• Thứ Năm, 25/12/2003 11:15 (GMT+7)

    Làm việc an toàn với Outlook Express

    Nếu thường xuyên dùng e-mail trong giao dịch, sẽ có lúc bạn gặp phải tình huống:  chương trình e-mail có dấu hiệu bất ổn và tình trạng này gia tăng theo thời gian, buộc bạn thấy cần phải cài lại chương trình. Khi đó dữ liệu e-mail cần được bảo vệ đề phòng trường hợp bất trắc có thể xảy ra.

    Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách sao lưu dữ liệu trong Microsoft  Outlook Express (áp dụng cho OE 5 và OE 5.5 trên HĐH Windows 98) và cách gỡ cài đặt an toàn

    chương trình. Gỡ cài đặt OE một cách triệt để có thể không đơn giản như bạn tưởng, bạn cần phải tuân thủ đầy đủ 9 bước theo thứ tự như sau:

    1. Sao lưu registry

    2. Sao lưu những tập tin message (tập tin chứa nội dung thư có đuôi .dbx)

    3. Sao lưu các tập tin chứa sổ địa chỉ các e-mail của bạn (*.wab)

    4. Sao lưu tài khoản e-mail (e-mail account) và tài khoản tin tức (news account)

    5. Gỡ cài đặt Outlook Express

    6. Xóa những tập tin rác

    7. Xóa một số khóa registry

    8. Cài đặt lại Outlook Express

    9. Khôi phục lại tài khoản e-mail, tài khoản tin tức, các tập tin message và tập tin chứa sổ địa chỉ e-mail

    Bước 1: Sao lưu Registry


    Hình 1. Nhớ chọn All trong khung Export range. 

    Bạn nên sao lưu registry trước khi gỡ Outlook Express để đề phòng những sự cố có thể xảy ra do thao tác không hợp lệ khi sử dụng Registry Editor.

    Chọn Start.Run. Trong hộp thoại Open, gõ regedit và nhấn OK. Mở menu Registry,  chọn Export Registry File. Trong danh mục Save as type, chọn Registration Files (*.reg). Chọn All cho Export range. Trong hộp thoại File name, đánh tên tập tin là Backup Registry. Trong hộp thoại Save in, nhấn Desktop. Tại góc trên bên phải của hộp thoại Export Registry File, nhấn Create New Folder và đặt tên thư mục mới là My Backup Files. Nhấn Save.

    Lưu ý: Những thao tác trên sẽ lưu tập tin Backup Registry.reg vào thư mục My Backup Files ở trên Desktop. Trong các bước sao lưu tiếp theo, tất cả các tập tin cần sao lưu sẽ được lưu vào thư mục này (bạn có thể chuyển cả thư mục này vào thiết bị lưu trữ khác như đĩa CD nếu thấy cần thiết - Hình 1).


    Hình 2. Các tập tin .dbx sẽ hiện ra ở đây.

    Nhấn Exit để thoát khỏi trình soạn thảo Registry. Hãy kiểm tra để chắc chắn rằng tập tin Registry Backup.reg đã được lưu trong folder My Backup Files.

    Bước 2: Sao lưu thư từ

    Khi nhận hay gửi mail thì có thể bản sao của những mail đó đã được tự động lưu trên máy của bạn. Hãy làm theo những bước sau đây để sao lưu những mail đang nằm trong Inbox, Outbox, Sent Items hay trong bất kì thư mục nào do bạn tạo ra:

    Chọn Start.Find.Files or Folders. Trong hộp Look In, chọn My Computer. Nhập *.dbx tại hộp Named sau đó nhấn Find Now. Khi việc tìm kiếm hoàn tất, bạn sẽ nhìn thấy một chuỗi các tập tin với phần mở rộng là *.dbx trong cửa sổ Search Results (Hình 2). Chọn Select All (Ctrl+A); nhấn Copy (Ctrl+C). Đóng hộp thoại tìm kiếm lại. Nhấn đúp vào thư mục My Backup Files trên Desktop. Dán các tập tins đã copy vào thư mục này (Ctrl+V).

