• Chủ Nhật, 31/08/2014 09:21 (GMT+7)

    6 tính năng ẩn mạnh mẽ của Google Drive

    Huy Thắng
    Google Drive được yêu thích vì đơn giản và dễ sử dụng. 6 tính năng ẩn sau đây của ứng dụng này sẽ giúp bạn tạo ra những tài liệu, bảng biểu hay slide trình diễn có thể sánh ngang tầm với bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office.

    1. Research Tool

    Thế giới văn bản kỹ thuật số của chúng ta chủ yếu là dựa vào tính tương tác và người đọc thường muốn có những liên kết để kết nối đến các bài viết liên quan. Việc trích dẫn nguồn tin một cách chính xác trong một bài báo hay bản báo cáo khoa học là điều cần thiết để giúp người đọc có thể tham khảo thêm và xác minh những gì tác giả đề cập. Google Docs có một số công cụ để đơn giản hóa các nhiệm vụ phức tạp này.

    Research Tool giúp tạo những trích dẫn nhanh chóng trong tài liệu Google Docs.
    Research Tool là một công cụ trong Google Docs cho phép thêm một hệ thống trích dẫn nhanh liên kết với cơ sở dữ liệu tìm kiếm khổng lồ của Google. Để khởi động công cụ Research Tool, trong giao diện tài liệu .Docs đang mở trong Google Docs, chọn trình đơn Tools > Research. Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl-⌘-Shift-l trên máy Mac và Ctrl-Alt-Shift-I trên máy tính PC chạy Windows để mở Research Tool.

    Công cụ này có cửa sổ trống không khi mở ra lần đầu tiên, nhưng nó sẽ bắt đầu hiển thị những đề tài nghiên cứu tự động gợi ý dựa trên những gì bạn viết. Công cụ có 7 tùy chọn tìm kiếm: Everything, Images, Scholar, Quotes, Dictionary, Personal và Tables. Tính năng này sẽ cung cấp cho bạn một nội dung trích dẫn với định dạng phù hợp và làm cho quá trình trích dẫn trong văn bản mượt mà hơn đáng kể.

    2. Power Linking

    Power Linking thậm chí còn nhanh hơn so với công cụ Research Tool nếu bạn cần thêm nhiều liên kết vào một bài báo hoặc các tài liệu Google Docs khác. Để sử dụng nó, đánh dấu văn bản cần thực hiện và chọn Control-K (trên máy tính Windows) hoặc ⌘-K (trên máy Mac). Trình đơn tìm kiếm sau đó sẽ tự động đề xuất một liên kết. Nếu một trong những gợi ý là những gì bạn đang tìm kiếm, chỉ cần nhấp vào nó, chọn Insert và bạn đã hoàn thành. Nếu tìm kiếm ban đầu không cung cấp những gì bạn cần, hãy thay đổi cụm từ trong hộp tìm kiếm để cụ thể hóa nội dung cần tìm và có được kết quả phù hợp.

    3. Tạo đồ thị trong Google Sheets

    Trừ khi bạn là một người thành thạo Excel, ứng dụng Sheets của Google có đầy đủ những tính năng để xử lý hầu hết các nhu cầu cho bảng tính. Ứng dụng này cũng có một số tính năng hữu ích quản lý dữ liệu. Bạn có thể nhanh chóng tạo ra biểu đồ từ một bảng tính Google Sheet và tạo một trình thuật sĩ hướng dẫn thực hiện chúng của riêng bạn.

    Cửa sổ Chart Editor dùng để tạo đồ thị cho bảng tính Google Sheets.
    Để làm như vậy, hãy chọn biểu tượng Chart trên thanh trình đơn hoặc chọn Insert > Chart. Thao tác này sẽ làm xuất hiện cửa sổ soạn thảo biểu đồ Chart Editor. Trong thẻ Start, bạn có thể chỉnh sửa vùng dữ liệu gồm hàng loạt các ô và lựa chọn kiểu biểu đồ. Nếu không thích bất kỳ những kiểu có sẵn, hãy chọn một trong các tùy chọn khác bằng cách nhấn vào nút More. Cuối cùng, nhấn vào Insert để đặt biểu đồ vào trong bảng tính của bạn.

    4. Tạo bản đồ dữ liệu trong Google Sheets

    Một tính năng mạnh mẽ của Google Sheets là tạo ra một bản đồ dữ liệu dựa trên địa điểm. Ví dụ, nếu bạn có số liệu dân số hoặc các loại dữ liệu khác từ kết quả của nhiều nước khác nhau trên thế giới, bạn có thể tạo ra một biểu đồ trực quan để hiển thị dữ liệu này. Những dữ liệu này sẽ cần phải đi kèm thông tin về địa điểm cụ thể trong các ô.

    Bản đồ dữ liệu trong Google Sheets.
    Để bắt đầu, nhấn vào thẻ Chart và chọn Map. Tiếp theo, chọn tùy chọn GeoMap. Trong thẻ Customize, bạn có thể thay đổi màu sắc xuất hiện trên bản đồ của mình. Có rất nhiều loại đồ thị và phương pháp khác nhau đại diện cho dữ liệu xu hướng trong Google Sheets. Bạn có thể thử nghiệm và làm chủ bất kỳ tùy chọn khác nhau trong tính năng này.

    5. Thuyết trình từ xa với Google Slides

    Google Slides không cung cấp các loại mẫu trình chiếu của PowerPoint hoặc những hình ảnh thú vị của Keynote, nhưng ứng dụng này có thể là một công cụ giúp làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn đáng kể khi đang làm việc với nhóm dự án. Bạn có thể làm việc cộng tác trên một bản trình chiếu Google Slides giống như cách làm với Google Docs hoặc Google Sheets.

    Chuyển đổi tập tin Microsoft Power Point thành bài thuyết trình Google Slides.
    Bạn cũng có thể tải lên một tập tin PowerPoint, chuyển đổi nó thành một bài thuyết trình Google Slides và làm việc từ xa. Để tải lên một tập tin PowerPoint, hãy xác định vị trí của nó trên máy tính và kéo vào giao diện Drive. Chọn hộp chuyển đổi các tập tin sang định dạng Google Drive thích hợp. Một khi đã tập tin trình chiếu Slides sẵn sàng, hãy mời những người khác vào xem hoặc cùng chỉnh sửa bài thuyết trình.

    6. Sử dụng Google Hangouts làm việc cộng tác

    Google Hangouts là một dịch vụ không nên bỏ qua trong môi trường làm việc cộng tác của một dự án. Google xây dựng những ứng dụng hữu ích cụ thể vào Hangouts, do đó một nhóm làm việc có thể tham gia vào một cuộc trò chuyện video trong khi chỉnh sửa một tập tin. Để làm điều này, khởi tạo một “video hangout” và nhấn vào biểu tượng Drive ở góc trên bên trái của màn hình. Sau đó, bạn và bất kỳ thành viên khác của nhóm hangout sẽ có thể thảo luận về nội dung cụ thể của các tập tin theo thời gian thực.

    Khả năng chia sẻ màn hình này là một cách tuyệt vời để giúp giải quyết một vấn đề một cách rõ ràng hoặc có thể làm cho cuộc thảo luận dễ dàng hơn khi mặt-đối-mặt. Hangouts cũng hỗ trợ làm việc trên môi trường máy tính để bàn và di động, vì vậy bạn có thể tiếp cận với một thành viên trong nhóm nếu họ có ứng dụng Hangouts được cài đặt trên điện thoại hoặc máy tính bảng.