• Thứ Hai, 27/02/2017 23:05 (GMT+7)

    5 công cụ sẵn sàng thay thế Google Docs

    Huy Thắng
    (PCWorldVN) Google Docs hiện là ứng dụng soạn thảo văn bản trực tuyến được nhiều người lựa chọn. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thử qua Microsoft Word Online, Dropbox Paper, Zoho Writer, Etherpad hay Nuclino.

    1. Microsoft Word Online

    Ngoài bộ phần mềm văn phòng Office vốn nổi tiếng từ lâu, Microsoft đã giới thiệu cả phiên bản trực tuyến nhằm phục vụ người dùng thích sử dụng mô hình đám mây. Office Online hiện có các ứng dụng Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Outlook, được cung cấp hoàn toàn miễn phí.

    Tuy nhiên, những ứng dụng Office Online đều có tính năng khá hạn chế so với phiên bản Office truyền thống có trả phí.

    Microsoft Word phiên bản Online
    Trong thời đại Internet ngày nay, các ứng dụng Office Online có thể nói là cực kỳ tiện dụng, đủ đáp ứng nhu cầu cho hầu hết mọi người dùng văn phòng thông thường. Chúng có thể đáp ứng hầu hết những việc mà đa số người dùng cần có từ bộ phần mềm Office. Các công cụ của bộ Office Online miễn phí dường như đảm đương được những công việc cơ bản.

    Theo đánh giá, Microsoft Word Online vẫn còn thiếu một số tính năng chính, ví dụ số lượng mẫu (template) tích hợp khá hạn chế. Cũng vì điều này, bạn chỉ có thể sử dụng những biểu mẫu văn bản có sẵn mà không thể tạo ra cái riêng của mình. Word Online còn chứa một số tính năng "nửa vời" (chẳng hạn như Merge Formatting) mà có thể bạn sẽ gặp phải trong thời gian dài sử dụng, tuy không đáng kể nhưng có thể gây bực bội trong một số tình huống.

    2. Dropbox Paper

    Đối với những ai đang sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây Dropbox thì Dropbox Paper là một lựa chọn dành cho nhu cầu soạn thảo văn bản trực tuyến tuyệt vời để thay thế cho Google Docs. Giao diện người dùng của Dropbox Paper khá đơn giản, mang đến khả năng làm việc tương tác theo nhóm. Cũng như Google Docs, Dropbox Paper cho phép nhiều người dùng có thể tham gia chỉnh sửa trên văn bản cùng một lúc. Mỗi người dùng sẽ có một màu sắc trỏ chuột khác nhau. Tên đầy đủ của từng người sẽ được hiển thị trên lề của văn bản.

    Dropbox Paper cho phép làm việc cộng tác theo nhóm
    Về góc độ soạn thảo văn bản thì Dropbox Paper mang đến những tính năng khá đơn giản, chỉ có một phông chữ và 3 kích cỡ chữ. Các thao tác cơ bản như in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang hay định dạng text sang dạng khối đều có trong Dropbox Paper nhưng tiện ích chỉ dừng lại ở đó mà thôi. Ngoài ra, Dropbox Paper còn có một số tính năng tuyệt vời khác. Việc thêm và quản lý hình ảnh khá dễ dàng, đặc biệt là nếu bạn đang sử dụng Dropbox để lưu trữ hình ảnh. Tương tự như vậy, nhúng nội dung khác cũng dễ dàng và bạn có thể nhúng từ YouTube, Vimeo, Spotify, SoundCloud, Facebook, Twitter và cả Google Docs.

    3. Zoho Writer

    Zoho Office Online cũng là một bộ công cụ trực tuyến giúp thực hiện các công việc văn phòng, gồm loạt ứng dụng Writer (soạn thảo văn bản), Sheet (lập bảng tính), Projects (quản lý dự án), Show (tạo trình chiếu), Creator (quản lý cơ sở dữ liệu), Planner (tạo nhắc nhở, ghi chú), Virtual Office (tích hợp lịch, email và một số chức năng khác).

