• Thứ Sáu, 24/12/2010 14:51 (GMT+7)

    Quản lý smartphone trong doanh nghiệp

    Phương Nga
    Điện thoại thông minh (smartphone) có bước phát triển mạnh mẽ từ lúc chỉ là thiết bị di động dùng để giao tiếp đơn giản. Đồng thời smartphone cũng làm thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận điện thoại của người dùng, từ lúc chỉ xem smartphone là phương tiện để “tán gẫu” không đem lại hiệu quả và cho đến khi trở thành thiết bị không thể tách rời trong công việc hằng ngày.

    Những nhân viên ngày nay có thể đi công tác nhiều nơi hơn nhưng thời gian nghỉ giải lao ít hơn. Tuy nhiên, lợi ích smartphone đem lại có thể bớt một phần gánh nặng cho nhà quản trị công nghệ thông tin (CNTT) phải hỗ trợ khi nhân viên gặp sự cố, nhưng đồng thời họ cũng chịu những rủi ro về bảo mật khi mang theo những dữ liệu nhạy cảm. 

    Khảo sát gần đây của RingCentral cho thấy tầm quan trọng của công việc kinh doanh gắn liền với chiếc smartphone như thế nào. Hơn 83% người được khảo sát đã không dùng cà phê buổi sáng trước khi thực hiện một cuộc gọi nào đó. Gần 80% nói rằng smartphone là thiết bị "sát cánh" với họ nhiều nhất để kiểm soát luồng công việc.

    Thách thức

    Ở nhiều công ty, đặc biệt ở các công ty nhỏ - những nhân viên luôn giữ chiếc smartphone trên tay và bộ phận CNTT phải quyết định cách thức nào để tích hợp hiệu quả những chiếc smartphone như BlackBerry, Android, iPhone và thiết bị cầm tay Windows Mobile vào hạ tầng mạng nội bộ của công ty. 

    Nếu thất bại trong quá trình tích hợp sẽ đồng nghĩa với việc mất cơ hội chuyển tải những tính năng quan trọng hỗ trợ công việc hằng ngày như lập lịch công việc và làm việc cộng tác. Nhưng việc này đồng thời là tai họa nếu dữ liệu nhạy cảm hay riêng tư của khách hàng bị mất. 

    Do đó, việc quản lý và cung cấp các dịch vụ tập trung cho tất cả điện thoại là rất khó khăn. Dưới đây là một số ứng dụng hiện có để quản lý smartphone. 

    Blackberry: BlackBerry Enterprise Server (BES) của RIM cho phép các bộ phận CNTT có thể kiểm soát hệ thống tin nhắn di động trong nội bộ. Tuy nhiên, ứng dụng này quá phức tạp và tốn kém đối với doanh nghiệp nhỏ. Nhận thấy điểm hạn chế này, RIM đã giới thiệu dịch vụ BES khác dành cho doanh nghiệp nhỏ, chẳng hạn BlackBerry Enterprise Server Express (find.pcworld.com/70177). 

    Phần mềm này tải miễn phí, cho phép công ty nhỏ có thể triển khai và quản lý đến 75 chiếc BlackBerry mà không cần thêm phần mềm hỗ trợ hay phí bản quyền người dùng. 

    Đối với dịch vụ cho thuê máy chủ, BES Express có thể hỗ trợ đến 2.000 chiếc BlackBerry, tuy nhiên cũng có một số hạn chế nhất định: không tương thích với IBM Lotus, Novell hoặc Groupwise và không thể tương tác với những dịch vụ tin nhắn tức thời như AIM hay Google Talk. 

    Windows Mobile: Microsoft Exchange có những tính năng cơ bản mà nhà quản trị CNTT cần để triển khai và quản lý smartphone hệ điều hành Windows Mobile. Các chính sách Exchange ActiveSync cung cấp công cụ kiểm soát mở rộng cho nhà quản trị CNTT. ActiveSync có thể tự động cung cấp truy cập e-mail Exchange và cho phép nhà quản trị CNTT kiểm soát các ứng dụng có thể chạy trên smartphone.

    Để có thể kiểm soát hiệu quả, các công ty nhỏ hơn có thể dùng Microsoft System Center Mobile Device Manager (MDM) 2008 để quản lý các thiết bị dùng Windows Mobile 6.1 và 6.5. MDM cũng cung cấp chức năng mạng riêng ảo (VPN) cho di động để giúp bảo mật nguồn dữ liệu và cho phép nhà quản trị CNTT xóa dữ liệu từ xa nếu smartphone bị đánh cắp hay thất lạc. 

    iPhone: Apple đã phát triển các công cụ cần thiết cho doanh nghiệp nhỏ để việc quản lý được đơn giản hóa và tập trung hơn. iPhone Configuration Utility 2.0 (find.pcworld.com/70179) cung cấp cho nhà quản trị CNTT những công cụ phù hợp, ví dụ họ có thể dùng tiện ích trên để thiết lập các chính sách về mã mật khẩu (passcode).

    Android: Mặt dù nền tảng Android vẫn còn đang hoàn thiện, nhưng lợi thế của nó là hệ điều hành nguồn mở. Mặt hạn chế là các công cụ và ứng dụng hỗ trợ để triển khai và quản lý các thiết bị dùng Android có chức năng tập trung thì rất ít. Nếu công ty của bạn dùng Google Apps Premier Edition để quản lý các dịch vụ e-mail và lịch làm việc, Android có thể là tùy chọn cần thiết.

    Quy về một đầu mối

    Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc nhân viên dùng các loại smartphone với nhiều nền tảng khác nhau cũng là vấn đề khó khăn, do nhà quản trị phải kiểm soát các danh mục "muôn màu muôn vẻ" trên smartphone của từng nhân viên. 

    Để an toàn trong quản lý, công ty nên xác định nhân viên nào của họ thật sự cần truy cập di động để xử lý công việc và nên cấp cho những người đó thiết bị cầm tay để phục vụ cho công tác. Theo cách đó, nếu lỡ điện thoại bị mất, bạn có thể xóa dữ liệu từ xa và giảm thiệt hại ở mức thấp nhất.

    Nhà quản trị CNTT cũng nên thiết lập chế độ ngăn chặn người dùng không có quyền truy cập e-mail và các nguồn tài nguyên nội bộ từ smartphone, chỉ trừ trường hợp họ được gán quyền để có thể truy cập vào dữ liệu quan trọng. 

    Hay có thể xem xét các nền tảng tương tự của hãng thứ ba như Good Mobile Control (GMC) từ Good for Enterprise (find.pcworld.com/70175). GMC cung cấp cho nhà quản trị CNTT các công cụ quản lý smartphone như quản lý thiết bị qua sóng di động (over the air), có thể phân chia và tuân theo quy định nhất quán về chính sách bảo mật trên di động, và xử lý sự cố và hỗ trợ cho người dùng cuối với các ứng dụng máy trạm dành cho iPhone, Android, Windows Mobile và những nền tảng smartphone khác.

    ID: A1010_127