• Thứ Ba, 08/06/2004 14:07 (GMT+7)

    Quản lý thời gian bằng MS Outlook XP

     

      Hình 1
     
      Hình 2
     

     Hình 3

    Công việc bận rộn hàng ngày rất có thể làm bạn quên mất vài công việc quan trọng hay lỡ vài cuộc hẹn. Hoặc có thể bạn không thể nào thu xếp thời gian rảnh rỗi cho các hoạt động ngoại khóa yêu thích. Điều mà bạn cần đó là một thư ký riêng để quản lý, sắp xếp và nhắc nhở thời gian cho bạn. Nhưng nếu bạn chưa là giám đốc, tại sao không sử dụng một công cụ trợ giúp đắc lực có sẵn trong máy vi tính yêu dấu của mình? Tôi xin giới thiệu với các bạn chương trình khá quen thuộc: Microsoft Outlook XP.

    MS Outlook XP là 1 phần trong bộ MS Office XP, ngoài các tính năng gửi/nhận email thông dụng, nó còn là bộ công cụ quản lý thời gian (và công việc) tuyệt vời. Chức năng mà tôi muốn đề cập chính là Calendar: công cụ tuyệt vời giúp bạn sắp xếp kế hoạch làm việc trong ngày, tuần, tháng và thậm chí cả năm.

    Công cụ lịch làm việc (Calendar)

    Trong hình 1, bạn có thể thấy chính giữa là bảng giờ trong ngày. Tại đây bạn có thể sắp lịch cho công việc kéo dài trong 1 giờ hoặc trong nhiều giờ. Nếu lập kế hoạch trong nhiều giờ, bạn có thể rê chuột từ trên xuống trong khoảng thời gian mà bạn muốn, sau đó nhập vào nội dung kế hoạch. Bên tay phải phía trên là 2 cuốn lịch quản lý ngày trong tháng hiện tại và tháng sau. Phía dưới là Taskpad giúp bạn dễ dàng thêm công việc.

    Sau khi nhập phác thảo kế hoạch, bạn có thể cập nhật thêm chi tiết như địa điểm, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, nhắc nhở, ghi chú (hình 2). Đối với một cuộc họp bạn còn có thể sử dụng những chức năng đặc biệt như: mời họp bằng email, hoãn lời mời, lập cuộc họp, hoãn cuộc họp (tích hợp chặt chẽ với Contacts).

    Sau khi hoàn tất công việc lập kế hoạch, bạn có thể chiêm ngưỡng lại thời gian biểu của mình hoặc chỉnh sửa bất cứ lúc nào trong trang Outlook Today. Bạn nhấn vào nút Outlook Today ở panel bên trái. Tại trang này bạn có thể bao quát công việc, hoạt động trong ngày và cả trong tuần. Giao diện có thể tùy biến, người dùng nhấn vào nút Customize Outlook Today để chỉnh sửa giao diện. Hình 3 là giao diện của Outlook Today.

    Lời kết

    Dù là học sinh, sinh viên hay một nhà doanh nghiệp, bạn đều cần phải quản lý thời gian của mình, có như vậy thì cuộc sống mới thoải mái và năng suất làm việc cao. Hy vọng bạn sẽ tìm thấy những tính năng cần thiết với phần mềm MS Outlook XP.ÿ

    Ngô Vu Thăng
    ĐHBK TPHCM

    ID: A0405_113