• Thứ Sáu, 16/01/2004 09:27 (GMT+7)

    Đầu tư "thông minh" cho CNTT

    Có một tình trạng khá phổ biến tại các đơn vị, doanh nghiệp: tiền đổ vào cho ứng dụng CNTT rất nhiều mà hiệu quả không được bao nhiêu. Một trong các lý do quan trọng là không có chiến lược đầu tư đúng đắn, khôn ngoan.

    Không thể chỉ là phần cứng
    Với sự phát triển của CNTT, những khái niệm như phần cứng (hardware) và phần mềm (software) đã trở nên quen thuộc với mọi doanh nghiệp (DN). Tuy nhiên, khác với phần cứng là những thứ có thể nhìn thấy, sờ được cũng như có thể trù liệu tương đối dễ dàng khi lên ngân sách, giá mua phần mềm thường biến thiên rất lớn và hay bị bỏ qua khi DN lên kế hoạch. Điều này dẫn đến tình trạng phần lớn ngân sách dồn vào cho phần cứng, không còn ngân sách cần thiết cho phần mềm và dịch vụ. Kết quả là dàn máy tính mới tinh mua về ngoài việc chạy những phần mềm đơn giản như Word, Excel, còn thì chủ yếu để ... chơi trò chơi hoặc nghe nhạc.
    Sử dụng CNTT theo cách này không những năng suất lao động chung không tăng bao nhiêu so với thời kỳ làm thủ công mà nhiều khi còn tạo những thói quen xấu cho nhân viên như truy cập Internet một cách không cần thiết hoặc sử dụng thời gian làm việc để chat (trò chuyện trực tuyến trên mạng), hoặc biến chiếc máy trị giá cả chục triệu thành một 'trung tâm giải trí' với 2/3 ổ cứng chứa toàn tranh ảnh, nhạc MP3 hoặc trò chơi.
    Vậy phải tính toán đầu tư cho hệ thống tin học quản trị (THQT) theo cách nào?

    Xác định mục đích đầu tư là điều quan trọng nhất
    Trước hết khoản đầu tư phải do mục đích sử dụng quyết định. DN cần xác định rõ mục tiêu trong 1-2 năm tới cho hệ thống CNTT là gì. Trừ các tổng công ty và DN lớn, đối với đại đa số các DN vừa và nhỏ ở Việt nam, chỉ cần tính cho tối đa là 3 năm khi quyết định khoản đầu tư. Thực tế đã cho thấy toàn bộ thiết bị phần cứng trở nên lạc hậu và cần nâng cấp/thay thế sau 2-3 năm. Các hệ thống phần mềm cũng trong trạng thái tương tự, thường cần nâng cấp sau khoảng 2 năm hoạt động. Giá thiết bị tin học giảm nhanh làm cho việc 'mua đón trước nhu cầu' trở nên lãng phí và không cần thiết. Nguyên tắc trang bị phần cứng hiện nay là 'cần tới đâu, mua tới đó'.

    Một hệ thống THQT thông thường phục vụ 4 mục tiêu chính (xếp từ đơn giản đến phức tạp):
    1. Lưu trữ dữ liệu: bao gồm các file văn bản, CSDL ...
    2. Tin học văn phòng: đánh máy và in văn bản, bảng tính ...
    3. Trao đổi thông tin trong nội bộ và với bên ngoài: bao gồm các hệ thống trao đổi tài liệu nội bộ như Outlook, Lotus Notes dựa trên kiến trúc LAN, WAN ... và các hệ thống trao đổi thông tin với bên ngoài qua email, Intranet ...
    4. Quản trị DN: đây là phần phức tạp và khó lập kế hoạch nhất vì phạm vi rất rộng, việc dùng CNTT vào việc quản lý DN có thể chỉ đơn giản gồm một phần mềm kế toán tài chính, nhưng cũng có thể là một hệ thống tích hợp bao gồm quản lý kế toán, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự/lương, phân tích tài chính ... tất cả được trung tâm hóa vào một CSDL được quản trị chặt chẽ (một hệ thống như vậy thường được gọi là ERP, viết tắt tiếng Anh của từ Enterprise Resource Planning – Hệ thống quản trị nguồn lực DN). Thông thường, việc quyết định mức độ sử dụng CNTT trong việc quản lý cũng như lựa chọn một hệ thống phần mềm phù hợp với yêu cầu của DN đòi hỏi một trình độ chuyên môn cao và chuyên nghiệp của chuyên gia tư vấn.

