• Thứ Tư, 14/01/2004 09:16 (GMT+7)

    Tin học hóa tại các doanh nghiệp: Cần một cái nhìn tổng thể

    CNTT ngày càng tỏ ra là công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp (DN). Mức độ áp dụng CNTT trong DN ở góc độ nào đó nói lên sự phát triển của họ. Tin học hóa và sự phát triển của DN là hai yếu tố tác động tương hỗ nhau, kết quả đạt được sẽ là hiệu quả kinh doanh. Nhìn các công ty “làm ăn phát đạt” có mức độ tin học hóa cao, chúng ta tưởng rằng quá trình tin học hóa diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, tôi có thể khẳng định rằng đó là một quá trình không dễ dàng. Rất nhiều rào cản cần phải phá bỏ trước khi có được mức độ tin học hóa cao. Bắt đầu từ nhận thức của ban lãnh đạo về tầm quan trọng của tin học hóa trong quản lý. Sau đó đến vấn đề tài chính và đặc biệt là sự quyết tâm phá bỏ các thói quen cố hữu đã “ăn sâu bắt rễ” nhiều năm trong lề thói làm việc, những thách thức về sự ngại học kiến thức và cách làm mới. Những khó khăn kỹ thuật, nhân sự, tài chính, thời gian, áp lực công việc... đi kèm với kết quả không rõ nét của việc tin học hóa dễ làm DN chùn bước, không tiếp tục con đường đã lựa chọn.

     

    Tin học hoá từng phần và tin học hoá tổng thể

    Áp dụng CNTT trong hoạt động của các DN có hai khái niệm: từng phần và tổng thể. Thực trạng của nhiều DN VN hiện nay là đã tin học hóa một số khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh theo cách áp dụng từng phần mà chưa có thiết kế tổng thể. Trước đây, khi mua những chiếc máy vi tính đầu tiên, người ta có thể chưa nghĩ đến việc có một hệ thống phần mềm (PM) kế toán trên đó. Khi trang bị PM kế toán, người ta có thể chưa quan tâm đến việc PM này phải kết nối với PM quản lý nhân sự, PM quản lý kinh doanh... Điều này một phần do tầm nhìn, phần do kinh phí và quan trọng là khả năng của nhà cung cấp giải pháp. Nhưng đến một thời điểm nào đó trong quá trình phát triển, DN buộc phải xem xét và thiết kế lại hệ thống tổng thể vì chỉ có như vậy mới có thể đứng vững và cạnh tranh. Việc này thường kèm theo hiện tượng “đập bỏ cái cũ”, “xây lại cái mới”.

    Việc áp dụng hệ thống quản lý nhân sự, quản lý kinh doanh, quản trị sản xuất... và tổng thể hơn là ERP (Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn lực DN) hoặc hệ thống quản lý ISO có thể từng phần, nhưng lựa chọn PM và nhà cung cấp nên có tính tổng thể, cần chọn những PM và nhà cung cấp có khả năng đảm bảo cho hệ thống tin học tổng thể tương thích sau này. Thực tế cho thấy tỷ lệ các công ty vừa và lớn sử dụng PM kế toán đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương thích với hệ thống tổng thể sau này không cao do PM đang áp dụng không được phát triển và nâng cấp kịp thời, hoặc nhà cung cấp PM không có khả năng phát triển hệ thống tổng thể.

    Thiết kế hệ thống tin học tổng thể là việc làm không dễ. DN cùng với nhà cung cấp PM cần phải xem xét lại tất cả các quy trình hoạt động, phân tích quy trình nào có thể tin học hóa, mối quan hệ tương hỗ giữa các quy trình về công việc. Nhà cung cấp PM phải lên được sơ đồ về luân chuyển dữ liệu giữa các quy trình. Đây là quá trình tiêu tốn nhiều thời gian và sức lực, và chi phí cho dự án có thể lên tới hàng chục ngàn đến hàng trăm ngàn USD.

     

    Thực trạng

    Sự quan tâm của các DN đối với PM quản lý có nhiều mức độ khác nhau. Tôi đã gặp DN trang bị PM kế toán đến lần thứ 7 trong vòng hơn 10 năm qua. Đây là số ít các DN sẵn sàng đầu tư trang bị PM tốt nhưng khả năng cung cấp của thị trường chưa đáp ứng đủ. Yêu cầu của PM kế toán trong những trường hợp như vậy không chỉ là “kế toán” theo nghĩa đáp ứng yêu cầu về chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành mà phần lớn là các yêu cầu về thông tin quản trị kinh doanh. Những PM kế toán không ứng dụng được ở đây cũng chính là những PM không có tính động, tính mở và do đó không thích nghi được với đặc thù quản lý của DN.

