• Thứ Năm, 15/01/2004 15:50 (GMT+7)

    PM quản lý tài chính và kế toán - Cần sự tách bạch rõ ràng


    Hình 1. Ví dụ cây điều khoản từ phân hệ Tài Chính , SSP-Rinpoche.

    Một trong những công cụ để nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp (DN) mà lãnh đạo DN cần đến là CNTT, với những phần mềm (PM) kế toán và PM quản lý tài chính chuyên nghiệp. Tuy nhiên, một ngộ nhận thường gặp ở các lãnh đạo DN Việt Nam trong quá trình lựa chọn công cụ quản lý tài chính và kế toán là: coi PM kế toán là công cụ để theo dõi và quản lý tài chính DN. Có thể ví von rằng: “Dùng PM kế toán để quản lý tài chính DN cũng như lái máy bay mà ngồi ở đuôi vậy!”...

     

    Ngộ nhận

    Thông tin về các nguồn lực tài chính là một trong những chỉ số quan trọng nhất trong quản lý DN. Để mang lại lợi ích trong quản lý, thông tin phải đảm bảo 3 yếu tố: đầy đủ, chính xác và kịp thời. Nếu giám đốc DN chỉ sử dụng các dữ liệu kế toán thì sẽ không đảm bảo được 3 yếu tố này. Chẳng hạn, bạn muốn biết chính xác đã chi bao nhiêu tiền hoa hồng cho tháng vừa qua, năm vừa qua? Số liệu từ PM kế toán có trả lời được không? Lý thuyết là có thể, nhưng thực tế là không! Bạn muốn biết chi phí kinh doanh chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng chi phí. Số liệu kế toán trả lời được không? Không! Bạn muốn biết hiện đang có bao nhiêu tiền mặt, số liệu kế toán có trả lời bạn kịp thời không? Lý thuyết là có, thực tế là không! Tương tự vậy, vô số câu hỏi mà người quản lý cần biết nhưng PM kế toán không giúp được. 

    Kế toán không đáp ứng yêu cầu đầy đủ, chính xác, và kịp thời, không phải do bộ phận kế toán hoạt động không tốt, mà do chúng ta hiểu chưa đúng về hoạt động kế toán, và do đôi khi bộ phận kế toán đánh giá quá mức vai trò của mình. Những nguyên nhân đó đã dẫn đến nhu cầu sai về PM kế toán.

     

    Nguyên nhân

    Tại sao lại có chuyện này, các nước khác có không, các DN nước ngoài có không? Câu trả lời là: Không!

    Nguyên nhân sâu xa xuất phát từ mô hình Doanh Nghiệp Nhà Nước (DNNN)!

    DN bao giờ cũng chịu tác động của ba đối tượng chính là: chủ DN; thị trường và Nhà Nước.

    • DN kinh doanh theo hướng mà chủ DN muốn. Chủ nào cũng muốn thu được nhiều lợi nhuận;

    • DN sản xuất và kinh doanh theo quy luật cung cầu của thị trường;

    • DN chịu sự quản lý của Nhà Nước, có trách nhiệm và nghĩa vụ nộp thuế;

    Với một DN  bình thường, đó là ba đối tượng khác nhau. Một cái kiềng ba chân, vững!

    Với một DNNN thì ông chủ đồng thời cũng là người đòi DN nộp thuế!

    Như vậy, một cái kiềng bình thường có ba chân, giờ chỉ còn hai. Hãy thử nấu cơm bằng kiềng hai chân, bạn sẽ biết ngay.

    “Ông chủ” vừa muốn đạt được nhiều lợi nhuận, vừa muốn thu được nhiều thuế, vậy là vai trò của kế toán trong DNNN được đẩy lên: Vừa làm nghiệp vụ kế toán, vừa nắm nghiệp vụ tài chính!

    Lối tư duy của DNNN, do yếu tố lịch sử, ảnh hưởng rất nhiều đến các DN khác (phi quốc doanh), đó là nguyên nhân chính của câu chuyện trên!

     

    Cách giải quyết: chia để trị


    Hình 2 .Ví dụ biểu đồ phân tích tài chính SSP-Rinpoche.

    Hãy tách riêng nghiệp vụ tài chính ra khỏi nghiệp vụ kế toán, mọi chuyện sẽ ổn thỏa. Tài chính phục vụ cho mục đích quản lý, điều hành. Kế toán tính thuế, trả thuế và báo cáo, theo dõi (thông tin về tài chính phải đi trước thông tin kế toán).

    Tuy nhiên, phương án này vẫn chưa thực sự được triển khai ở nhiều doanh nghiệp (như trên đã phân tích). Thực tế, vẫn có rất ít DN Việt Nam lập ngân sách và dùng ngân sách làm công cụ để quản lý và điều hành. Vì thế, hầu như chưa có PM chuyên dụng cho việc quản lý tài chính và ngân sách (mà chủ yếu các PM kế toán vẫn đang đảm đương).

     

    PM quản lý tài chính

    Đây mới là công cụ chính để điều hành, để có những quyết định chính xác, tác động kịp thời. PM loại này sẽ cho phép DN lập ngân sách và theo dõi tình hình thực hiện ngân sách, lên các kế hoạch tài chính. Đồng thời cũng cho phép lãnh đạo DN chuyển quyền quyết định các phiếu thu, chi đã được lên kế hoạch trước xuống cho các lãnh đạo cấp dưới, giảm bớt việc mà vẫn yên tâm không sợ thu, chi ngoài tầm kiểm soát.

    Ngoài ra, PM quản lý tài chính còn cho phép DN quản lý toàn bộ công nợ khách hàng và các nguồn tài nguyên khác của DN. Và điều quan trọng là tất cả đều thật và kịp thời.Chúng ta cần luôn để ý: Thông tin về tài chính phải đi trước thông tin kế toán, và tốt nhất là đừng để bộ phận kế toán làm công tác tài chính. Nếu không…Dùng phần mềm kế toán để quản lý tài chính doanh nghiệp cũng như lái máy bay mà ngồi ở đuôi vậy!

    Trương Hồng Hạnh

    Hanhth@ssp.com.vn

    ID: B0311_36