• Chủ Nhật, 21/12/2003 12:38 (GMT+7)

    Làm chủ thao tác in ấn trong Windows

         Thao tác in ấn trong quá trình sử dụng máy tính thường rất đơn giản, nhưng điều khiển máy tính, máy in làm sao để nhận được các bản in nhanh nhất, dễ dàng nhất là điều cần bàn. Bài viết này sẽ giới thiệu các thủ thuật giúp bạn đạt được điều đó, tuy nhiên cũng cần lưu ý là một vài thủ thuật sẽ không có tác dụng trên một số loại máy in và máy in mạng.

    Mỗi khi ra lệnh cho máy tính in một văn bản, thông tin cần in và định dạng văn bản ngay lập tức được máy tính lưu thành một khối dữ liệu (tập tin) nằm chờ trên đĩa cứng, và khi có đủ thông tin để in trang đầu tiên của văn bản, Windows sẽ gửi thông tin cho máy in thực hiện nhiệm vụ của mình. Cơ chế in ấn như vậy giúp cho người sử dụng có thể tiếp tục công việc của mình trong khi máy in in văn bản. Nếu cơ chế in này không đáp ứng nhu cầu của bạn, bạn có thể sửa đổi lại cho thích hợp. Thủ tục truy cập đến từng máy in có trong máy tính của bạn thực hiện như sau: Nhấn Start hoặc Start->Settings, rồi nhấn (kép) vào biểu tượng Printers hay Printers and Faxes, tiếp theo nhấn chuột phải vào biểu tượng máy in bạn muốn thay đổi rồi chọn menu Properties. Đối với Windows 9x và Me, nhấn vào thẻ Details, rồi nhấn chọn nút Spool Settings. Đối với Windows 2000 và XP thì nhấn vào thẻ Advanced.

    Nếu bạn không muốn đợi máy in in xong văn bản rồi mới làm việc thì chọn chế độ Spool print job so program finishes printing faster, bước tiếp theo chọn Start printing after last page is spooled (hình 1).

    Nếu bạn muốn đợi xem kết quả được in ra trước khi trở lại làm việc với máy tính thì chọn chế độ Print directly to the printer. Lưu ý: đôi khi chức năng này bị vô hiệu hoá do máy in đang được chia sẻ với mọi người trên mạng. Chức năng này cũng đòi hỏi máy in của bạn phải được bật và bạn không thể nào dừng quá trình in ấn.

     

    In Khi Cần

    Khi nhấn nút in văn bản trong một ứng dụng nào đó, chỉ sau một khoảnh khắc máy in đã có đủ thông tin để làm việc. Windows 2000 và XP còn cho phép bạn xác định thời điểm máy in sẽ in văn bản vào lúc thích hợp nào đó. Chức năng này rất thuận tiện cho người sử dụng trong hệ thống mạng nội bộ, họ chủ động xác định lúc nào sẽ in và in cái gì vào thời điểm thích hợp, tránh lãng phí thời gian đợi chờ máy in không cần thiết. Cách sử dụng chức năng này như sau:


    Hình 1: Khai báo chế độ in spooled để không phải đợi máy in in xong văn bản mới có thể sử dụng được máy tính

    Vào Start->Settings->Printers, nhấn chuột phải và chọn Properties tại biểu tượng máy in bạn cần lập trình thời gian in ấn. Trong cửa sổ Properties, nhấn thẻ Advanced, nhấn chọn mục Available from rồi khai báo thời gian bắt đầu, kết thúc in. Cuối cùng nhấn OK (hình 2).

    Từ lúc này trở đi, tất cả các văn bản được gửi đến in tại máy in này phải đợi đến đúng thời gian khai báo mới bắt đầu in và kết thúc, cũng cần lưu ý là máy in đã được bật lên trong thời gian đó.

