• Thứ Năm, 01/01/2004 14:54 (GMT+7)

    Mua phần mềm ERP: dễ hay khó


    Ông Phí Anh Tuấn, giám đốc công ty AZ giới thiệu giải pháp ERP nội địa cho doanh nghiệp.

    Công ty cổ phần S, một nhà sản xuất đồ gỗ xuất khẩu và cung cấp dịch vụ trang trí nội thất lớn tại TP.HCM, sau nhiều năm ăn nên làm ra, đã bắt đầu cảm thấy lúng túng trong quản lý khi khối lượng giao dịch tăng lên quá nhanh, cùng với đó là hàng núi hoá đơn, vận đơn, chứng từ, lịch sản xuất... Hệ thống quản lý bằng giấy tờ của công ty đã bị quá tải và cần được thay thế bởi một giải pháp hiện đại hơn. Ban lãnh đạo công ty quyết định đầu tư đồng bộ một hệ thống tin học ERP (hệ thống quản lý tổng thể) cho các phòng ban từ bán hàng, kế toán, đến hậu cần, kho bãi. Chủ tịch HĐQT tuyên bố tiền không phải vấn đề, miễn là mua được hệ thống tốt. Chủ trương đưa ra ai cũng phấn khởi. Trưởng phòng tin học được giao trách nhiệm tìm hiểu các sản phẩm đang có trên thị trường (giao trách nhiệm tìm hệ thống phần mềm quản lý cho phòng Máy Tính là một thói quen thông thường của nhiều doanh nghiệp, chúng ta sẽ đề cập đến vấn đề này trong một bài viết khác).

     

    Được giao trọng trách, trưởng phòng tin học đăng thông báo mời thầu trên một tờ báo lớn. Sau vài ngày, điện thoại và email bắt đầu được gửi đến tới tấp. Ai cũng đảm bảo sản phẩm của mình là nhất, đã được áp dụng thành công ở công ty X, doanh nghiệp Y, sử dụng các công cụ phát triển hiện đại... Điều làm đau đầu nhất là giá cả và cách tính giá mỗi nơi một kiểu. Sau một vòng trình bày và biểu diễn sản phẩm của các nhà cung cấp, công ty S càng thấy rối hơn, không biết ai hơn ai, chỉ sợ bỏ một đống tiền ra mà không mua được sản phẩm thích hợp. Đến gần một năm sau công ty S vẫn chưa quyết định được nên mua sản phẩm ERP nào.

    Tình trạng như công ty S là khá phổ biến hiện nay, nhất là khi khái niệm ERP  trở thành một thứ “mốt” thì công ty tin học nào cũng bảo sản phẩm của mình là ERP, thậm chí có nơi còn hùng hồn tuyên bố “sản phẩm của tôi còn là “siêu” ERP”. Thế là người mua thấy có những sản phẩm “ERP” giá chưa đến chục triệu (VND), lại có những sản phẩm giá đến hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ. Nhà cung cấp (phần mềm) nước ngoài thì chê sản phẩm Việt Nam là thô sơ, tiền nào của nấy; nhà cung cấp nội địa lại bảo sản phẩm nước ngoài không hợp với hoàn cảnh và các chuẩn mực của Việt Nam, tốt nhất là “ta về ta tắm ao ta” vừa rẻ vừa thân thuộc, v.v... Thật khó có loại hàng hóa nào khác trên thị trường mà giá cả lại “thượng vàng hạ cám” và chất lượng khó kiểm tra đến thế. Người mua càng xem, càng nghe nhiều càng không biết tin ai, sợ chi nhiều thì “hố” mà chi ít thì mua phải đồ dỏm. Vậy thực ra trên thị trường hiện nay đang có bán những loại hàng ERP gì, và chúng khác nhau thế nào?

     

    ERP nhập khẩu

    Trước hết hãy nói về các hệ thống ERP nhập khẩu. Theo cách phân chia phổ biến trên thế giới, các hệ thống ERP được phân loại theo hai cách: theo kích thước (quy mô) doanh nghiệp mà hệ thống phục vụ; theo tính chuyên biệt. Theo kích thước thì có thể chia ra ERP loại lớn (high-end) chuyên dành cho các tập đoàn đa quốc gia, loại trung (mid-range) dành cho các công ty thông thường có doanh thu nhỏ hơn 500 triệu USD (theo cách phân loại nước ngoài), loại nhỏ (small size) dành cho các công ty tư nhân, cửa hàng... với doanh thu dưới 50 triệu USD (chú ý là doanh thu cỡ này đối với doanh nghiệp Việt Nam thì hoàn toàn không gọi là “nhỏ”, nhưng ở các nước phát triển một doanh nghiệp gia đình với cơ cấu quản lý đơn giản hoàn toàn có thể đạt đến doanh số này). Ngoài ra một số hệ thống còn xếp mình vào loại “Trung-lớn” (upper mid-range) khi cho rằng sản phẩm của họ nằm đâu đó trong khoảng giữa loại trung và loại lớn. Theo tính chuyên biệt ta có những hệ thống ERP “đa dụng” (general purpose), và các hệ thống ERP thiết kế riêng (industry-specific) cho ngành dệt may, ngành dầu khí, ngành bán lẻ, ngành dược, v.v... tất nhiên “đa dụng” thì dùng được cho nhiều loại hình doanh nghiệp nhưng lại không thể chuyên sâu cho một ngành nào đó như những hệ thống “chuyên dụng”, đổi lại “đa dụng” thường rẻ và dễ dùng hơn “chuyên dụng” rất nhiều.

