• Thứ Năm, 05/02/2004 09:59 (GMT+7)

    Phần I: Đã đến lúc cần chuyên môn hoá sản xuất và triển khai ERP

    Theo Gartner, tạp chí nghiên cứu hàng đầu về CNTT, tỷ lệ thành công của các dự án CNTT trên thế giới đạt chưa đến 20%, một con số đáng thất vọng. Trong kỳ suy thoái kinh tế toàn cầu hiện tại, nhiều công ty đã rà soát lại và phát hiện ra nhiều phần mềm (PM) chưa được khai thác thực sự, một số PM khác thì không thể tích hợp được với nhau, kết quả chung là bộ phận tin học cứ phình ra và tiêu tốn ngân sách, trong khi năng suất lao động chung không tăng lên bao nhiêu. Một chuyện vui là các công ty tin học đáp ứng lại vấn đề này bằng cách thuyết phục khách hàng mua thêm một PM khác có tác dụng tích hợp các PM hiện có của khách hàng, các hệ thống này được gọi là "enterprise-wide application integration system" (EAIS) và bán khá chạy. Thế là để giảm độ phức tạp do có quá nhiều PM, giải pháp lại là mua thêm một PM nữa!
    Sự thất bại của các dự án CNTT một phần do khách hàng mua hệ thống không đáp ứng nhu cầu, nhưng phần lớn hơn là do sai sót trong triển khai dẫn đến hệ thống mới không đi vào công việc của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh việc phát triển các hệ thống ERP, người ta cũng đầu tư nghiên cứu triển khai ERP. Loạt bài này giúp bạn đọc hiểu được phần nào về những cơ sở lý thuyết triển khai ERP và kinh nghiệm áp dụng tại Việt Nam.

    Các chủ thể liên quan đến việc triển khai ERP

    o    Nhà cung cấp hệ thống (software vendor): là người tạo ra sản phẩm ERP, ví dụ Oracle, Exact, SAP... Để cho gọn trong bài này ta sẽ gọi là Hãng PM.

    o   Nhà bán lẻ với dịch vụ gia tăng (Value Added Reseller - VAR): đây là hệ thống phân phối cho Hãng PM. Những đơn vị này trực tiếp phát triển thị trường và bán sản phẩm (ERP). Thông thường họ làm luôn việc nghiên cứu yêu cầu, tình trạng thực tế của khách hàng và tư vấn về ERP, cũng như tư vấn về lộ trình mua và triển khai, tức là cung cấp các dịch vụ gia tăng cho khách hàng.
    o    Nhà tư vấn triển khai (Implementer): Đây là người trực tiếp triển khai ERP cho khách hàng. Họ cũng thường là những người cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau triển khai. Vì vậy, trong suốt quá trình triển khai và hỗ trợ khách hàng thường chỉ làm việc với nhà tư vấn triển khai. Đa số các nhà tư vấn triển khai đều có quan hệ chặt chẽ vỡi Hãng PM và được cập nhật thường xuyên về những thay đổi trong sản phẩm, và họ cũng thường phải vượt qua các kỳ kiểm tra thường xuyên và ngặt nghèo của Hãng PM.

    Nhà tư vấn triển khai cũng sẽ gặp vấn đề nếu như VAR đưa cho khách hàng một hệ thống không phù hợp, ngược lại VAR không thể tư vấn cho khách hàng mà không hiểu cặn kẽ về hệ thống định giới thiệu, tức là có kiến thức tư vấn triển khai. Vì mối tương tác như vậy nên trong đa số trường hợp nhà tư vấn triển khai cũng chính là VAR, triển khai cho khách hàng các hệ thống mà họ tư vấn. Do lý do này, khái niệm VAR chỉ chung cho VAR kiêm Nhà tư vấn triển khai.