    Bạn cũng có thể thao tác để chức năng này chỉ tác động đến một tập tin dữ liệu nào đó đang đợi in ra, thay vì áp dụng cho tất cả. Cách làm như sau: Nhấn kép vào biểu tượng của máy in trong cửa sổ “Printers” hay “Printers and Faxes” để mở cửa sổ quản lý hàng đợi của máy in. Nhấn kép vào tập tin đang đợi in ra để mở cửa sổ Properties, ở thẻ General nhấn chọn Only from trong hộp Schedule, tiến hành khai báo thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc để xác định khoảng thời gian văn bản sẽ được in ra. Nhấn OK để chức năng này có hiệu lực.

     

    In Theo Cách Bạn Muốn

    Tùy theo điều kiện hoặc yêu cầu của công việc sẽ phát sinh những nhu cầu in ấn rất khác nhau: có lúc bạn muốn văn bản phải được in ra ngay lập tức, có lúc bạn lại muốn văn bản phải đợi đến đêm khuya mới in ra; có lúc ngày chẵn phải in theo một cách, ngày lẻ thì in theo cách khác; và nhất là đối với những máy in dùng chung trên mạng, bạn không thể áp dụng những thủ thuật vừa nêu vì sẽ ảnh hưởng đến công việc của mọi người... May thay, trong Windows vẫn có cách rất đơn giản mà vẫn thỏa mãn nhu cầu riêng của bạn: tạo nhiều biểu tượng (shortcut) khác nhau cho cùng một máy in, mỗi một biểu tượng thực hiện khai báo các thông số cấu hình khác nhau phù hợp cho một yêu cầu nào đó, tiếp theo khai báo tên của từng biểu tượng sao cho dễ hiểu và có tính gợi nhớ để dễ sử dụng về sau. Công việc này bạn chỉ phải thực hiện một lần, các bước thực hiện cụ thể như sau:


    Hình 2: Windows 2000 và XP cho phép lập trình thời điểm in văn bản

    Mở cửa sổ “Printers”, hay “Printers and Faxes” (Windows XP). Nhấn biểu tượng Add Printer hoặc Add a printer (XP). Thực hiện tuần tự theo các bước của Add Printer Wizard như là đang cài đặt một máy in mới. Khi chức năng Add Printer Wizard hỏi có muốn giữ các tập tin điều khiển máy in cũ không thì chọn Keep existing driver (recommended) rồi nhấn Next. Khi chương trình hỏi đặt tên cho máy in thì khai báo tên có tính chất gợi nhớ, ví dụ như: spooled printing cho chế độ in spool, direct printing cho chế độ in không sử dụng spool... Nhấn Next và thực hiện cho đến hết quá trình của chức năng Add Printer Wizard.

    Bước tiếp theo là tiến hành thực hiện các khai báo cấu hình in theo các yêu cầu riêng.

    Từ đây trở đi, khi nào muốn in văn bản ở một chế độ đặc biệt nào, bạn chỉ việc chọn biểu tượng thích hợp ở hộp thoại chọn máy in của cửa sổ in ấn.

     

    In Thu Nhỏ Để Lưu Trữ, Tra Cứu Về Sau

    Máy in phải hỗ trợ chức năng này. Windows có chức năng cho phép bạn in thu nhỏ một loạt các trang văn bản trên một trang giấy bình thường, rất tiện lợi cho yêu cầu tìm kiếm lại tài liệu sau này. Cách sử dụng như sau: Mở cửa sổ Print của phần mềm soạn thảo văn bản, đồ họa (MS Word, PhotoShop...), chọn loại máy in rồi nhấn vào nút Properties hoặc Preferences. Nhấn vào thẻ LayOut (nếu có), tiến hành khai báo số lượng trang in trên một trang giấy tại hộp có nhãn là Pages Per Sheet (thường có các giá trị là 1, 2, 4, 6, 9, 16 và Booklet), cuối cùng nhấn OK.


    Hình 3: Tạo nhiều biểu tượng cho một máy in để áp dụng các cấu hình in ấn khác nhau

    Điều Khiển Thứ Tự In Ấn

    Chương trình quản lý hàng đợi (print queue) của máy in là nơi người sử dụng quản lý quá trình in ấn văn bản, thông qua cửa sổ này người sử dụng có thể thiết lập độ ưu tiên, thứ tự in ấn, loại bỏ không in một văn bản nào đó.