    * Bạn cũng có thể dùng cách sau: trong chương trình OE chọn Tools.Options, chọn Maintenance, chọn Store Folder... Hộp hội thoại sẽ hiển thị thư mục mà OE hiện đang lưu mail (chứa các tập tin .dbx).

    Bước 3: Sao lưu sổ địa chỉ cá nhân

    Sổ địa chỉ cá nhân là nơi lưu giữ các thông tin như tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ e-mail. Sau đây là các bước sao lưu sổ địa chỉ này:

    Chọn Start.Find.Files or Folders. Chọn My Computer trong hộp Look in. Nhập *.wab (Windows Address Book) tại hộp Named sau đó nhấn vào Find Now. Bạn sẽ thấy một danh sách các tập tin với đuôi mở rộng là .wab trong cửa sổ Search Results sau khi kết thúc việc tìm kiếm. Chọn Select All từ menu Edit. Chọn Copy từ menu Edit. Đóng hộp thoại Find All Files lại. Nhấn đúp vào thư mục My Backup Files trên Desktop. Chọn Paste từ menu Edit.

    * Bạn có thể vào Tools.AddressBook... để mở cửa sổ Address Book, sau đó chọn chức năng Files.Export.Address Book (WAB)... Bạn cũng có thể dùng chức năng Files.Export.Address Book...  và chọn Text File (Comma Separated Values) để lưu sổ địa chỉ dưới dạng tập tin .CSV.

    Bước 4: Sao lưu tài khoản E-mail và tài khoản thông tin


    Hình 3. Bạn nhớ lưu tập tin vào thư mục My Backup Files

    Việc sao lưu lại những thông tin trong tài khoản e-mail hay tài khoản thông tin là cần thiết trước khi gỡ bỏ OE.

    Sao lưu tài khoản E-mail. Khởi động OE. Trong menu Tools, chọn Accounts. Trên tab Mail, nhấn vào tài khoản mail bạn muốn sao lưu và nhấn Export. Trong hộp thoại Export Internet Account, nhấn Save (Hình 3).


    Hình 4. Gỡ bỏ OE 5.x bằng Add/Remove Programs trong Control Panel 

    Lưu ý: Bạn phải nhớ lưu những thông tin tài khoản e-mail vào folder My Backup Files trên desktop. Nếu bạn không chủ động chọn thư mục này rất có thể, theo mặc định, OE lưu những thông tin này trong một thư mục khác. Và như vậy bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để tìm chúng khi muốn khôi phục lại.

    Lặp lại công việc trên cho mỗi tài khoản mail mà bạn muốn xuất. Đóng hộp thoại Internet Accounts.

    Để sao lưu tài khoản tin tức, bạn chọn tab News. Các bước còn lại  làm tương tự như khi sao lưu tài khoản e-mail.

    Sau khi đã đảm bảo rằng registry, các message, sổ địa chỉ cá nhân, tài khoản e-mail và thông tin được sao lưu một cách an toàn, bạn mới có thể gỡ bỏ OE.

    Bước 5: Gỡ bỏ OE

    Đóng OE lại. Chọn Start.Settings. Control Panel. Nhấn đúp vào biểu tượng Add/Remove Programs. Chọn Microsoft Outlook Express rồi nhấn Add/Remove (Hình 4). Nhấn Yes nếu máy muốn xác nhận lại lệnh gỡ OE. Nhấn Yes để khởi động lại máy.

    Bước 6: Xóa bỏ các tập tin còn lại của OE

    Trước khi xóa bỏ tất cả những tập tin rác, tùy chọn Show All Files phải được bật trong Windows Explorer. Cách làm như sau:

    Chọn Start.Programs.Windows Explorer. Chọn menu View, nhấn Folder Options và chọn tab View. Chọn Show all files trong nhánh Hidden files. Nhấn Apply và nhấn OK. Cứ để Windows Explorer mở như vậy.

