• Thứ Năm, 15/01/2004 16:25 (GMT+7)

    Điều hành và xử lý thông tin tổ chức

    Sống để làm việc hay làm việc để sống, hãy để các nhà triết học hay nhà tư tưởng trả lời, và dù họ có kết luận thế nào thì cũng không thay đổi được một điều hiển nhiên: Tất cả chúng ta đang làm việc và hơn nữa, hầu hết chúng ta đang làm việc trong một tập thể.
    Việc thì rất nhiều, đủ loại: từ các dự án lớn đến những việc nhỏ, rồi những tác vụ phải làm hàng ngày hay những công việc bất chợt, ngoài kế hoạch. Có những công việc chi tiết cho từng cá nhân, cũng có công việc mà một tập thể phải thực hiện rồi chi tiết hóa cho từng thành viên. Những công việc đó được thực hiện như thế nào, vào thời điểm nào, cái gì quan trọng hơn, phải làm trước? Cái gì có thể để lại? Những câu hỏi đó đã từng xuất hiện hoặc sẽ xuất hiện ở rất nhiều tập thể, ở những nơi lãnh đạo cũng như nhân viên thấy thời gian của mình đang bị lãng phí, đồng vốn bị tồn đọng, máy móc thiết bị đã đầu tư chưa được khai thác hết công suất. Chúng ta hãy điểm qua một số nhu cầu cơ bản và thiết thực nhất.

    Đối với một dự án trong một tập thể, điều cần thiết là phải xác định rõ  ai làm gì và khi nào hoàn tất, làm sao liên kết hợp lý giữa các công việc để cả dự án hoàn thành đúng thời hạn, có chất lượng và chi phí thấp nhất. 
    Đối với mỗi cá nhân, điều quan trọng là cần có kế hoạch công việc cho bản thân, vừa có thể quản lý thời gian làm việc sao cho hiệu quả nhất, vừa để công việc luôn được thực hiện xuyên suốt, không bỏ sót bất cứ việc gì. Ví dụ: cuộc hẹn với khách hàng, báo cáo cho cấp trên theo đúng hạn... Hơn thế nữa, ai cũng mong muốn lãnh đạo sẽ giao cho mình một khối lượng công việc vừa phải và hợp lúc, tránh tình trạng lúc thì rảnh rỗi, ngồi không, lúc thì quá tải, ôm đồm. Muốn được như thế người lãnh đạo cần nắm rõ lịch làm việc của từng nhân viên. 

    Đối với một lãnh đạo, nhân viên cũng mong muốn được biết lúc nào cấp trên bận tiếp khách, hoặc đi công tác để có thể sắp xếp thời gian hoàn tất các công việc cần thiết, hoặc khi nào thì đến xin ý kiến là phù hợp nhất. Như vậy, lãnh đạo cũng cần thông báo kế hoạch và lịch làm việc cho những người cần biết.  
    Chúng ta ghi lịch, lên kế hoạch để có thể sử dụng tối ưu thời gian, vốn là một nguồn lực đặc biệt. Nhưng còn các tài nguyên khác thì sao? Hội trường, ô tô, máy chiếu, những tài sản dùng chung cũng cần được lên kế hoạch cụ thể.
    Tóm lại mỗi cá nhân đều cần ghi lịch công tác, kế hoạch làm việc của mình và theo dõi tiến độ thực hiện. Một tập thể cũng vậy. Và để làm được điều này, chúng ta cần có một hệ thống chung, một công cụ cho từng cá nhân làm việc và cả tập thể hoạt động.

    Những Cách Thức Làm Việc Phổ Biến Hiện Nay
    Để giao việc, cách thông thường là thông báo cho nhân viên, hoặc yêu cầu nhân viên đến gặp mặt trực tiếp. Tuy nhiên, khi các phòng, ban cách xa nhau, việc di chuyển giữa các phòng, ban sẽ gây lãng phí thời gian; còn thông qua điện thoại thì khó đi sâu vào chi tiết hoặc cung cấp tài liệu cần thiết liên quan đến công việc được giao. Một điều dễ thấy là trong các cuộc họp thì chỉ một người nói và chỉ đề cập tới một chủ đề nhất định trong một lúc, dẫn đến lãng phí thời gian.
    Còn phương pháp sử dụng “lịch công tác tuần” mà chúng ta thường thấy tại một số công ty thì sao? Tại từng phòng ban: anh A đi họp, cô B tiếp khách, v.v... Nếu anh A và cô B ít việc thì không sao, nếu họ đang bận việc khác hoặc có kế hoạch trước rồi thì có thể sẽ gây ảnh hưởng đến công việc. Đây là điều rất thường xảy ra.
    Sử dụng email để giao nhận công việc - cách này tốt, nhưng có một số điểm không thuận lợi. Thứ nhất, dễ lẫn lộn giữa việc giao/nhận nhiệm vụ và các email khác mà chúng ta vẫn nhận được hàng ngày; thứ hai, không có công cụ để theo dõi tiến độ thực hiện, như phân loại công việc theo tầm quan trọng, theo tính chất...
    Đấy là còn chưa kể đến trường hợp khi một ai đó đi công tác xa, làm thế nào để có thể vẫn biết mọi việc đang diễn ra trong công ty, vẫn có thể nhận việc và giao việc bình thường? Các phương pháp truyền thống hoàn toàn không thuận lợi để làm điều đó.