    Thông thường các hệ thống ERP “chuyên dụng” về kích cỡ thường nằm trong loại lớn và loại “trung-lớn”, các hệ thống ERP hạng trung thường chỉ dừng ở mức “đa dụng”, còn các ERP loại nhỏ thường không cung cấp gì nhiều hơn các phần mềm kế toán truyền thống.

    Ở nước ta những phần mềm ERP đầu tiên được các công ty đa quốc gia đưa vào cách đây gần 10 năm, sau đó đến những năm cuối thế kỷ 20 mạng lưới cung cấp sản phẩm và dịch vụ trở nên tốt hơn khi một số nhà cung cấp như Oracle và Exact thiết lập chi nhánh tại Việt Nam (trong trường hợp Oracle chúng tôi nói đến nhóm cung cấp dịch vụ cho sản phẩm ERP của họ với tên gọi là Oracle Application, còn hệ thống CSDL (DBMS) của Oracle thì đã có mặt từ lâu tại nước ta), một số nhà cung cấp khác như Solomon, Sun System, Accpac, Scala thì cung cấp sản phẩm và dịch vụ thông qua mạng lưới đối tác như các công ty kiểm toán quốc tế, chẳng hạn PriceWaterhouseCooper, KPMG, Ernst & Young... hoặc các công ty địa phương như ERAS. Gần đây nhất vào cuối năm 2002 công ty số một thế giới trong lĩnh vực ERP là SAP cũng đã chính thức chỉ định nhà phân phối độc quyền của họ tại Việt Nam là công ty Team Synergya, đánh dấu bước tiến lớn trong sự đánh giá tiềm năng thị trường nước ta từ phía các nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới.

    Ngoài ra còn nhiều công ty đa quốc gia đến Việt Nam mang theo hệ thống ERP và dùng đội ngũ triển khai nội bộ từ công ty mẹ sang, thường đây là những hệ thống ERP lớn như JD Edwards, People Soft, Fourth Ship, Baan... Trong phạm vi bài này chúng ta sẽ không đề cập đến những hệ thống này vì không có sự hiện diện thương mại tại Việt Nam.

    Giá các hệ thống ERP nước ngoài thường được tính một cách rắc rối dựa trên số lượng người dùng (thường được định nghĩa như là “người dùng đồng thời”, là những người dùng cùng lúc truy cập hệ thống), và số các phân hệ (module) khách hàng cần mua. Mỗi nhà cung cấp thường lại phân tách sản phẩm của họ thành các phân hệ theo cách khác nhau, làm các chuyên gia về ERP nhiều khi cũng rối đầu không biết đưa bao nhiêu phân hệ cho khách hàng là đủ. Ngoài giá bản quyền trả một lần, các nhà cung cấp còn thường yêu cầu khách hàng hàng năm trả một mức phí bảo trì (maintenance) bằng khoảng 15-20% giá bản quyền. Với khoản phí này khách hàng sẽ được trợ giúp gián tiếp (điện thoại, fax, email, thông qua website ...) và quan trọng nhất là được nâng cấp (upgrade) miễn phí khi hệ thống có phiên bản mới. Ngoài ra doanh nghiệp muốn sử dụng được các hệ thống ERP từ hạng trung trở lên đều cần có sự giúp đỡ của một đội tư vấn triển khai được nhà cung cấp sản phẩm đào tạo chính quy. Chi phí triển khai rất đắt, thông thường đối với các hệ thống hạng trung bằng khoảng 50-80% giá phần mềm, còn đối với các hệ thống hạng lớn như SAP có thể bằng 120-150% giá phần mềm. Tóm lại phí bản quyền có khi chưa bằng một nửa tổng số chi phí thực tế của doanh nghiệp khi mua các hệ thống ERP của nước ngoài.

