• Thứ Sáu, 05/06/2015 14:44 (GMT+7)

    Cuộc chiến giữa Google Apps & Microsoft Office 365

    Thạch An
    (PCWorldVN) Google Apps có mức chi phí thấp nhưng công cụ này có thể không thỏa mãn những gì bạn cần làm. Và ngược lại, có khá nhiều lý do tại sao Office 365 được các doanh nghiệp lớn tin tưởng.

    CIO và các nhà quản lý CNTT có nhiều sự lựa chọn khi nói đến công cụ làm việc dựa trên nền tảng điện toán đám mây, từ email, tài liệu, lịch cho đến chia sẻ file. Hai tùy chọn đầu tiên mà hầu hết mọi người đều nghĩ đến là 

    Gói sản phẩm này bao gồm nhiều ứng dụng riêng lẻ đã có sự thành công đối với với người dùng cá nhân ví dụ như Google Apps bao gồm Gmail, Hangouts, Drive và Calendar hay Office 365 là sự kế thừa của như Word, Excel, Outlook và PowerPoint. Hai sự lựa chọn này đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng, và là sự lựa chọn tốt nhất, phù hợp với nhiều loại hình cụ thể của doanh nghiệp và người sử dụng.

    Gmail là công cụ mạnh nhất của Google for Work

    Giá thành, lưu trữ và sự đơn giản

    Cả hai gói ứng dụng này bắt đầu từ những dịch vụ 5 USD mỗi tháng. Đối với doanh nghiệp thì Microsoft đòi hỏi một kế hoạch cam kết nguyên năm, trong khi toàn đó thì Google dựa cho phép sử dụng và thanh toán từng tháng một. Google cũng giảm 50 USD cho doanh nghiệp nếu có kết hoạch sử dụng dịch vụ nguyên năm của họ.

    Mỗi người sử dụng Office 365 được ít nhất 1TB dung lượng lưu trữ đám mây, còn đối với Google thì họ có phân chia đối tượng khách hàng rõ ràng hơn. Đối với doanh nghiệp nhỏ thì Google cung cấp không gian lưu trữ thấp hơn Office 365 khá nhiều khi dung lượng chỉ đạt 30GB. Tuy nhiên Google lại không giới hạn không gian lưu trữ dành các tài khoản có ít nhất 5 người sử dụng dịch vụ của hãng có giá trị hợp đồng thấp nhất 10 USD/ tháng hoặc 120 USD/năm.

    Google cũng được đánh giá cao vì sự đơn giản khi chỉ cung cấp 2 gói dịch vụ để người dùng lựa chọn. Trong khi đó Microsoft khá rắc rối trong việc lựa chọn một trong 6 gói dịch vụ của họ: 3 gói dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, 3 gói còn lại dành cho doanh nghiệp lớn với giá thành dao động từ 5-20 USD mỗi tháng với cam kết sử dụng hàng năm.

    Giá cả là một yếu tố quyết định quan trọng, nhưng quan trọng không kém đối với các CIO là những bộ tính năng, giải pháp an ninh bảo mật và kinh nghiệm của người dùng trên mỗi nền tảng. Các nền tảng điện toán đám mây được kì vọng mang đến sự an toàn, ổn định và dễ dàng hơn cho nhân viên trong việc tìm hiểu và sử dụng. Chi phí chỉ là một trong nhiều mối quan tâm của nhà quản lý CNTT khi phải cân nhắc nên đầu tư vào nền tảng đám mây nào để có hiệu suất công việc tốt nhất. Nhiều chủ doanh nghiệp không muốn thay đổi cách làm việc trong văn phòng của họ bởi những công cụ như Word, Exel hay Microsoft Outlook là kĩ năng tốt nhất của các nhân viên giàu kinh nghiệm. Những công cụ như của Google thì thường được khuyến cáo dành cho khách hàng có lực lượng lao động trẻ, am hiểu về công nghệ. Việc quyết định sử dụng nền tảng nào thì các nhà quản lý CNTT nên nhìn vào cách nhân viên sử dụng công nghệ và phục vụ cho công việc như thế nào.

    Văn bản với đồ thị phức tạp hiển thị trên các công cụ văn bản của Office và Google Doc

    Khi Google for Work chạy nước rút

    Trong nhiều trường hợp, Google for Work mang đến hiệu quả tương đương với gói chi phí của Office 365, và rất phù hợp cho các công ty khởi nghiệp hay doanh nghiệp nhỏ khi bị hạn chế về chi phí nhưng đáp ứng được hiệu suất công việc. Tuy nhiên việc tiết kiệm đi kèm với một số hạn chế đối với khách hàng doanh nghiệp. Có 4 giới hạn mà đến nay Google for Work vẫn chưa thể giải quyết dứt điểm như việc chia sẻ nội dung trên lịch, không có khả năng chuyển công thức Excel trực tiếp vào Google Spreadsheets, một số vấn đề về tính pháp lý của dữ liệu. Tuy nhiên những lợi thế của Google là rất đáng chú ý khi Gmail vẫn là dịch vụ email tốt nhất. Quen thuộc và tốc độ là sức mạnh lớn nhất của Gmail. Nhân viên ít nhiều đều đã có một tài khoản Gmail cá nhân, ngoài ra khả năng tìm kiếm gần như tức thời và thì Google còn tích hợp vào đó hàng loạt dịch vụ hỗ trợ khác.Trong khi Outlook mới của Microsoft trên nền Web chỉ được đánh giá là khá thân thiện về mặt giao diện.