    Tìm Kiếm Giải Pháp
    Nếu có cầu, chắc chắn sẽ có cung. Û́ng dụng công nghệ thông tin (CNTT) có lẽ là giải pháp hiệu quả. Thử xem chúng ta sẽ yêu cầu gì đối với nhà cung cấp giải pháp.
    Một phần mềm (PM) chuyên dụng: dùng chung cho tất cả thành viên của tổ chức, có giao diện tiếng Việt thân thuộc, có cả tiếng Anh để khi cần thiết đồng nghiệp nước ngoài có thể cùng làm việc, và giúp hạn chế đến mức tối đa việc họp hành, để bất cứ ai cũng có thể cùng một lúc làm việc được với nhiều người ở những nơi khác nhau.
    PM đó cho phép mỗi cá nhân ghi sổ tay công việc, các sự kiện đang diễn ra hàng ngày, trao đổi với lãnh đạo cũng như nhân viên cấp dưới về tiến độ thực hiện công việc; cho phép ghi lịch cho một tập thể, cũng như chi tiết hóa các công việc, các dự án đang có và tiến độ thực hiện từng phần công việc. Nói tóm lại là PM đó, giải pháp đó phải cho phép chúng ta thực hiện đầy đủ các công việc được nêu ở đầu bài viết này. Và nếu chịu khó khai thác và sử dụng một PM như vậy, bạn có thể thấy một số thay đổi như sau trong công tác quản lý và điều hành.

    Hiệu Quả
    Đối với nhân viên: có ý thức hơn về công việc mình đang thực hiện. Nhiều người sau khi nhìn lại lịch làm việc của mình, chợt thấy mình quá ít việc, hoặc đa số các công việc đều trễ hạn. Có hai khả năng: lên kế hoạch chưa chính xác, hoặc cấp trên không giao việc. Đồng thời, khi công việc ít, các nhân viên cũng ý thức được và cố gắng hơn. Tất nhiên không phải là cố gắng ghi việc cho nhiều, mà cố gắng làm nhiều việc hơn, làm tốt hơn các công việc được giao. Người nhân viên cũng yên tâm hơn vì lãnh đạo luôn biết mình đang làm công việc gì, và sẽ luôn nhận được sự hỗ trợ khi cần thiết.
    Đối với lãnh đạo. Ít phải họp hành hơn, tổ chức công việc tốt hơn, và có được một công cụ để theo dõi tiến độ thực hiện, kiểm tra các công việc đã giao cho nhân viên, đồng thời có thể đánh giá lại hiệu quả quản lý.
    Trên đây chỉ là một số kết quả có thể đạt được, còn rất nhiều chức năng khác nữa mà một PM chuyên dụng có thể mang lại cho tổ chức của bạn.
    Thời gian không bao giờ chờ đợi, chỉ có chúng ta còn nấn ná nên hay không nên mà thôi!
    Những công cụ với các tính năng đã trình bày ở trên có thể tìm thấy trong khá nhiều sản phẩm có trên thị trường lâu nay, đặc biệt là sản phẩm của nước ngoài, chẳng hạn Lotus Domino của IBM, Microsoft: Exchange Server và Microsoft Outlook; Novell GroupWise. Tuy nhiên, trong vài năm qua, một số đơn vị PM trong nước đã đưa ra các sản phẩm tiếng Việt dành cho thị trường trong nước, chẳng hạn như Space Time Management của SSP, Company Operation System System của Netsoft (xem PCW B số 1/2003, trang 34) và Anytime Online của nhóm Vietkey...
    Trong các số tới, chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết hơn về một số giải pháp cụ thể.

    Trương Hồng Hạnh
    Hanhth&SSP.com.vn

    ID: B0310_37