    Bảng tóm tắt một số hệ thống ERP phổ biến nhất tại Việt Nam. Điều đáng mừng là các sản phẩm này đều thuộc loại “top ten” trong họ các sản phẩm tương đương trên thế giới.

     

    ERP nội địa

    Một cách tự nhiên, các sản phẩm nội địa phát triển theo hướng ERP đầu tiên là do các công ty vốn có truyền thống cung cấp phần mềm kế toán trong nhiều năm qua như Fast Accounting, Lạc Việt, Misa, BSC đưa ra. Mặt mạnh của các doanh nghiệp này là hiểu về kế toán và có kinh nghiệm tương đối về quản lý sau nhiều năm làm việc với các doanh nghiệp. Tuy vậy phần lớn các sản phẩm phần mềm kế toán của họ được phát triển từ lâu trên nền FoxPro quá yếu để có thể nâng cấp lên theo tiêu chuẩn của ERP, do đó nói chung những nhà cung cấp nghiêm túc với sản phẩm và khách hàng đều phải xây dựng lại sản phẩm ERP từ đầu với các công cụ mới sau này như Visual Basic, C++, .NET, Java, SQL Server ...

    Một thế hệ mới của các nhà phát triển phần mềm cũng xuất hiện với tham vọng chuyên sâu vào họ sản phẩm ERP. Những công ty này thường cố gắng học hỏi từ các sản phẩm nước ngoài để sản phẩm được phát triển đúng hướng và cắt ngắn quá trình tự mày mò. Trong số này AZ là công ty đã thu được những kết quả bước đầu rất đáng khích lệ, với sản phẩm có nhiều nét mô phỏng phần mềm Scala của Thụy Điển, công ty đã gây được ấn tượng tốt và đã có một số khách hàng quan trọng sau thời gian ngắn tung sản phẩm ra thị trường.


    Giá của các hệ thống nội địa thường “mềm” hơn nhiều so với các hệ thống nhập ngoại, thường dưới 10.000 USD, trừ sản phẩm của AZ được bán với giá gần tương đương sản phẩm hạng trung của nước ngoài (chỉ tính phí bản quyền). Các nhà phát triển phần mềm Việt Nam cũng thường miễn phí luôn cho khách hàng phần triển khai cũng như thường không đặt ra vấn đề về phí bảo trì thường niên. Tuy nhiên cũng nhiều khi nhà cung cấp lâm vào tình trạng việc hỗ trợ khách hàng trở nên quá tốn kém (rất thường xảy ra ở Việt Nam) mà lợi nhuận từ bán sản phẩm không chịu nổi, vì vậy nếu các doanh nghiệp muốn có được một dịch vụ hậu mãi tốt thì cũng nên suy nghĩ về điều này và nên có một hợp đồng thỏa đáng với nhà cung cấp để họ có đủ kinh phí cho phần dịch vụ hỗ trợ.

     

    So sánh tổng quát giữa ERP nhập khẩu và nội địa

    Các sản phẩm ERP nước ngoài được đề cập đến ở trên đều đã qua “thử lửa” khốc liệt với tổng đầu tư lên đến hàng trăm triệu đô-la qua gần 20 năm phát triển. Ngoài ra hàng năm các hãng này đều tiếp tục đầu tư từ 10-20% doanh số của họ cho hoạt động nghiên cứu phát triển (R&D) để tiếp tục hoàn thiện và bổ sung tính năng cho sản phẩm. Trong khi đó các sản phẩm ERP nội địa mới có quá trình phát triển chưa tới 3 năm với lượng kinh phí hết sức khiêm tốn, vì vậy không có gì lạ khi còn một khoảng cách khá xa giữa sản phẩm ERP nhập ngoại và nội địa. Nói chung các hệ thống ERP nội địa mới có các phân hệ kế toán tài chính được phát triển tương đối tốt, các phân hệ khác cấu thành một sản phẩm ERP (xem bài trên TGVT – PCW B số tháng 9/2003 về các phân hệ của một ERP tiêu chuẩn) như quản lý hậu cần bán hàng và đặc biệt là quản lý sản xuất đều còn cần tiếp tục phát triển rất nhiều. Một điểm thiệt thòi của các doanh nghiệp phát triển ERP tại Việt Nam là quỹ cho nghiên cứu và phát triển (R&D) của họ còn quá hạn hẹp, vì vậy thường thiếu những nhà tư vấn kinh nghiệm về mô hình kinh doanh giúp sức trong việc thiết kế sản phẩm. Các nhà phát triển ERP nước ngoài thường đầu tư rất lớn vào khâu này với một đội ngũ hùng hậu các giáo sư và chuyên gia đầu ngành về tài chính, quản trị, tiếp thị, v.v... tham gia vào việc hình thành các mô hình tác nghiệp trong phần mềm, vì vậy sử dụng phần mềm của họ các khách hàng không những có một công cụ CNTT tốt mà còn học hỏi được rất nhiều về phương cách quản trị doanh nghiệp thông qua những quy trình công việc được thiết kế kỹ càng. Trong khi đó các đơn vị phát triển phần mềm của ta chủ yếu vẫn là vừa làm vừa học.

