• Thứ Sáu, 09/01/2004 10:30 (GMT+7)

    Khắc phục hiện tượng "ngốn đĩa" của OutLook Express

    OutLook lưu giữ nội dung thư điện tử, địa chỉ liên hệ, lịch làm việc và ghi chú của người sử dụng vào tập tin có phần mở rộng là .pst. Trong quá trình sử dụng, loại tập tin này (.pst) có khuynh hướng ngốn đĩa rất nhanh. Để khắc phục hạn chế, phần mềm OutLook phiên bản 2000 và 2002 (XP) có chức năng AutoArchive giúp bạn sao lưu các thông tin ít khi sử dụng đến thành các tập tin nén rất tiện lợi. Cách sử dụng như sau:

    Chọn menu Tools->Options->Other, nhấn phím AutoArchive để tiến hành khai báo các thông số thích hợp. Chuyển chế độ View là Folder List, nếu muốn một nhánh nào trong cây thư mục được thực hiện AutoArchive theo các tiêu chuẩn riêng khác với các thông số cho trước của OutLook thì nhấn chuột phải vào nhánh (folder) đó, chọn Properties, chọn AutoArchive tab và tiến hành sửa đổi khai báo các thông số cần thiết. Cuối cùng chọn menu File->Archive và nhấn chuột chọn Archive all folders according to their AutoArchive settings, nhấn OK. Ngay lập tức chức năng AutoArchive được tiến hành, điều này giải thích tại sao cần phải khai báo các thông số cấu hình cho từng mục trước khi để OutLook tự động tiến hành chức năng này.

    Ví dụ trường hợp một người dùng muốn chỉ để lại các thư tín đã gửi, nhận trong thời gian 9 tháng trong năm 2002, còn các thư tín cũ nhận, gửi trong năm 2001 sẽ được lưu (và nén) vào một tập tin có tên là “2001 OutLook Archive.pst”. Các thao tác thực hiện tuần tự như sau: Chọn File->Archive, trong hộp thoại Archive chọn Archive this folders and all subfolder, rồi chọn folder mình cần thực hiện chức năng AutoArchive (trong trường hợp này là Personal Folder), khai báo giới hạn thời gian cần sao lưu gần đây nhất và chọn thư mục chứa tập tin sao lưu có tên như đã đề cập (xem hình). Rồi nhấn OK.

    Bước cuối cùng là thực hiện thủ tục “dọn rác” (compact) tập tin .pst để loại bỏ thực sự những thông tin không cần thiết trong tập tin. Trong OutLook 2002, nhấn menu File->Data File Management, chọn Personal Folders, nhấn phím Settings, chọn Compact Now. Trong OutLook 2000, nhấn chuột phải tại Personal Folders, chọn Properties for “Personal Folder”, chọn Advance rồi Compact Now.

    Nếu muốn lục lại các thông tin cũ trong tập tin sao lưu thì chỉ cần thực hiện thủ tục sau: chọn menu File->Open->Outlook Data File (phiên bản OutLook 2002) hoặc File->Open->Personal Folders File (.pst) (phiên bản OutLook 2000), rồi di chuyển đến nơi lưu giữ tập tin sao lưu trên đĩa cứng, nhấn kép vào tập tin cần dùng. Bạn sẽ duyệt được nội dung trong tập tin sao lưu như làm việc với các mục của OutLook.

     

    Bảo mật thông tin khi “chat”


    Lưu trữ dữ liệu của outlook để dễ quản lý

     

    “Chat” trên mạng không chỉ là một thú vui của giới trẻ mà còn là một phương tiện giúp giới doanh nhân, công chức nhà nước duy trì mối liên hệ thường xuyên với khách hàng, cộng sự của mình. Mặc dầu thông tin trên “chat” thường chỉ có đôi ba người biết với nhau, nhưng nếu đó là những thông tin nhạy cảm thì nguy cơ bị tiết lộ cũng tương tự như các loại hình dịch vụ internet khác (thư tín điện tử, nhắn tin...).

    Các phần mềm “chat” phổ thông như Yahoo Messenger, AOL Instant Messenger, MSN Messenger... thường không có chức năng mã hóa thông tin, thông tin chuyển giao trong lúc “chat” đều là những thông tin gốc, ai cũng có thể đọc được. Phần mềm tiện ích IMpasse giá khoảng 20 USD do IMpasse System xây dựng có khả năng mã hóa các thông tin “chat” với độ dài khóa mã 448-bit. Phần mềm này tích hợp tốt với các phần mềm “chat” thông dụng của Yahoo, Microsoft và AOL, và sẽ hỗ trợ cho ICQ trong tương lai. Bạn có thể tải bản dùng thử 14 ngày tại địa chỉ http://find.pcworld.com/30011.

     

    PC World Mỹ 10/2002

    ID: A0210_105