• Thứ Sáu, 22/04/2011 15:55 (GMT+7)

    “Tuyệt chiêu” cho người dùng Gmail

    Hồng Anh
    Hãy sử dụng 4 tính năng bên dưới để cải thiện tính bảo mật cho tài khoản GMail cũng như tạo sự thuận tiện cho việc gửi email theo nhóm.

    Internet

     

    Thực tế cho thấy dịch vụ GMail của Google có rất nhiều "đồ chơi" để cung cấp cho hơn 190 triệu người dùng như: Các tính năng còn trong phòng thử nghiệm, tiện ích bổ sung và hàng loạt tính năng có khả năng tùy biến với từng nhu cầu sử dụng cũng như sự thuận tiện khi tích hợp lên thiết bị di động. Các tính năng và bản cập nhật mới nhất của GMail có liên quan đến khả năng bảo mật tài khoản, danh bạ theo nhóm và trình tán gẫu. Chuyên mục “Làm thế nào?” sẽ cùng bạn điểm qua 4 tính năng mới mà mọi người dùng GMail nên khai thác để làm việc hiệu quả hơn.

    1. Đăng nhập an toàn:

     

    Bất kể "độ mạnh" của tài khoản GMail mà bạn đang sử dụng là bao nhiêu thì nguy cơ liên quan đến tài khoản bị bẻ khóa, thư rác hay lừa đảo luôn tồn tại. Để bảo vệ tốt hơn nữa thông tin của người dùng, Google gần đây giới thiệu giải pháp xác thực 2 bước (2-step verification).

    Về cơ bản, xác thực 2 bước là một tính năng bảo mật giúp tài khoản GMail an toàn hơn bằng cách giúp xác định chính xác xem bạn có phải là chủ thực sự của tài khoản không. Tính năng này yêu cầu 2 giá trị độc lập cho việc xác thực: Mật khẩu và mã được cung cấp thông qua điện thoại di động. Để kích hoạt tính năng này, bạn vào mục Account Settings của tài khoản GMail. Sau đó, ở mục Security, chọn Using 2-step verification. Quá trình cài đặt có thể mất chừng 15 phút, bạn nên kiên nhẫn chờ đợi. Hãy làm theo các hướng dẫn để hoàn tất quá trình cài đặt.

    Lưu ý, bạn nên tạo một số điện thoại và mã bảo vệ dự phòng để dễ dàng truy cập hộp thư nếu chẳng may điện thoại bị đánh cắp hay thất lạc.

    2. Tạo nhóm danh bạ

    Có một giải pháp thông minh để tiết kiệm thời gian trong GMail đó là tạo nhóm (group) cho sổ danh bạ. Ví dụ, thay vì nhập từng địa chỉ email của ba, mẹ, anh, chị cho email chia sẻ hình ảnh chuyến dã ngoại, tính năng mới này trên GMail cho phép bạn tạo một nhóm danh bạ có tên đại loại như "family" (gia đình) và bạn chỉ cần gửi một email đến nhóm danh bạ này.

     

    Để tạo một nhóm danh bạ, nhấn chuột vào mục Contacts ở cột bên trái của trang chủ GMail. Sau đó, chọn các danh bạ mà bạn muốn bổ sung vào nhóm mới bằng cách nhấn chuột vào các hộp thoại ở kế tên của danh bạ tương ứng. Tiếp đến, chọn Groups và sau nữa là bạn vào mục "Create new". Bước tiếp theo, bạn đặt cho nhóm danh bạ này một cái tên (trong ví dụ này là “family”). Từ giờ trở đi, khi cần gửi email cho cả nhóm, bạn chỉ cần điền tên của nhóm danh bạ vào mục To (hay Cc).

    3. Hộp thư "ưu tiên"

    Được Gmail giới thiệu vào giữa năm ngoái, Priority Inbox có thể xem là một tính năng tiện lợi nếu bạn thường xuyên nhận một số lượng lớn email. Priority Inbox có chức năng phân loại thư rác và các email có nội dung quan trọng, sau đó sắp xếp chúng để giúp bạn dễ dàng nhận biết email cần thiết cho công việc. Công cụ này hiện đã có phiên bản cho thiết bị di động.

     

    Để sử dụng Priority Inbox, đầu tiên bạn cài đặt phiên bản GMail cho máy tính cá nhân. Bạn chọn mục Settings trên trang chủ Gmail và nhấn chọn thẻ Priority Inbox. Bạn thiết lập các thông số theo ý thích và nhấn chọn Save Changes. Một khi được kích hoạt, công cụ này sẽ tự động xuất hiện bên dưới màn hình Menu khi bạn truy cập địa chỉ gmail.com từ trình duyệt của điện thoại di động.

    4. Báo hiệu tin nhắn mới

    Nếu sử dụng Google Chat hay có thói quen thường xuyên kiểm tra hộp thư đến, Google sẽ giúp bạn dễ dàng biết là email vừa xuất hiện trong hộp thư hay khi bạn được liên lạc từ bạn bè trên Gchat. Bằng cách kích hoạt tính năng nhắc nhở chạy trên máy tính cá nhân, một hộp thoại sẽ xuất hiện mỗi khi bạn nhận được một email hay tin nhắn mới.

    Điều này tưởng chừng thú vị song lại chỉ có thể áp dụng với trình duyệt Chrome. Để kích hoạt, nhấn vào mục Settings trên trang Gmail. Cuộn xuống mục Desktop Notifications và đánh dấu tùy chọn kích hoạt tính năng nhắc nhở.

    ID: A1103_114