     

    Bên cạnh sự chuẩn mực của quy trình và chiều sâu của các chức năng, một sự khác biệt quan trọng là sản phẩm nước ngoài được tham số hóa rất mạnh tạo khả năng thích ứng khi đưa vào doanh nghiệp cụ thể mà không phá vỡ cấu trúc nguyên thủy của hệ thống, trong khi đó phần mềm của ta thường trực tiếp can thiệp vào mã nguồn khi muốn tùy biến theo yêu cầu của khách hàng. Tuy có ưu điểm là có thể điều chỉnh sản phẩm với biên độ rộng hơn, việc can thiệp vào mã nguồn làm cho sản phẩm bán cho mỗi khách hàng trở thành một phiên bản riêng, rất khó cho nhà cung cấp trong việc hỗ trợ hoặc nâng cấp. Có nhiều trường hợp khi một vài nhân viên vốn làm việc chủ yếu với một khách hàng rời khỏi nhà cung cấp, các nhân viên khác chịu không biết những đoạn mã nào đã bị khách hàng thay đổi để tiếp tục hỗ trợ. Ngoài ra sản phẩm nước ngoài còn có những thuật toán tốt hơn hẳn khi xử lý số lượng lớn dữ liệu, tìm kiếm nhanh, xử lý xung đột, cơ chế kiểm soát, cơ chế cho sự hoạt động độc lập cũng như tích hợp của các phân hệ, v.v...

    Ưu điểm của hệ thống nội địa là bám rất sát các yêu cầu nhiều khi khá cứng nhắc của Việt Nam như hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) hay hệ thống báo cáo thuế, dễ sử dụng, triển khai nhanh, giao diện và tài liệu thân thiện và bằng tiếng Việt, và tất nhiên là giá cả dễ chịu hợp túi tiền của đa phần khách hàng.

    Nói chung mục tiêu mang tính khả thi cho các nhà phát triển ERP Việt Nam là phát triển được các sản phẩm nội địa có khả năng thay thế các ERP hạng nhỏ và trung của nước ngoài, nhằm giữ vững mảng khách hàng truyền thống là các doanh nghiệp 100% sở hữu trong nước và tiến tới giành dần thị phần trong mảng khách hàng có vốn đầu tư nước ngoài vốn đang do phần mềm nước ngoài thống lĩnh. Đối với những mảng thị trường cần đến ERP cỡ lớn, trước mắt nên phối hợp với các nhà cung cấp nước ngoài để phát triển những cấu phần bổ sung cho sản phẩm của họ, hơn là đặt mục tiêu quá cao và thiếu tính khả thi là thay thế những sản phẩm này.

     

    Kết Luận

    Phần mềm ERP hiện nay khá nhiều và phong phú. Đối với đại đa số doanh nghiệp Việt Nam, sản phẩm phù hợp nằm trong nhóm ERP hạng trung. Nhóm này gồm nhiều phần mềm tốt của nước ngoài như Exact, Solomon, Sun System... với giá dưới 100.000 USD, tính năng rất mạnh (so với yêu cầu của doanh nghiệp VN) và đã được kiểm chứng. Sản phẩm ERP nội địa hiện còn non trẻ nhưng sẽ tăng sức cạnh tranh không ngừng với sản phẩm của nước ngoài do giá thành rẻ, tính địa phương cao và chức năng càng ngày càng tốt. Hiện nay các sản phẩm nội địa hoàn toàn có thể thay thế hàng ngoại trong phân khúc ERP loại nhỏ và trong một tương lai không xa có đủ tiềm năng để thay thế sản phẩm nước ngoài trong phân đoạn ERP loại trung. Doanh nghiệp nên cân nhắc lợi ích và chi phí trong việc quyết định mua sản phẩm nội hay ngoại, cả hai quyết định đều có thể đúng.

    Đối với những doanh nghiệp và đơn vị lớn như tổng công ty, các dự án quản lý công có thể sẽ cần những hệ thống lớn, phức tạp và đã được thử nghiệm thành công nhiều năm trên thế giới như SAP với mức giá lên tới nhiều triệu USD. Trong những trường hợp này các doanh nghiệp phát triển phần mềm quản lý của Việt Nam trước mắt nên chọn con đường hợp tác và tạo các sản phẩm mang tính địa phương để tích hợp với các hệ thống này.

    ID: B0311_39