    Để kết thúc việc loại bỏ Outlook Express, xóa tất cả các tập tin còn lại trong thư mục sau:

     C:\Program Files\Outlook Express

     C:\Program Files\Common Files\ Microsoft Shared\Stationary

     C:\Windows\Application Data\ Identities

    C:\Windows\Application Data\Microsoft\Address Book

    C:\Windows\Application Data\Microsoft\Outlook Express

    Lưu ý: Có thể bạn sẽ không thấy thư mục C:\Windows\Application Data\Microsoft\Outlook Express trên máy của mình. Nếu đúng như vậy là do nó đã bị loại bỏ khi bạn gỡ cài đặt OE và không còn tập tin nào trong đó nữa.

    Chú ý: Đừng xóa thư mục C:\Program Files\Outlook Express (chỉ xóa tập tin chứa trong thư mục đó thôi). Nếu bạn xóa nó, OE có thể không chạy hay chạy không ổn định khi bạn cài lại OE.

    Bước 7: Xóa các khóa con (subkey) trong Registry

    Để hoàn tất việc gỡ bỏ OE, bạn phải xóa tất cả các subkey còn lại trong Registry do việc cài đặt OE để lại. Để làm điều này, bạn có thể dùng một trong hai cách sau:

    Phương pháp 1: Tải về và cài đặt tiện ích Outlook Express 5 RegClean

    Tiện ích Outlook Express 5 RegClean (OE5RegClean.exe) tự động loại bỏ tất cả các subkey còn lại của OE. Việc soạn thảo Registry không dễ dàng vì nó có thể gây ra những hậu quả khó lường. Vì thế bạn nên dùng phương pháp này để loại bỏ subkey rác.

    Bạn có thể tải tiện ích trên từ địa chỉ:

    www.microsoft.com/downloads/release.asp?ReleaseID=18924 (hoặc liên lạc với tòa soạn PC World để chép). Sau khi đã cài đặt, việc chạy chương trình rất đơn giản:

    Chọn Start.Programs.Outlook Express 5 RegClean. Trong hộp thoại Outlook Express 5 RegClean, nhấn Yes rồi OK. Khởi động lại máy để thay đổi có hiệu lực.

    Phương pháp 2: Xóa các subkey trong Registry bằng tay

    Bạn nhất thiết phải sao lưu lại Registry trước khi chỉnh sửa nó. Việc dùng Registry Editor không đúng cách có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng, đôi khi phải cài lại hệ điều hành (nếu đang dùng Windows NT hay Windows 2000, bạn cũng nên cập nhật lại đĩa cứu hộ dùng trong trường hợp khẩn cấp - Emergency Repair Disk). Bạn phải xóa các subkey sau:

    HKEY_CURRENT_USER\Identities

    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Outlook Express

    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\WAB

    HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Outlook Express

    Lưu ý: Giá trị mặc định của key sau đây là Address Book5

    HKEY_USERS \DEFAULT\Software\Microsoft\Outlook Express

    HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\WAB

    Lưu ý: Giá trị mặc định của key sau đây là Address Book5

    HKEY_USERS \DEFAULT\Software\Microsoft\WAB

    HKEY_LOCAL_MACHINE\Software \Microsoft\Active Setup\Installed Components\{44BBA840-CC51-11CF-AAFA-00AA00B6015C}

    HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\ Active Setup\Installed Components\{7790769C-0471-11D2-AF11-00C04FA35D02}

    Lưu ý: Nếu System Policies được cài đặt trên hệ thống thì xóa cả subkey sau:

    HKEY_USERS\user-name\Software\Microsoft\Outlook Express

    Để xóa các subkey bằng tay, hãy làm như sau:

    Chọn Start.Run. Trong hộp Open, gõ regedit.exe và nhấn OK. Tại bảng bên trái, nhấn vào ô dấu cộng (+) bên cạnh mỗi khóa Registry để mở nhánh cho đến khi tìm thấy khóa con mà bạn muốn xóa. Ví dụ, trong chuỗi registry sau đây:

    HKEY_CURRENT_USERS\Software\Microsoft\ Outlook Express thì khóa con cần tìm là Outlook Express.