    Giao diện trình soạn thảo Zoho Writer
    Nếu không ưng ý với trình soạn thảo văn bản Google Docs hay Microsoft Word Online, bạn có thể thử qua ứng dụng Zoho Writer chạy trên nền tảng web với nhiều tính năng mạnh mẽ không thua kém. Giao diện của Zoho Writer được thiết kế tùy chỉnh cho các mẫu màn hình rộng phổ biến ngày nay, khá gọn gàng, đẹp mắt và dễ dùng.

    Writer tích hợp hàng tá tùy chọn chỉnh sửa. Hầu như bất cứ điều gì bạn có thể làm trong Microsoft Word đều có thể thực hiện được trong Zoho, từ việc tạo thêm một thanh tiêu đề header và footer cho đến tính năng trực tiếp đăng tải tài liệu vào trang blog. Nó cũng có những tính năng nâng cao, chẳng hạn như Mail Merge và hỗ trợ chữ ký điện tử. Một tính năng rất tiện dụng khác là tích hợp khả năng chat để bạn có thể trò chuyện với đồng nghiệp trong khi làm việc.

    4. Etherpad

    Nếu môi trường làm việc của bạn cần sự cộng tác từ các đồng nghiệp thì Etherpad là một lựa chọn tốt bên cạnh Google Docs. Nếu không muốn đăng ký hay cài đặt, bạn có thể chọn phiên bản Etherpad Lite, trong đó có nhiều tính năng kết nối được mã hóa an toàn. Sau khi đã kết nối với Etherpad, một liên kết chia sẻ hoặc lời mời sẽ được gửi đến địa chỉ email của bạn.

    Etherpad được thiết kế dành cho dân lập trình
    Etherpad hoạt động dưới nền tảng trình duyệt web, cho phép soạn thảo văn bản trong một khung gọi là pad và mọi thao tác chỉnh sửa, thay đổi đều tự động cập nhật theo thời gian thực. Bạn cũng có thể chat trong thanh sidebar nằm bên cạnh pad. Etherpad còn cho phép phục hồi trở lại phiên bản tài liệu cũ nếu người dùng thực hiện sai một số chỉnh sửa nào đó.

    Theo nhận xét, ngoài khả năng hỗ trợ soạn thảo và chỉnh sửa văn bản trực tuyến, Etherpad còn là một công cụ hoàn hảo cho mã hóa và lập trình. Vì không có nhiều tính năng cao cấp như các phần mềm có trả phí khác, Etherpad nói chung chỉ phù hợp cho nhu cầu chỉnh sửa văn bản đơn giản, đồng thời hữu ích cho người dùng thường xuyên online.

    5. Nuclino

    Nuclino là một trong những dịch vụ nền tảng đám mây cung cấp chức năng soạn thảo văn bản cộng tác miễn phí tốt nhất hiện nay. Giao diện người dùng bố trí khá hợp lý, dễ sử dụng. Việc soạn thảo và chỉnh sửa văn bản trong Nuclino được hỗ trợ bởi những công cụ biên tập sắp xếp gọn gàng và dễ thực thi. Bên cạnh đó, Nuclino cho phép tạo nhiều nhóm làm việc, nhiều bảng khác nhau để soạn thảo, tạo lời mời dễ dàng, tạo thẻ thông minh và tích hợp với các dịch vụ như YouTube, Vimeo và Soundcloud.

    Nuclino hoạt động trên nền tảng đám mây
    Tuy nhiên, Nuclino không có nhiều tính năng mạnh mẽ nếu bạn muốn có một trải nghiệm biên tập thuần túy. Tương tự như vậy, dịch vụ không có tích hợp ứng dụng bảng tính. Do đó, nếu nhóm làm việc của bạn cần đến những chức năng chỉnh sửa và định dạng tài liệu cao cấp hoặc thậm chí cần đến những tính năng bảng tính cơ bản, thì có lẽ ngoài Nuclino ra còn phải cần sử dụng đến những dịch vụ khác.