• Thứ Ba, 15/06/2004 02:35 (GMT+7)

    Thủ thuật xuất dữ liệu trong Outlook

        WINAMP 5 ĐÃ SẴN SÀNG RA MẮT  
        Tiếp tục chương trình chơi nhạc nhỏ gọn, nhanh như Winamp 2.x và giàu tính năng Winamp 3.x, Winamp 5 chơi được mọi loại định dạng âm thanh và video, tạo playlist, xếp mục lục cho thư viện media, biểu hiện các đồ hình theo giai điệu nhạc. Ngoài ra, chương trình cũng có thể ghi đĩa CD theo đúng tốc độ của ổ đĩa bạn đang dùng. Phiên bản Pro có dung lượng 4MB, bạn có thể tải xuống tại địa chỉ find.pcworld.com/40664.  

    Microsoft Outlook là phần mềm rất hợp để quản lý e-mail, địa chỉ liên lạc và lịch làm việc. Nhưng nếu bạn muốn chuyển sang chương trình khác thì như thế nào? Hiện nay với chúng ta, thiết bị mang tính 'di động' nhất là chiếc điện thoại di động, vậy tại sao thông tin cá nhân và e-mail lại không 'di động' được?

    Tại sao không? Hãy hỏi Microsoft. Gã khổng lồ phần mềm này cũng đã nhúng tay vào để giúp bạn lấy e-mail, địa chỉ, các cuộc hẹn trong lịch và những dữ liệu khác ra khỏi tập tin .pst trong Outlook. Để thực hiện, bạn chọn File.Import and Export và sau đó chọn Export to a file. Các tùy chọn định dạng tập tin xuất đều là dạng văn bản được phân cách bởi dấu phẩy và dấu cách tab hoặc định dạng Access, Excel và .pst của Microsoft (xem Hình 1). Còn nếu bạn muốn xuất dữ liệu Outlook sang Palm PDA, đến địa chỉ find.pcworld.com/41432 để xem hướng dẫn.

    Xuất dữ liệu từ outlook


    Hình 1: Các tùy chọn xuất còn bị hạn chế của Outlook sẽ không cản trở bạn dùng những chương trình khác thay thế.

     

    Rất may, tác giả của các chương trình quản lý e-mail khác muốn giúp bạn 'giải phóng' dữ liệu Outlook. Nếu muốn chuyển sang dùng trình duyệt có kèm cả quản lý e-mail như Mozilla và Netscape thì công việc chuyển đổi này khá 'thuận buồm xuôi gió'. Khi trên PC bạn vẫn còn cài Outlook, (Mozilla 1.5 quy định Outlook phải là chương trình mail mặc định), bạn mở Mozilla hoặc Netscape, nhấn <Ctrl>-2 để khởi chạy Mail & Newsgroups, và chọn Tools.Import.

    Theo kinh nghiệm, ba tùy chọn mà chúng ta sẽ chọn trong hộp thoại kế tiếp chẳng khác biệt nhau mấy. Bạn chọn Address Books hay Mail thì chương trình cũng nhập tất cả các thư mục địa chỉ và mail từ Outlook vào, còn nếu bạn chọn Settings thì lúc nào chương trình cũng xuất hiện một thông báo lỗi là các thiết lập không quan trọng. Sau đó, bạn phải nhập thông tin tài khoản e-mail Server một cách thủ công (chọn Edit.Mail & Newsgroups Account Settings, sau đó nhấn Add Account).

    Mozilla và Netscape không có mục quản lý lịch, nhưng sau khi đã cài đặt plug-in Calendar miễn phí trang web của Mozilla (find.pcworld.com/40652), bạn sẽ có một công cụ thay thế đầy đủ tính năng không khác gì Outlook cho cả hai trình duyệt. Bạn chạy một trong hai chương trình đó và chọn Windows.Calendar để lập lịch.

    Calendar không thể nhập các địa chỉ liên lạc trực tiếp của Outlook từ tập tin .pst nhưng nó có thể đọc tập tin văn bản do Outlook xuất ra mà các trường cách nhau bằng dấu phẩy. Để xuất các cuộc hẹn từ Outlook, bạn chọn File.Import and Export, chọn Export to a file, chọn một định dạng được phân cách bởi dấu phẩy và nhấn Next. Chọn thư mục Calendar làm nguồn xuất, nhấn Next, đặt tên cho tập tin này (hoặc dùng tên mặc định), nhấn Next một lần nữa và sau đó nhấn Finish.

    Để nhập dữ liệu địa chỉ liên lạc vào Calendar, bạn chọn Tools.Import From File, nhấn OK để loại bỏ các cuộc hẹn trùng lặp, và sau đó chọn Outlook Comma Separated từ danh sách 'Files of type' trong hộp thoại Open vừa xuất hiện. Tìm và chọn tập tin .csv mà bạn đã tạo trong Outlook, nhấn OK, và nhấn No khi Calendar hỏi bạn có muốn mở tất cả các cuộc hẹn trong lần nhập này hay không. Bạn nên kiểm tra lại các cuộc hẹn mới được nhập vào vì quá trình nhập liệu không phải lúc nào cũng hoàn chỉnh.

      BẮT MẠCH PC    
      Bạn cảm thấy PC của mình chạy càng ngày càng lờ đờ ư? Hãy thực hiện bước chẩn đoán đầu tiên là xem xét CPU, RAM và bộ nhớ ảo của PC khi chạy nhiều chương trình khác nhau. Tiện ích Cool Beans System Info sẽ là một công cụ hữu ích. Tất cả các thông tin bạn cần đều được hiển thị trong một khung nhỏ cỡ bằng hai chiếc tem bưu điện. Đặc biệt, tiện ích này hoàn toàn miễn phí và bạn có thể tải ngay từ find.pcworld.com/40535.    

    Tìm các Newsgroups bằng gloogle

    Newsgroups - là các diễn đàn trực tuyến thường có tên như alt.politics. democrats và comp.os.ms-windows - đều là những nguồn thông tin sốt dẻo miễn phí nhưng rất khó tìm hoặc không thể tìm thấy ở bất kỳ nơi nào khác. Ngay cả khi bạn đã có chương trình newsreader chuyên biệt như Free Agent của Forte (www.forteinc.com) chẳng hạn, thì Google vẫn là một phương tiện tìm kiếm hoặc đọc lướt các newsgroup nhanh chóng và dễ dàng.

    Trước hết bạn hãy gõ vào groups.google.com để có thể đến được một trong các liên kết nhóm thuộc loại đầu bảng (alt., comp., và rec. là các điểm xuất phát rất tốt). Để tìm kiếm hết hàng ngàn nhóm tin, bạn gõ một chủ đề vào ô tìm kiếm và nhấn Google Search. Để đọc các thread khác trong cùng newsgroup, bạn nhấn liên kết newsgroup nằm ờ phần cuối của từng kết quả. Muốn tìm kiếm trên web, bạn nhấn tab web của Google.ÿ

    Bùi Xuân Toại
    PC World Mỹ 5/2004

    ID: A0405_122