọi nhưng hóa ra người khách hàng này nói quá nhiều…, bạn không thể trở nên thô lỗ và cũng không thể dập máy, vì thế bạn phải đành “chịu trận”. Đó là lý do lớn nhất tại sao người làm việc văn phòng lại xem hình thức trao đổi qua email là quan trọng. Chắc chắn rằng, cách thức điện thoại trao đổi với khách hàng sẽ tạo sự thân thiện để giúp xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài. Tuy nhiên, bạn cần phải lưu ý đến thời gian nếu không sẽ rất lãng phí. 

    Thay vào đó, bạn nên dùng e-mail và chờ hồi âm. Bạn có thể luôn theo dõi nội dung phản hồi trên điện thoại thông minh của mình.

    Dùng tin nhắn nhanh thay e-mail

    Dùng e-mail có thể nhanh hơn gọi điện, nhưng vẫn chậm hơn sử dụng tin nhắn nhanh. Lấy lại ví dụ trước, bạn không thể rời văn phòng sớm cho đến khi muốn làm rõ một chi tiết của dự án. Khách hàng có thể sẽ không kiểm tra và trả lời email của họ trong vài giờ. Nhưng nếu có địa chỉ tin nhắn nhanh (IM) của khách hàng, bạn có thể đặt câu hỏi nhanh chóng nếu như bạn cùng sử dụng phần mềm IM tương tự. 

    Nếu như trường hợp khách hàng sử dụng Yahoo Messenger, còn bạn sử dụng Google Talk? Bạn hãy yên tâm vì có trình Meebo (find.pcworld.com/70426), một dịch vụ chat hỗ trợ nhiều nền tảng và được vận hành dựa trên trình duyệt, giúp bạn kết nối với bất cứ mạng lưới IM khác như AIM, ICQ, MSN, thậm chí cả Facebook. Dịch vụ này cũng không đòi hỏi bạn cài đặt bất kỳ phần mềm nào.

    Dùng tin nhắn thay tin nhắn nhanh

    Sử dụng tin nhắn nhanh sẽ “sướng” do cách này lấy được phản hồi nhanh, nhưng không phải lúc nào cũng có ích. Ví dụ, chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn cần sếp duyệt một bản hợp đồng mua bán nào đó nhưng sếp lại đang dự một hội thảo mà không thể truy cập IM? Cách đơn giản là gửi tin nhắn qua di động (chỉ xét trong trường hợp bạn nhận được sự chấp thuận để thực hiện điều này). 

    Đừng quá phụ thuộc vào sử dụng hình thức e-mail, vì lúc đó có thể sếp của bạn không chú ý trong hộp thư có thư mới cho đến khi cuộc họp kết thúc. Tin nhắn có thể dùng trong trường hợp khẩn cấp vì cách này hữu ích khi bạn đang ngồi trong cuộc hội thảo/họp. Chỉ cần gửi một câu hỏi trực tiếp ngắn gọn, chẳng hạn “Có đồng ý với bản hợp đồng mới trị giá 75 ngàn USD không”?

    Sếp của bạn đơn giản trả lời “Có”, lúc này bạn có thể nhanh chóng thực hiện các công việc tiếp theo của hợp đồng.

    Hình 4: Bạn có thể viện lý do “vắng mặt” ở các cuộc họp quá dài nhờ vào ứng dụng Fake-A-Call.

    Thoát khỏi cuộc họp không hồi kết 

    Hiếm khi một cuộc họp kết thúc đúng giờ quy định mà thường dây dưa kéo dài. Làm thế nào bạn “giải vây” cho chính mình mà không gặp rắc rối? Bạn có thể dùng cách thực hiện một cuộc gọi giả, nghĩa là bạn có thể nhờ một người bạn thân gọi vào thời gian cụ thể, hoặc cài ứng dụng cuộc gọi giả trên điện thoại thông minh (smartphone) của bạn. Ví dụ, dùng Fake-A-Call cho iPhone (find.pcworld.com/70427), ứng dụng này mô phỏng cuộc gọi từ các danh bạ liên lạc có thật hoặc danh sách liên lạc từ bác sĩ, luật sư chỉ ở dạng “hư cấu”. Thậm chí, bạn có thể tạo một đoạn script lặp lại để âm thanh gọi xác thực hơn. Chắc chắn, đây cũng chỉ là một mẹo nhỏ, do đó cũng tùy thuộc vào nhu cầu mà bạn quyết định tham gia cuộc họp dài như thế. 

    Nếu không có iPhone? Bạn cũng có thể dùng Fake My Call dành cho BlackBerry (find.pcworld.com/70428, 3USD) hoặc Fake-A-Call Free cho Android (find.pcworld.com/70429).

    Tránh bị kẹt xe khi về nhà

    Có thật sự là tốt khi bạn rời cơ quan sớm nhưng lại bị mắc kẹt do ùn tắc giao thông? Thay vì chờ đợi thông báo từ đài vô tuyến về tình hình giao thông nơi bạn đi qua, bạn có thể dùng ứng dụng trên VietMap, Vietbando… hiển thị trên bản đồ tình trạng tắc nghẽn ở khu vực bạn sắp đi qua để bạn có thể chọn tuyến đường khác để tránh khỏi những khu vực đó. Tham khảo bài “Thổ địa Việt” (A1006_96).

    Hoàn tất công việc ở bất cứ đâu

    Cách tốt nhất để thực hiện công việc một mình nếu như bạn không có mặt ở cơ quan? Đó là dùng chiếc máy tính xách tay của bạn để làm việc cho dù lúc đó bạn đang ở đâu, và kết nối với phần mềm có chức năng truy cập từ xa. Bạn có thể tham khảo find.pcworld.com/70430.
     

    ID: A1010_115