    Khởi động chương trình quản lý hàng đợi của máy in bằng cách nhấn kép vào biểu tượng máy in nằm tại khay hệ thống (system tray) trên thanh TaskBar hoặc nhấn Start->Settings->Printers (Printers and Faxes trong Windows XP) rồi nhấn kép vào biểu tượng máy in cần truy cập. Nếu máy in đang thực hiện quá trình in ấn, chúng ta sẽ thấy danh sách các văn bản đang xếp hàng để được in ra.

     

    Muốn thay đổi thứ tự in ấn, hay độ ưu tiên, với Windows 98/Me chỉ cần nhấn chuột chọn văn bản cần thay đổi, kéo lên (xuống) là được. Với Windows 2000/XP, nhấn kép vào văn bản trong hàng đợi để mở cửa sổ Properties, tại thẻ General, di chuyển thanh trượt Priority để thay đổi độ ưu tiên (từ 1-99).

     

    Windows 2000 và XP còn cung cấp thêm một cách khai báo độ ưu tiên in ấn văn bản khác như sau: Thao tác mở cửa sổ Properties như đã nêu ở trên, nhấn chọn nhãn Advanced, rồi chọn Print Spooled documents first để máy in ưu tiên xử lý các văn bản đã được xuất ra hàng đợi. Chức năng này cũng vô hiệu hóa tất cả các thiết lập về độ ưu tiên như đã đề cập ở trên và làm cho tác vụ in ấn được thực hiện hiệu quả hơn.

    Nếu muốn loại bỏ in một văn bản đang nằm trong hàng đợi, nhấn chuột phải tại văn bản muốn bỏ và chọn Cancel Printing hoặc Cancel, ngoài ra cũng có thể nhấn chọn văn bản nằm trong hàng đợi rồi nhấn phím Delete, và nhấn Yes.

     

    In Nhanh Một Văn Bản

     


    Hình 4: Có thể in nhanh nhiều văn bản với cú nhấn phải chuột trong Windows Explorer

    Windows cũng cung cấp một cách để người sử dụng gửi thẳng nội dung văn bản đến máy in, không cần phải thực hiện một loạt các thủ tục như  khởi động phần mềm soạn thảo văn bản, mở tập tin cần in, nhấn nút khởi động in... Cách làm như sau: Khởi động Windows Explorer và di chuyển đến nơi lưu tập tin văn bản, nhấn chuột để chọn tập tin văn bản cần in hoặc đánh dấu chọn một loạt tập tin văn bản cần in, nhấn chuột phải tại tập tin hay danh sách tập tin đã được chọn rồi chọn Print (hình 4). Windows sẽ tự động mở văn bản cần in và ra lệnh cho máy in in văn bản, khi in xong lại tự động đóng phần mềm soạn thảo văn bản lại. Với các tập tin hình ảnh, Windows XP đôi khi lại khởi động chế độ in thông qua phần mềm Photo Printing Wizard, điều này làm bạn phải thêm vài lần nhấn chuột để thực hiện thủ tục in ấn.

     

    Phần Mềm Tiện Ích: Đổi Tên Tập Tin

    Như đã đề cập trong bài viết “Đổi tên nhiều tập tin, thư mục cùng lúc” đăng trong PCW VN số tháng 8/2002 (tr.100), Windows XP cho phép đặt tên một loạt các tập tin chỉ khác nhau ở số thứ tự cuối cùng. Bài này giới thiệu đến các bạn chương trình tiện ích Better File Rename, giá 15 USD, cho phép thực hiện chức năng tìm và thay thế tên cùng lúc cho một nhóm tập tin, thay đổi kiểu đánh số hoặc dùng chữ hoa và nhiều tính năng khác. Cách sử dụng như sau: chọn các tập tin hoặc thư mục trong cửa sổ Windows Explorer, nhấn chuột phải rồi chọn menu Better File Rename, cửa sổ các chức năng của Better File Rename sẽ hiện ra cho bạn chọn thực hiện. Phiên bản dùng thử giới hạn đổi tên chỉ với 10 tập tin, có thể tải ở địa chỉ find.pcworld.com/29831.

     

    PC World Mỹ 10/2002

    ID: A0210_102