    Hình 5. Xóa registry key thông qua menu phím phải chuột 

    Chọn Delete từ Menu Edit. Nhấn Yes để xác nhận xóa (xem Hình 5). Lặp lại từ bước 3 tới bước 5 cho mỗi khóa con mà bạn muốn xóa. Thoát khỏi Registry Editor. Khởi động lại máy.

    Bước 8: Cài đặt lại OE 5

    Chọn Start.Settings.Control Panel. Nhấn đúp vào Add/Remove Programs. Trong hộp thoại Add/Remove Programs, chọn Internet Explorer 5.x và Internet Tools. Nhấn Add/Remove. Nhấn Add a component rồi OK. Chọn Outlook Express ở phía dưới Communication Components của hộp thoại Windows Update: Internet Explorer and Internet Tools. Chọn Next. Khi việc cài đặt hoàn tất, nhấn Finish để khởi động lại máy.

    Bước 9: Tạo lại tài khoản E-mail và tài khoản thông tin, khôi phục lại các tập tin message và sổ địa chỉ

    Sau khi đã cài đặt thành công, công việc còn lại của bạn là phục hồi mọi dữ liệu mà bạn đã sao lưu.

    Nhập các message từ thư mục sao lưu


    Hình 6. Nhập lại địa chỉ e-mail từ tập tin đã sao lưu.

    Từ menu File, chọn Import rồi nhấn Messages. Trong hộp Select an e-mail program to import from, nhấn Microsoft Outlook Express 5, nhấn Next. Nhấn Import mail from an OE5 store directory, rồi OK. Nhấn Browse để tìm thư mục chứa các tập tin message đã được sao lưu. Chọn OK rồi nhấn Next. Nhấn All folders, nhấn Next rồi Finish.

    Nhập sổ địa chỉ

    Với tập tin .WAB:

    Từ menu File, chọn Import.Address Book... và chọn tập tin .WAB

    Với tập tin .CSV:

    Từ menu File, chọn Import.Other Address Book... Nhấn Text File (Comma Seperated Values) rồi nhấn Import. Nhấn Browse (Xem Hình 6). Định vị đến thư mục chứa tập tin sao lưu, chọn tập tin Backup.csv rồi nhấn Open; chọn Next rồi nhấn Finish. Chọn OK rồi đóng lại.

    Nhập tài khoản E-mail vào OE

    Chọn trình đơn Tools, chọn Accounts. Chọn tab Mail, nhấn Import. Trong hộp Look In, chọn thư mục chứa tập tin sao lưu thông tin về tài khoản E-mail (ở đây là thư mục My Backup Files trên desktop). Chọn tập tin chứa thông tin về tài khoản e-mail mà bạn muốn nhập rồi nhấn Open. Lặp lại các bước trên cho mỗi tài khoản mail mà bạn muốn nhập.

    Để khôi phục tài khoản thông tin (news accounts), bạn chọn tab News. Các bước tiếp theo được làm tương tự như khi nhập tài khoản e-mail vào OE.

    Trên đây là một số kinh nghiệm mà tôi thu thập được trong quá trình học và sử dụng Microsoft OE 5.x. Rất mong nhận được sự góp ý của các bạn về bài viết này. Chúc các bạn thành công.ÿ

    Trần Anh Khôi

    E-mail: vpc@fpt.vn

    Trung Tâm Năng Suất Việt Nam

    ID: A0201_75