• Thứ Tư, 17/08/2011 08:45 (GMT+7)

    9 mẹo người dùng Microsoft Office cần biết

    Tuấn Trần
    Mặc dù bạn sử dụng Microsoft Office từ khá lâu, có thể bạn vẫn chưa biết đến nhiều mẹo giúp cải thiệu hiệu suất công việc.

    9 mẹo Microsoft Office sau giúp công việc của bạn hiệu quả hơn.

    Microsoft Word

    Chuyển đổi tập tin PDF sang Word: Bạn cần chỉnh sửa nội dung tập tin PDF nhưng không được, hãy thử dùng dịch vụ PDF to Word. Dịch vụ này cho phép bạn dễ dàng chuyển tập tin định dạng PDF sang Word. Ngoài ra, bạn có thể chọn dùng ứng dụng Nitro PDF Reader, cũng có tính năng tương tự dịch vụ PDF to Word.

    Tự động hóa thao tác với macro: Tính năng Macro tích hợp sẵn trong Microsoft Office giúp tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại. Nếu bạn đang dùng Office 2007, đầu tiên cần kích hoạt thẻ Developer: nhấn nút Office ở góc trên bên trái, chọn Word Options, nhấn chọn thẻ Show Developer trên Ribbon. Sau đó, khi cần ghi thao tác, chọn thẻ Developer, nhấn nút record để ghi thao tác và gán phím hay nút công cụ nào đó cho thao tác bạn vừa ghi.

    Xem nhanh tài liệu: Nhấn chọn View trên thanh trình đơn, chọn Thumbnails. Bạn sẽ thấy xuất hiện thanh cửa sổ bên trái trang tài liệu soạn thảo. Thanh này cho phép bạn xem nhanh toàn bộ tài liệu đang soạn thảo. Bạn có thể xem nhanh bất kỳ trang nào: chỉ đơn giản cuộn và nhấn chuột trên trang cần xem.

    Loại bỏ định dạng văn bản: Đầu tiên nhấn Ctrl-C để sao chép tài liệu, sau đó chọn Edit trên thanh trình đơn (nếu dùng Office 2007, nhấn trình đơn thả xuống bên dưới biểu tượng Paste), chọn Paste special, và chọn Unformatted Text. Bạn sẽ thấy tất cả định dạng (chẳng hạn các đường liên kết trang web) đều được loại bỏ.

    Tùy biến Microsoft Office

    Tùy biến trình đơn: nếu bạn không thích kiểu trình đơn dạng ruy-băng (ribbon) trên Office 2007, bạn có thể dùng tiện ích miễn phí UbitMenu. Tiện ích này là một add-on Office của hãng thứ 3, cho phép phục hồi trình đơn kiểu cổ điển (kiểu trình đơn trên Office 2003).

    Đặt mật khẩu cho tài liệu: Microsoft Word cho phép bạn đặt mật khẩu cho tài liệu nhằm ngăn người khác chỉnh sửa, xem. Bạn có thể đặt mật khẩu mở tài liệu, xem nhưng không chỉnh sửa, chỉnh sửa tài liệu. Nhấn chọn Save As từ trình đơn File, chọn Tools, chọn Security Options (nếu dùng Office 2007, chọn General Options).

    Tìm email thất lạc: Trên Outlook 2007, mặc định mục tìm kiếm All Items searches không hiển thị các email nằm trong thư mục Deleted Items. Nếu bạn cần tìm email bị thất lạc, có thể do xóa nhầm, hãy chọn Tools, Options, Preferences, và nhấn Search Options. Trong mục ‘Deleted Items', nhấn chọn Include messages from the Deleted Items folder in each data file when searching in All Items.

    Loại bỏ các thông báo: Để vô hiệu hóa các âm thanh và thông điệp thông báo của Outlook, bạn hãy vào trình đơn Tools, Options, Preferences, E-mail Options, nhấn chọn nút Advanced E-mail Options. Trong phần When new items arrive in My Inbox, bỏ chọn tất cả các tùy chọn.

    Nguồn: PC World Mỹ