    Tiến trình áp dụng PM kế toán ở các DN thường diễn ra chậm chạp (từ vài tháng đến hàng năm trời). Nhiều DN có chủ trương trang bị PM nhưng quá trình tìm kiếm đối tác hoặc lên kế hoạch triển khai hay bị trì hoãn vì nhiều việc khác “quan trọng hơn”. Tiến trình trang bị hệ thống tin học tổng thể (như ERP) còn chậm chạp hơn nhiều. Các DN vừa và lớn hiện nay quan tâm rất nhiều đến hệ thống ERP, nhưng khả năng đánh giá sản phẩm cũng như ý thức được tác dụng của việc áp dụng ERP còn mơ hồ, và cũng chưa có nhiều DN áp dụng thành công ERP để tham khảo. Sự hiểu biết không rõ ràng về sản phẩm cùng với đầu tư lớn cho dự án buộc DN phải cân nhắc kỹ trước khi quyết định.

    Nhiều DN trong thời gian qua đã tích cực đầu tư trang bị nhiều PM đơn lẻ phục vụ cho các mục đích quản lý khác nhau như: Kế toán, quản lý bán hàng, quản lý kinh doanh, PM điều hành thông tin nội bộ, quản lý nhân sự, PM lập kế hoạch sản xuất... Các PM này phát huy tác dụng lớn nhưng khi gặp phải vấn đề mở rộng hệ thống thì DN lại lúng túng không biết kết nối chúng với nhau như thế nào để có thể dùng chung thông tin, giảm công sức nhập dữ liệu đầu vào, và có được thông tin đầu ra tổng hợp hơn.

    Rất nhiều DN biết được ý nghĩa của PM kế toán và cả PM quản lý tổng thể nhưng lại không biết được cách đánh giá PM, không có khái niệm về việc áp dụng PM như thế nào, tiến hành cụ thể ra sao. Vì vậy họ thuê đơn vị tư vấn, hoặc là dựa hoàn toàn vào nhà cung cấp giải pháp PM, khi đó nhà cung cấp PM cũng đồng thời là nhà tư vấn về những thay đổi cần có của DN để áp dụng PM (trường hợp này rất phổ biến ở Việt Nam).

    Đối với các DN nhỏ (dưới 20 nhân viên), do công việc quản lý còn đơn giản, vẫn có thể thực hiện dựa vào kinh nghiệm và “trí nhớ” cộng với kinh phí còn hạn hẹp nên các DN này thường trang bị PM kế toán giá trị không tới 1000 USD. Các DN loại này có rất nhiều lựa chọn từ các nhà cung cấp PM nội địa.

    Và cũng có rất nhiều DN (quy mô vừa) đã trải qua việc áp dụng PM nhiều lần không thành công nên họ quan tâm thực sự đến chất lượng PM. Các DN loại này sẵn sàng đầu tư vài ngàn USD cho PM kế toán,  hay vài chục ngàn USD để có được một hệ thống ERP “ứng dụng được”.

    Số các DN sẵn sàng đầu tư con số vài trăm ngàn USD hoặc hàng triệu USD cho PM quản lý hiện nay ở Việt Nam là rất ít. Các tổng công ty là các khách hàng tiềm năng cho các dự án PM có quy mô loại này.

     

    Kết luận

    Tạo ra một hệ thống tin học tổng thể là việc làm tất yếu đối với những DN muốn thực sự phát triển và hy vọng thắng thế trong cạnh tranh. DN nào càng chú trọng đầu tư cho việc này (mà thiết thực nhất vẫn là sự quan tâm, đầu tư thời gian cho quá trình, sau đó mới là vấn đề tài chính) thì sẽ càng có điều kiện hoạt động kinh doanh hiệu quả. DN có thể không cần phải đầu tư ngay cho một hệ thống tin học hóa tổng thể mà có thể trang bị từng phần, nhưng phải quan tâm đến tính tương thích của PM với một hệ thống tổng thể sau này, PM này phải có tính mở và do nhà phát triển chuyên nghiệp cung cấp.

    Trong dịp khác, tôi sẽ giới thiệu chi tiết hơn về quá trình tin học hoá tại các DN thông qua ví dụ thực tế, những kinh nghiệm về sự thành công và thất bại trong việc tin học hoá, đặc biệt là đối với các DN Việt Nam trong bối cảnh hiện nay.


    Nguyễn Văn Khương

    Giám đốc công ty phần mềm EFFECT

     

     

    ID: B0312_12