• Thứ Tư, 03/07/2013 09:09 (GMT+7)

    Một số thủ thuật Google Calendar

    Bạch Đình Vinh
    Cho dù bạn là người mới hay người dùng lâu năm của Google Calendar, các mẹo sau sẽ giúp bạn kiểm soát nó tốt hơn.

    Hầu hết các thủ thuật này áp dụng được cả cho dịch vụ Google Calendar miễn phí và bản đi kèm với bộ ứng dụng trực tuyến trả tiền Google Apps for Business.

    Office cho Windows Phone 8

    Trong số những ứng dụng Office mạnh nhất cho smartphone có các trình biên tập tài liệu trên điện thoại Windows Phone 8.

    Măc dù còn xa mới bằng các công cụ trong phiên bản desktop, Office cho Windows Phone 8 cho phép bạn thực hiện các tác vụ cơ bản trên điện thoại di động của mình. Ứng dụng này có 2 ô cửa: ô “Recent” liệt kê những tập tin bạn đã tương tác gần đây, ô «Places» liệt kê các vị trí mà Office có thể tìm kiếm tài liệu Word, Excel, PowerPoint.

    Microsof Word: Trên Windows Phone 8, Word dùng khá ổn mặc dù nó chỉ cung cấp vài lựa chọn. Chạm vào biểu tượng bút vẽ trong khay menu cho phép bạn “sơn” định dạng lên văn bản đã chọn. Bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn văn bản chuẩn để tô đậm, in nghiêng cũng như thay đổi màu sắc, kích thước phông chữ. Các công cụ này không mạnh như của dịch vụ Google Drive và bạn không nhận được hỗ trợ nào cho việc chỉnh sửa cộng tác - trừ khi bạn trả cho Office 365. Tuy nhiên, nếu bạn đang cố làm một số công việc trên đường đi thì Word trên Windows Phone 8 sẽ đủ.

    Microsoft Excel: Nói chung, phần Excel của ứng dụng Office có giao diện đơn giản nhưng hấp dẫn: thanh menu chạy dọc phía dưới màn hình cung cấp nhiều nút để hoán đổi giữa các thẻ trên bảng tính, sử dụng chức năng Auto Sum, tìm kiếm bảng tính, phân loại các hàng và cột. Bạn cũng có thể đóng băng nhiều ô, giữ cho hàng có thể nhìn thấy; thêm ý kiến (comment) ​​và định dạng văn bản; thêm bộ lọc cho các cột của bảng tính. Tuy Excel trên Windows Phone 8 không mạnh như trên máy tính nhưng nó khá tiện dụng vì hỗ trợ cho các tập tin cơ bản và SkyDrive.

    Microsoft PowerPoint: Bản PowerPoint di động rất hữu ích vì là cách để xem tập tin PowerPoint. Bạn có thể chỉnh sửa các tập tin PowerPoint hiện đại (có phần mở rộng .pptx hoặc .pptm). Bạn không thể tạo ra những bài thuyết trình PowerPoint mới mà bị giới hạn vào việc sửa đổi văn bản, thay đổi thứ tự slide.

