• Thứ Ba, 16/12/2003 16:42 (GMT+7)

    Ra quyết định bằng... Excel

       
    Trong cuộc sống hẳn đã có lúc chúng ta cần phải ra quyết định, đôi lúc thật dễ dàng nhưng có những lúc thật khó khăn. Đôi khi các lựa chọn có những điểm tương đồng hơn kém nhau không bao nhiêu, và chúng cũng có những điểm không hoàn toàn giống nhau về mặt định tính và định lượng như: thích, không thích, hơi thích, rồi giá cả, kích cỡ... ôi! thật là rối rắm phải không các bạn? Có thể lấy ví dụ như khi quyết định mua máy tính, chúng ta có thể xét một số tiêu chuẩn như:

    -  Kiểu dáng đẹp

    -  Chất lượng tốt, nơi cung cấp có uy tín

    -  Giá cả phù hợp

    -  Bảo hành chu đáo

    Phù hợp công việc, khi cần có thể chơi game giải trí
    Một số nhãn hiệu nổi tiếng mà chúng ta hẳn sẽ nghĩ đến khi quyết định mua như:

    -  Acer Power

    Compaq Deskpro

    Mekong

    T & H

    Hoặc là... nhờ ráp
    Tất nhiên đây là ví dụ các nhãn hiệu “chung kết” trong suy nghĩ của ta, chứ thị trường máy tính thì... kể sao cho hết!

     

    Bây giờ mua máy nào đây? Máy nào vừa đẹp, vừa tốt, vừa có giá cả phù hợp,  quan trọng hơn nữa là khi máy có “vấn đề” thì còn có thể mang đến bảo hành mà vẫn được đón tiếp vui vẻ như khi mua! Xem nào? Máy của Compaq thì đẹp, tốt nhưng giá thì... Máy Acer cũng tốt vậy, máy Mekong thì sao nhỉ, lại còn máy T&H nữa? Hay là nhờ thằng bạn học máy tính mua đồ ráp hộ nhưng... lỡ có trục trặc thì không lẽ đòi nó bảo hành? Quyết định sao đây?
    Lúc này bạn có thể nhờ đến chức năng tính toán của Excel để hỗ trợ cho quyết định nan giải này. Chúng ta sẽ sử dụng Excel để lượng hoá những yếu tố định tính như mức độ thích, đẹp, chất lượng... đến các yếu tố định lượng như giá cả... thành những con số hầu có thể ra được quyết định.
    Trước hết chúng ta mở một bảng tính mới trong Excel, bạn có thể lập một bảng tính như hình 1. Ô B14 và B15 dùng để thể hiện kết quả lựa chọn quyết định sau cùng.
    Các ô A4:A13 dùng để thể hiện mức độ quan trọng của các yếu tố mà chúng ta lựa chọn. Yếu tố quan trọng nhất sẽ có số điểm cao nhất và được xếp theo thứ tự giảm dần theo mức độ quan trọng. Chúng ta sẽ sử dụng công thức để cho việc tính điểm được tự động, công thức A4: =if(b4=””,””,counta (b4:$b$13)), copy công thức này cho đến ô A13.
    Các ô B4:B13 thể hiện các yếu tố chúng ta lựa chọn, đầu tiên là yếu tố mà chúng ta cho là quan trọng nhất rồi đến các yếu tố có mức quan trọng kém dần. Các ô C4:C13 thể hiện loại, tính chất của các yếu tố. Gồm 02 loại:
    t (text) thể hiện yếu tố định tính qui định điểm cho 04 loại tính chất: 4 - tuyệt vời, 3 - khá, tốt, 2 - trung bình, 1 - hơi kém.
    n (number) thể hiện yếu tố định lượng: như giá cả...
    Phần còn lại D4:H13 dùng để chấm điểm từng nhãn hiệu máy theo các qui định trên. Tất nhiên những điểm chấm theo hình như dưới đây chỉ mang tính tham khảo.
    Bây giờ tới việc lập vùng tính toán cho dữ liệu trên. Từ A17:G28 ta lập một vùng tính mới như hình 2.
    A18:A27 lấy lại công thức tầm quan trọng của các ô A4:A13 ở trên, A18: =if(a4=””,””,a4), copy công thức cho đến A27.
    Tương tự như thế với C17:G17, C17: =if(d3=””,””,d3), copy công thức cho đến G17.
    B18 là nơi lượng hoá đầu tiên tầm quan trọng các yếu tố, công thức tại B18 là =if(a18=””,””,a18/sum($a$18:$a$27)), copy công thức cho đến B27.
    Bây giờ đến lúc chúng ta tính điểm cho từng yếu tố dựa trên sự kết hợp giữa tầm quan trọng các yếu tố (trọng số) và phần điểm cho mỗi lựa chọn của chúng ta. Ta lập công thức cho C18 như sau:
    =if(or($b18=””,d4=””),””,if($c4=”n”,((max($d4:$m4)-d4)/(max($d4:$m4)-min($d4:$m4)))*$b18,((d4-1)/3*$b18)))