    Google for Work hay mở rộng ra là Google Apps được thiết kế để tương thích với tất cả các loại thiết bị. Các tính năng như Google Docs, Sheets, Slides, Gmail, Calendar, và Google Drive đã cho thấy một diện mạo mới mà ít ai nhận thấy rằng Google đã xuất hiện trên thị trường hơn 6 năm.Thế mạnh của Google bao gồm cơ sở hạ tầng tích hợp chuyên sâu và một cấu trúc cấp phép đơn giản. Trong mọi trường hợp, Google đều cung cấp mức bảo mật và mã hóa chung và cao nhất, nhưng Office 365 lại bỏ rơi SSL ở phân khúc nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ.

    Office 365 mang đến hơi thở của thời đại khi ứng dụng những kế thừa từ di sản theo xu hướng công nghệ nhưng vẫn khiến mọi người hài lòng với các ứng dụng mà họ đã sử dụng trong nhiều năm qua. Office 365 dựa trên các sản phẩm kế thừa của Microsoft và ngày càng trở nên quan trọng trong hệ sinh thái đám mây doanh nghiệp. Điểm yếu của Office 365 nằm ở phân khúc di động khi hãng chỉ mới làm tốt trên hệ điều hành Windows Phone và không hỗ trợ các nền tảng khác. Google Apps lại trỗi lên với sự thành công của Android và xu hướng BYOD (Sử dụng thiết bị cá nhân cho công việc).

    Office 365 không cung cấp chỉnh sửa và làm việc ngoại tuyến (offline) cho các ứng dụng văn phòng trên nền tảng đám mây, và nếu bạn muốn thì doanh nghiệp phải mua với chi phí bản quyền khá cao. Trong khi đó, Google Docs cho phép người dùng chỉ sửa làm việc offline thông qua trình duyệt Chrome với những tính năng cơ bản.

    Google cũng đang rất nỗ lực để khẳng định mình với giới doanh nghiệp. Ví dụ, Google Apps Script là một biến thể JavaScript được thiết kế để có thể tạo ra các kịch bản để tương tác các ứng dụng của Google với nhau. Các đoạn mã kịch bản này sẽ hoạt động trên nền đám mây chứ không phải trên máy tính của người dùng. Mặt khác Office có một lượng lớn API cho phép người dùng phát triển thông qua các công cụ như .Net hay Visual Basic for Applications. Những chương trình này chạy cục bộ và có một hệ sinh thái lớn, lâu đời. Mãi đến hồi tháng 3/2015, Microsoft cuối cùng đã tính năng tự động Autosave vào ứng dụng Word trên điện toán đám mây, giúp khả năng xử lý văn bản trực tuyến bắt kịp so với một thập kỷ trước đây. Sức mạnh của Office nằm ở máy tính bàn còn Google thì trên nền Web.

    Kho giao diện người dùng của Office 365 lớn và phong phú

    Hiệu suất và quản trị

    Hiệu suất của 2 gói dịch vụ này về cơ bản có thể xét trên khả năng hoạt động của ứng dụng đối với các nhu cầu thực tế như làm việc với văn bản, bảng tính hay trình chiếu.

    Khả năng xử lý văn bản của Docs thuộc nhóm Google vẫn khiến nhiều doanh nghiệp phải băn khoăn, khi mọi thứ của họ quá thô sơ và mang đến cảm giác của ứng dụng văn phòng thập nên 90. Công cụ này cũng có hiệu suất chưa thực sự cao khi mà khó có thể xử lý tập tin văn bản lên đến 70 trang. Google Docs đã từng rất nổi bật khi cho phép nhiều người dùng cùng tương tác trực tuyến nhưng ưu thế này đã được san bằng khi Office 365 cũng có tính năng tương tự.

    Về bảng tính thì dường như không một ai nghi ngờ về khả năng của Excel và đây dường như trở thành một tiểu chuẩn trong công việc. Đó là lý do lớn nhất để trả lời câu hỏi tại sao Microsoft Office vẫn là lựa chọn mặc định cho hầu hết các doanh nghiệp. Google Sheets vẫn còn một chặng đường dài phía sau, việc tự động gợi ý khi nhập công thức đã được cải thiện trong những năm gần đây, và khả năng tự động điền nội dung đã được như mong đợi. Nhưng công cụ này vẫn còn thiếu khá nhiều tính năng khi mà Hỗ trợ bảng Pivot vẫn còn hạn chế, biểu đồ nghèo nàn và chưa có sự tương tác với công cụ bên thứ 3.