    Làm việc nhanh hơn

    1. Sử dụng phím tắt: Google cung cấp nhiều phím tắt bàn phím giúp bạn tiết kiệm thời gian. Để bắt đầu, bấm chữ C trên bàn phím để tạo ra sự kiện.
    2. Tìm nhanh bất kỳ ngày nào: Đăng nhập Google Calendar > bấm vào biểu tượng bánh răng > chọn menu Labs. Trong danh sách hiện ra, hãy bật Nhảy đến ngày (Jump to date), sau đó nhấp vào Lưu (Save). Công cụ Nhảy đến ngày sẽ xuất hiện ở bên phải lịch, và bạn có thể chọn bất cứ ngày nào để nhảy tới.
    3. Tùy chỉnh sự điều hướng lịch: Hãy đi tới chiếc lịch nhỏ ở bên trái của lịch chính > điểm sáng thời gian mà bạn muốn xem > lịch chính sẽ điều chỉnh ngay lập tức. Để thay đổi cách hiển thị cho lịch (ngày/tuần/tháng/…), nhấp vào biểu tượng bánh răng trên trang lịch của bạn > menu Cài đặt (Settings) > thẻ Chung (General). Hãy thay đổi các tùy chọn Giao diện mặc định (Default view), Giao diện tùy chỉnh (Custom view ) theo ý mình > nhấp Lưu.
    4. Giám sát lịch biểu: Nếu bạn có rất nhiều cuộc hẹn, lịch được chia sẻ thì xem theo ngày có thể rất rối mắt. Để xem danh sách toàn văn bản (plain-text) của các sự kiện cho ngày mới, nhấn vào nút Lịch biểu (Agenda) ở phía trên lịch.
    5. Làm mờ những sự kiện ít quan trọng: Để làm cho các sự kiện đã qua, các sự kiện lặp lại trong tương lai trông kém sống động một chút, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng > menu Cài đặt. Trên trang Cài đặt Lịch (Calendar Settings) hãy thay đổi tùy chọn Làm mờ sự kiện (Event dimming): tích vào hộp kiểm Làm mờ các sự kiện trước đây (Dim past events)/Làm mờ các sự kiện lặp lại trong tương lai (Dim recurring future events) hoặc cả hai.
    6. Ẩn những ngày cuối tuần: Để chỉ hiển thị từ thứ Hai đến thứ Sáu, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng > menu Cài đặt > thẻ Chung > tắt tùy chọn Hiển thị các ngày cuối tuần (Hide weekends).
    7. Để lịch làm việc, lịch chơi đều ở trong tầm tay: Để thiết lập sự chuyển đổi giữa lịch cho gia đình và lịch làm việc, hãy nhấp vào địa chỉ email ở góc trên bên phải của trang Google Calendar (nếu bạn có dùng Google+ thì nhấp vào mũi tên nhỏ hình tam giác cạnh ảnh đại diện) > ấn nút Thêm tài khoản (Add account) > nhập thông tin đăng nhập cho địa chỉ Gmail khác. Khi nhấp vào địa chỉ email ở góc đó, bạn sẽ thấy cả 2 tài khoản và có thể chuyển đổi qua lại giữa 2 lịch.

    Lập kế hoạch thông minh hơn
    8. Sắp xếp sự kiện trong 1 dòng: Bạn có thể thêm sự kiện trong 1 dòng văn bản mà không cần ấn nút Tạo (Create Event) màu đỏ và sử dụng form Tạo sự kiện đầy đủ. Hãy bắt đầu bằng việc nhấp chuột vào bất cứ nơi nào trong lịch > điền tên sự kiện vào trường Nội dung. Sau đó, nhấn Chỉnh sửa sự kiện và cung cấp thông tin cụ thể (sự kiện kéo dài từ khi nào tới khi nào, có lặp lại không,…). Sau khi hoàn tất  > nhấp vào nút Lưu.
    9. Xem lịch có sẵn của đồng nghiệp: Mở rộng menu thả xuống Lịch khác (Other calendars) ở bên trái lịch chính để xem danh sách các lịch bên thứ ba của bạn. Nếu công ty bạn sử dụng Google Apps for Business, hãy bắt đầu gõ địa chỉ email của ai đó và Google sẽ tự động điền phần còn lại. Chọn địa chỉ email hoặc tên để xem những cuộc hẹn của người đó.
    10. Ẩn các sự kiện bạn sẽ không tham dự: Nhấp vào biểu tượng bánh răng > menu Cài đặt > thẻ Chung. Trong danh sách hiện ra, hãy bỏ chọn mục Hiển thị những sự kiện bạn đã từ chối (Show events you have declined), sau đó nhấp vào Lưu. Ở phần Tự động thêm lời mời vào lịch của tôi, bạn có thể chọn không nhìn thấy những sự kiện đó, trừ khi bạn đã chấp nhận lời mời.
    11. Hãy để Google Calendar trả lời cho bạn: Hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng > menu Labs > bật Tự động từ chối sự kiện > ấn Lưu. Kể từ đó, những người mời bạn tham gia sự kiện sẽ nhận được trả lời ngay lập tức.
    12. Đừng bỏ lỡ cuộc họp tiếp theo: Để được nhắc nhở về cuộc họp tiếp theo đã có trên lịch, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng > menu Labs > bật Cuộc họp tiếp theo (Next meeting ) > ấn Lưu.
    13. Xem ai đang rảnh hay bận: Hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng > menu Labs > bật add-on Rảnh hoặc bận (Free or busy) > ấn Lưu. Công cụ Rảnh hoặc bận sẽ xuất hiện ở bên phải lịch, và bạn có thể nhập địa chỉ email của một đồng nghiệp để luôn nhận được thông báo trạng thái của người đó.

