• Thứ Tư, 05/11/2014 13:54 (GMT+7)

    Những công cụ làm việc cộng tác miễn phí không thể bỏ qua

    Huy Thắng
    (PCWorldVN) Với 7 công cụ được giới thiệu, bạn có thể phối hợp làm việc từ xa với đồng nghiệp để hoàn thành công việc trong khi vẫn tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh.

    Làm việc cộng tác là một trong những yếu tố quan trọng dẫn đến thành công cho các nhóm làm việc hay người giữ vai trò quản lý dự án. Theo một khảo sát gần đây của tổ chức American Community Survey, hiện có khoảng 2,6% người thường xuyên làm việc cộng tác qua mạng.

    Trong bài viết bên dưới, PC World Vietnam sẽ giới thiệu đến 7 công cụ "ngon, bổ và rẻ" mà bạn có thể khai thác chúng tức thời để có thể triển khai cho nhóm làm việc, doanh nghiệp của mình. Tất cả những gì bạn và đồng nghiệp của bạn cần vào lúc này, chính là kết nối Internet.

    Podio

    Podio thực chất là một mạng xã hội dành cho doanh nghiệp có thêm chức năng quản lý dự án. Mỗi người dùng sẽ được cấp một hồ sơ (profile) riêng và liên kết với những đồng nghiệp khác như giám đốc, người quản lý trực tiếp, quản lý dự án và trưởng bộ phận phát triển. Hệ thống cũng đi kèm ứng dụng chat, email nội bộ, danh bạ, lịch và ứng dụng quản lý tác vụ.

    Podio thực chất là một mạng xã hội dành cho doanh nghiệp có thêm chức năng quản lý dự án.
    Podio nổi bật nhờ những tính năng có thể tùy biến. Bạn có thể tự xây dựng cho mình những ứng dụng riêng bằng cách sử dụng trình Podio App Builder. Podio hiện được cung cấp qua 3 phiên bản: Podio Lite hỗ trợ tối đa 5 người dùng, trong khi Podio Teams và Podio Business dành cho nhóm làm việc và doanh nghiệp quy mô lớn hơn.

    Asana

    Asana được phát triển bởi hai tác giả Dustin Moskovitz (đồng sáng lập của Facebook) và Justin Rosenstein (cựu lãnh đạo mảng kỹ thuật của Facebook). Ứng dụng này là công cụ quản lý dự án cho phép người dùng tùy biến giao diện của họ để mang lại hiệu quả nhất.

    Asana hoạt động được trên hầu hết nền tảng, cung cấp khả năng linh hoạt để phân công nhiệm vụ cho các thành viên, thiết lập mốc thời gian, thời hạn và cho phép người dùng theo dõi công việc trên tablet, smartphone hay máy tính để bàn.

    Asana hoạt động được trên hầu hết các nền tảng.
    Một điểm thiếu sót là Asana không có tính năng chat nội bộ như đa số ứng dụng được giới thiệu trong bài viết này.

    Công cụ hỗ trợ miễn phí sử dụng cho tối đa 15 người dùng, trong khi các phiên bản tính phí khác có mức giá từ 50-800 USD/tháng tùy thuộc số lượng người dùng.

    Google Apps

    Bộ ứng dụng trực tuyến Google Apps gồm nhiều công cụ riêng biệt như Gmail, Hangouts, Calendars, Docs, Sheets, Slides,… Tương tự các ứng dụng trực tuyến khác, Google Apps cũng đòi hỏi phải có kết nối Internet. Google cũng cung cấp các phiên bản dành cho nhiều nền tảng khác nhau. Nhiều người dùng có thể cùng lúc cùng làm việc trên một tài liệu và thấy được những thay đổi theo thời gian thực. Họ cũng có thể giao tiếp với nhau qua tính năng chat theo nhóm hay thoại video.

    Bộ ứng dụng trực tuyến Google Apps gồm nhiều công cụ riêng biệt như Gmail, Hangouts, Calendars, Docs, Sheets, Slides,…
    Google hiện cung cấp phiên bản Apps for Work với nhiều dung lượng lưu trữ hơn, các địa chỉ email doanh nghiệm, tính năng gọi thoại và thoại video với mức phí 5 USD/người/tháng. Khi đăng ký gói 10 USD/người/tháng, bạn sẽ được cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn và thêm các công cụ quản trị khác.

    Yammer

    Yammer là mạng xã hội dành cho doanh nghiệp được Microsoft mua lại hồi năm 2012 với giá 1,2 tỷ USD. Đây là công cụ giao tiếp và làm việc cộng tác đáng lựa chọn với nhiều tính năng hoàn toàn miễn phí.

    Yammer là một mạng xã hội dành cho doanh nghiệp, một công cụ giao tiếp và làm việc cộng tác đáng lựa chọn.
    Người dùng có thể tạo một trang cá nhân, tạo và tham gia vào các nhóm, chia sẻ và “like” các câu bình luận, tải hình ảnh và đính kèm tập tin. Tuy nhiên, điểm nổi bật nhất của Yammer là các tính năng để giao tiếp giữa người dùng trong nhóm làm việc. Ngoài các tính năng miễn phí, bạn cũng có thể chọn phiên bản Yammer Enterprise với giá 3 USD/người dùng/tháng.

    Trello

    Trello là công cụ quản lý dự án với giao diện đơn giản và trực quan. Ứng dụng này sử dụng một mô hình gọi là Kanban vốn được Toyota sử dụng trong những năm 80. Các dự án được trình bày dưới dạng thẻ có chứa danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành và người dùng có thể chia sẻ chúng theo thời gian thực.

    Dự án được trình bày dưới dạng các thẻ có chứa danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành.
    Các thẻ này có thể hiển thị một vấn đề về kỹ thuật, thông số của dự án, cấu trúc nhân sự hay bất kỳ thông tin gì khác. Người dùng có thể tổ chức chúng theo cách của họ và theo dõi tiến trình bằng công cụ riêng.

    HipChat

    Nếu cần một không gian để tất cả mọi người trong nhóm của bạn gặp gỡ, chat và làm việc cộng tác, HipChat chính là nơi bạn cần. Công cụ giao tiếp đa nền tảng này cho phép bạn tạo các phòng ảo để họp hành cũng như chia sẻ tập tin, hình ảnh.

    Các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng tạo các phòng chat riêng, tổ chức những buổi họp trực tuyến và theo dõi tiến trình của dự án. Bạn cũng có thể thiết lập tính năng thông báo để đảm bảo mọi người có thể nhận được thông tin.

    HipChat là nơi để tất cả mọi người trong nhóm của bạn gặp gỡ, chat và làm việc cộng tác.
    Phiên bản HipChat Basic được cung cấp miễn phí, trong khi phiên bản HipChat Plus với mức phí 2 USD/người/tháng có thêm tính năng chia sẻ màn hình, dung lượng tập tin không giới hạn cùng nhiều tùy chọn quản trị khác.

    GanttProject

    Nếu quản lý dự án là nghề của bạn thì GanttProject có thể là một trợ thủ không thể thiếu. Ứng dụng quản lý mã nguồn mở miễn phí này được tạo ra từ năm 2003 và đã có nhiều bản nâng cấp tính cho đến nay.

    GanttProject là một trợ thủ không thể thiếu cho các nhà quản lý dự án.
    GanttProject cho phép người dùng tạo và tổ chức các nhiệm vụ, thiết lập mốc thời gian, tạo các đồ thị dạng Gantt và PERT cũng như xuất báo cáo ở định dạng HTML hay PDF. Điểm yếu của công cụ này là không có các tính năng mạng xã hội.