     Công thức trên gồm 03 phần:
    Phần đầu là phần giúp cho dữ liệu được thể hiện đúng và đủ trong bảng tính, tức là phần nào không có dữ liệu thì sẽ không được tính. Phần này giúp cho bảng tính trông giống một “chương trình” hơn.
    Phần thứ hai áp dụng cho loại dữ liệu “n” tức là dữ liệu loại số, cách tính: Số lớn nhất của dãy các lựa chọn trừ cho số của chính lựa chọn đó rồi lấy kết quả này chia lại cho số lớn nhất vừa nói trên, mục đích chính là lấy ra được mức độ quan trọng của lựa chọn này trong dãy các lựa chọn. Rồi lấy mức quan trọng này nhân với trọng số.
    Phần cuối được áp dụng với các dữ liệu dạng “t” tức các dữ liệu được cho điểm theo cảm tính như. Ở đây chúng ta sử dụng thang điểm 1 (‘tuyệt vời’ sẽ là 1, ‘hơi kém’ là 0, còn ‘khá tốt’ và ‘trung bình’ thì nằm trong khoảng 1 và 0).
    Tiếp tục copy công thức của ô C18 cho các ô còn lại của mảng C18:G27.
    Công thức tại C28: =if(c18=””,””,sum (c18:c27)), copy công thức cho đến G28.
    Bây giờ kết quả của các lựa chọn đã hé lộ. Chúng ta sẽ dễ dàng thấy được đâu là lựa chọn tối ưu, đó chính là lựa chọn có số điểm cao nhất trong các lựa chọn. Lúc này công thức tại B15 là: =if(c28=””,””,max (c28:g28)), đây là số điểm cao nhất của các lựa chọn. Kết quả ai là người thắng cuộc vậy? Tiếp thêm chút nữa bạn sẽ được thoả mãn thắc mắc này. Lập công thức sau cho B14: =if(b15=””,””,choose(match(b15, c28:g28,0),c17,d17,e17,f17,g17,)).

    Vậy là chúng ta đã hoàn tất được một bảng tính hỗ trợ quyết định khá công phu. Cũng có thể bạn cho rằng “Sao mà công thức màu mè quá vậy!?”. Nhưng sau khi sử dụng bảng tính này vài lần cho các quyết định khác hoặc thêm bớt các yếu tố lựa chọn thì bạn sẽ thấy được “hiệu quả” của nó. Sự “màu mè” đó giúp bảng tính của chúng ta được gọn gàng, sạch sẽ và cũng có vẻ “chuyên nghiệp” hơn. Bảng tính này có thể giúp cho bạn quyết định nhiều chuyện khác nữa đấy, điều lý thú này đang chờ sự vận dụng linh hoạt của bạn.

    Đoàn Trung Dũng
    Khoa Quản Trị Kinh Doanh
    Đại Học Dân Lập Đông Đô
    Email: tdcomvn@hotmail.com

    ID: A0302_67