    Cân đối chi phí đầu tư cho phần cứng, phần mềm và dịch vụ
    Sau khi đã quyết định được mục tiêu của hệ thống THQT, DN mới nên đi đến quyết định về số lượng và cấu hình của các thiết bị phần cứng (máy 'xịn' hay máy nhái, Pentium III hay IV, dung lượng RAM, ổ cứng, cần bao nhiêu máy chủ, cấu hình máy chủ thế nào ...) cũng như kiến trúc  mạng kết nối. Tóm lại, mức độ đầu tư phần cứng là do phần mềm quyết định.
    Tiếp theo, DN không nên bỏ qua khoản chi phí về dịch vụ bao gồm các khoản chi phí cho việc triển khai phần mềm (trong trường hợp sử dụng phần mềm quản lý của nước ngoài, chi phí này có thể lên tới 100 -120 % chi phí mua phần mềm), chi phí bảo dưỡng và trợ giúp kỹ thuật hàng năm (cho toàn bộ hệ thống gồm cả phần cứng và phần mềm), chi phí cho nhân viên bao gồm chi phí thuê thêm chuyên viên về IT (nếu cần thiết), chi phí đào tạo cho các nhân viên hiện thời. Tổng cộng chi phí về dịch vụ có thể không thua kém gì chi phí về thiết bị phần cứng hoặc chi phí mua phần mềm.
    Tổng cộng của 3 loại chi phí nói trên (phần cứng, phần mềm, dịch vụ) sẽ tạo thành chi phí dự tính cho hệ thống THQT. Nếu tính bình quân theo từng năm, tại các nước phát triển, chi phí cho hệ thống THQT thường chiếm khoảng 5-20% tổng chi phí hoạt động của một công ty (tùy loại hình kinh doanh). Còn ở nước ta hiện nay, chưa có ai thống kê được con số này.

    Triển Khai Kế Hoạch Đầu Tư, Những Sai Lầm Cần Tránh
    Sau khi đã lên được kế hoạch đầu tư, lịch triển khai cũng cần được nghiên cứu để lên kế hoạch chi tiết. Ngoài những việc dễ như mua thiết bị phần cứng, lắp đặt mạng, còn việc triển khai các hệ thống phần mềm thường bị trục trặc và chậm trễ so với kế hoạch. Các nguyên nhân chủ yếu là do từ phía người dùng không tích cực trong việc chuyển từ cách làm việc thủ công sang cách làm việc trên hệ thống THQT, cộng với việc các DN thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý triển khai các hệ thống THQT.
    Sai lầm thường gặp trong trường hợp này là khoán trắng cho bên cung cấp phần mềm hoặc chỉ cử nhân viên bộ phận tin học đại diện cho DN làm việc với nhà cung cấp phần mềm, trong khi đúng ra việc này cần được giao cho các quản trị viên cao cấp, am hiểu về hệ thống hoạt động cũng như mục tiêu kinh doanh của DN. Một sai lầm khác là các DN có xu hướng lái phần mềm theo cách quản lý hiện thời của mình mà không nhận thấy đây là một cơ hội rất tốt để cải tiến cách quản lý theo các mô hình được xây dựng trong phần mềm, đặc biệt là phần mềm của nước ngoài (những mô hình này thường sử dụng nhiều kiến thức chuyên gia cũng như kinh nghiệm đúc kết trong nhiều năm). Sai lầm này dẫn đến kết quả là hệ thống phần mềm chỉ đơn giản 'máy tính hoá' cách quản lý thủ công của DN chứ không nâng cấp được nó lên.
    Sử dụng CNTT một cách thông minh có thể giúp DN tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Tuy việc này phức tạp hơn sự hình dung của phần lớn các chủ DN, nhưng không phải là ngoài tầm tay của các DN Việt Nam.

    Trần Sơn, GĐ công ty tư vấn ERAS
    Son.tran@erasvn.com

    .

     

    ID: B0308_37