    Tương tự như với các công cụ xử lý văn bản và bảng tính, PowerPoint cũng có nhiều lợi thế hơn Google Slides khi xét về khả năng trình diễn. PowerPoint cung cấp nhiều biểu mẫu, cho người dùng nhiều sự lựa chọn để trình diễn, trong khi Google Slides khá nhàm chán khi chỉ có 20 mẫu cũ kĩ.
    Toàn bộ các hiệu ứng hình ảnh có sẵn trong PowerPoint phong phú và chất lượng hơn nhiều. Khả năng chèn video và hình ảnh vào slide khá dễ dàng với tính năng kéo/thả của cả 2 công cụ nhưng Google Slides không thể đọ lại PowerPoint với một thư viện khổng lồ và khả năng bố trí hình ảnh động và hiệu ứng chuyển tiếp.

    Các nhà quản lý CNTT luôn muốn có một sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu người dùng của họ và mục tiêu của công ty trước khi quyết định lựa chọn Google Apps hay Office 365. Đối với một số nhà quản lý thì một cách tiếp cận lai sẽ hiệu quả nhất. Tuy nhiên, sử dụng cả hai nền tảng cũng có thể dẫn đến công việc sẽnhiều hơn và các vấn đề củng sẽ phức tạp hơn dành cho phòng quản trị công nghệ.

    Office 365 cung cấp một mảng lớn các tùy chọn, nhiều ngõ ngách cũng lắm công cụ. Để nhà quản lý nắm bắt được hết mọi thứ cần khá nhiều thời gian nghiên cứu, đôi lúc họ cũng không có nhiều quyền năng đối với việc xử lý Exchange, Lync hoặc SharePoint bởi những công cụ này có ít nhiều liên quan trực tiếp đến nền tảng họ đang sử dụng. Còn quản lý Google Apps cho doanh nghiệp là tương đối dễ dàng vì các tùy chọn đơn giản và dễ sử dụng.

    Đối với các doanh nghiệp lớn, việc kiểm soát dữ liệu rất nghiêm ngặt và phức tạp, thì Office 365 có thể mang đến một hoạt động đa dạng những vẫn thỏa mãn được yêu cầu các nhà quản lý với tính phân cấp khá rõ. Đối với các tổ chức có nhu cầu tương tác, chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài, hay thậm chí cho phép can thiệp chỉnh sửa từ bên ngoài thì Google Apps là sự lựa chọn đáng tin cậy mà không quá tốn kém.

    Các gói Office 365 dành cho doanh nghiệp

    • Office 365 Small Business: cho phép bạn quản lý email tên miền của bạn và khả năng chia sẻ lịch, với 50GB lưu trữ cho email mỗi người dùng. Những công cụ khác đi kèm như SkyDrive hay chia sẻ với tập tin trực tuyến. Tất cả điều này có giá 60 USD mỗi năm .
    • Office 365 Small Business Premium: tăng lượng người dùng lên đến 25. Mỗi thuê bao có thể cài đặt các ứng dụng Word, Excel, PowerPoint, Outlook, và Lync. Gói công cụ này được niêm yết ở mức 150 USD mỗi người dùng mỗi năm.
    • Office 365 Midsize Business có thể đáp ứng được 300 nhân viên cho doanh nghiệp của bạn. Ngoài các tính năng doanh nghiệp nhỏ cao cấp, gói này với Active Directory giúp quản lý tập trung thông tin người dùng, xác nhận truy cập dữ liệu và đồng bộ hóa. Gói dự án này có thể lên đến 180 USD mỗi người dùng mỗi năm.
    • 3 gói Office 365 Enterprise danh cho doanh nghiệp lớn từ E1 cho đến E3 không giới hạn người sử dụng, đi kèm là các tính năng như Business Class Email, hội nghị trực tuyến, chia sẻ màn hình, và nhắn tin nhanh. Gói E3 cũng có được các ứng dụng trên di động như lưu trữ, công cụ eDiscovery Center với Exchange, SharePoint, Lync hay ứng dụng Power BI dùng để phân tích dữ liệu…
    • Ngoài ra còn có phiên bản chuyên dụng của gói sử dụng Office 365 như dành cho Chính phủ, Giáo Dục, Trường đại học và cho các trung tâm phi lợi nhuận

    Google Apps dành cho doanh nghiệp

    • Gói cơ bản Google Apps For Work: Với các tính năng cơ bản như Google Docs, bảng tính, trình chiếu, và lưu trữ dữ liệu hay bộ lọc thư rác Postini… có mức giá 50 USD/1 người/1 năm
    • Gói cao cấp Google Apps Unlimited: Ngoài các tính năng cơ bản thì gói này còn trang bị thêm tính năng Vault- trình quản lý email đạt yêu cầu về tính pháp lý, lưu trữ, tìm kiếm miền rộng, giữ lại và khôi phục tin nhắn đã xóa. Mức giá cho gói này là 120 USD/1 người/1 năm.

    PC World VN, 05/2015

    ID: A1505_57