    Giám sát máy tính từ thiết bị di động

    Tất cả những gì bạn cần có để bắt đầu là một chiếc smartphone/máy  tính bảng, một gói cước dữ liệu và vài máy tính cần giám sát.

    Nếu bạn vẫn đang tốn thời gian cho việc thực hiện những thường trình bảo trì máy tính, kiểm tra cập nhật phần mềm, tắt chúng đi vào ban đêm,… thì đây là cách cho phép bạn kiểm tra máy tính của mình từ bất cứ nơi nào,.

    Bắt đầu: Hiện có sẵn nhiều phần mềm quản lý máy tính từ xa, nhưng chúng ta sẽ tập trung vào việc cài đặt, sử dụng một công cụ tuyệt vời tên là PC Monitor (http://mobilepcmonitor.com/) - miễn phí để sử dụng trên tối đa 3 máy tính. PC Monitor làm việc với các hệ điều hành iOS, Android, Windows Phone cũng như Windows, Mac OS X,Linux.

    Cài đặt PC Monitor: Việc cài đặt, cấu hình PC Monitor khá đơn giản và nên sử dụng các tùy chọn cài đặt mặc định. Hãy cài ứng dụng thích hợp trên mỗi hệ thống mà bạn muốn giám sát.
    Lần đầu tiên bạn khởi chạy PC Monitor Manger, nó sẽ nhắc bạn tạo một tài khoản để kết nối các máy tính với thiết bị di động của bạn (hoặc để giám sát các hệ thống qua web). Trong lần đăng nhập đầu, hãy nhập tên máy tính và tên nhóm cho hệ thống.

    Tùy chỉnh các bộ đếm (counter):
    Nếu muốn cấu hình một counter nào đó trong PC Monitor - ví dụ, để xem việc sử dụng CPU, bạn hãy nhấp vào thẻ System. Trong ô cửa hiện ra, có thẻ General, Services, Network, Scheduled Tasks. Thẻ Performance Counters có thể thiết lập các counter tùy chỉnh dựa trên những tiêu chí mà người sử dụng chỉ định.
    Thiết lập các cảnh báo: Để kích hoạt các cảnh báo trong PC Monitor Manager, người dùng chỉ cần nhấn vào các tùy chọn được liệt kê trên các thẻ của menu Notification. PC Monitor có thể gửi thông báo khi máy tính khởi động hoặc tắt, khi người dùng cụ thể nào đó đăng nhập hay khi ai đó cắm ổ đĩa lắp ngoài vào máy tính. Nó cũng sẽ gửi thông báo khi một bộ xử lý bắt đầu trở nên quá nóng. Để thiết lập những thông báo cao cấp hơn thì bạn phải làm một cách thủ công.

    Cài đặt ứng dụng PC Monitor trên di động: Sau khi đã cài đặt ứng dụng PC Monitor trên những máy tính mà bạn muốn theo dõi, bạn hãy cài đặt ứng dụng di động “đồng hành” trên thiết bị động của mình.

    Chọn một máy tính: Sau khi đăng nhập vào PC Monitor bạn sẽ thấy danh sách các hệ thống của mình. Chạm vào tên của hệ thống nào trong danh sách sẽ mang lại cái nhìn tổng quan, nhiều thông tin chi tiết về hệ thống đó.

    Theo dõi máy tính của bạn: Nếu bạn đã kích hoạt thông báo thì tất cả những gì còn lại mà bạn phải làm là khám phá ứng dụng di động để giám sát, quản lý các hệ thống của mình. PC Monitor sẽ gửi thông báo nếu cần thiết, nhưng ứng dụng di động cũng cung cấp dữ liệu thời gian thực. Sau khi ứng dụng được cài đặt trên một hệ thống, dịch vụ PC Monitor sẽ chạy ngầm. Trong thử nghiệm, dịch vụ PC Monitor hiếm khi dùng CPU và sử dụng không quá 44MB bộ nhớ RAM.

     

    Từ khóa: thủ thuật
    ID: A1305_84