    Điểm khác biệt căn bản giữa VAR và Hãng PM hệ thống: Hãng PM là công ty tin học với lực lượng đa số là các chuyên viên lập trình và kỹ sư hệ thống, VAR lại thường xuất xứ từ các đơn vị tư vấn quản trị. VAR không cần biết PM được tạo ra như thế nào, dùng nền tảng hay ngôn ngữ gì, mà chỉ cần biết doanh nghiệp cần chu trình nghiệp vụ nào để giới thiệu cho họ hệ thống ERP thích hợp, và giúp họ sử dụng được hệ thống mới này. Tóm lại, một chuyên viên của VAR cần 50% kiến thức ERP và 50% về nghiệp vụ quản lý. Công việc của VAR cũng giống như một kiến trúc sư không cần biết cách làm ra viên gạch hay cánh cửa, nhưng rất giỏi trong việc ghép những vật liệu đó lại phù hợp với yêu cầu sử dụng và túi tiền của khách hàng.

    Những VAR uy tín trên thế giới có tiểu sử về tư vấn quản lý rất mạnh. Một số được tạo ra từ những hãng kiểm toán hàng đầu, như Accenture (Mỹ) được tách ra từ hãng Andersen Worldwide; Cap Gemini Ernst & Young từ sự hợp nhất của bộ phận tư vấn của Ernst & Young và công ty tư vấn tin học hàng đầu châu Âu Cap Gemini; IBM Consulting từ sự hợp nhất bộ phận tư vấn của IBM và bộ phận tư vấn của hãng kiểm toán PriceWaterhouseCoopers v.v... Tại Việt Nam,  các VAR này chưa chính thức hiện diện, mặc dù các hãng kiểm toán sinh ra chúng như KPMG/Arthur Andersen, Ernst & Young, PriceWaterhouseCoopers đều đã có mặt từ lâu.
    Các VAR lớn này được chia ra nhiều bộ phận, mỗi bộ phận phụ trách một hệ thống ERP. Ngoài ra còn có nhiều VAR nhỏ hơn chuyên chú vào một hệ thống ERP như Magnus của Hà Lan chỉ chuyên làm SAP (hãng này hiện đại diện độc quyền cho phần mềm SAP tại Việt Nam dưới tên Team Synergia).

    Chuyên môn hóa hãng PM và VAR - Xu hướng của Thế Giới
    Trước kia, các Hãng PM thường tự bán và triển khai PM cho khách hàng, nhiều khi còn cạnh tranh với các VAR của chính họ. Gần đây, xu hướng chuyên môn hoá đã thắng thế, các Hãng PM đã hoàn toàn dựa vào VAR để bám sát và đưa ra các giải pháp phù hợp cho khách hàng. Cách phân công công việc này giúp Hãng PM tập trung phát triển sản phẩm mà không phải lo lắng triển khai cho vô vàn khách hàng với những yêu cầu rất khác nhau, trải trên diện rộng (xuyên quốc gia) luôn cần trợ giúp kỹ thuật khi có sự cố. Họ giao việc này cho các VAR trên khắp thế giới hiện đang rất gần khách hàng, hiểu khách hàng. Ngược lại, VAR không cần đầu tư phát triển ERP mà vẫn có giải pháp cung cấp cho khách hàng và thu phí từ các dịch vụ tư vấn lựa chọn, triển khai, đào tạo, trợ giúp và tất nhiên là một khoản hoa hồng bán PM do Hãng PM trả. Hãng PM nghe ý kiến từ các VAR, nhờ VAR thử nghiệm trước khi phát triển thêm các tính năng và tung sản phẩm ra thị trường. Mối quan hệ cộng sinh này rất khăng khít và là nền tảng phát triển ERP hiện đại.

    Tình hình phân phối, triền khai ERP tại Việt Nam
    Việt Nam hiện còn tụt hậu quá xa trong tổ chức, phân phối và triển khai ERP. Số lượng các nhà sản xuất trong nước và nhập khẩu cộng lại hiện cũng đã đưa ra được sự lựa chọn nhất định cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau với giá từ vài ngàn đến vài triệu USD (xem TGVT - PCW B số tháng 11/2003). Tuy nhiên, chưa hãng phần mềm ERP nào xây dựng được một hệ thống VAR mạnh và chuyên nghiệp. Các hãng PM của ta thiên về "tự sản tự tiêu", một nửa công ty cặm cụi phát triển PM cho nửa kia ngược xuôi đem bán và trợ giúp khách hàng; hãng PM nước ngoài thì e dè chưa tin tưởng công ty Việt Nam có thể làm VAR và vẫn dựa chính vào các đối tác VAR truyền thống, chỉ tác động được vào một khoảng hẹp các khách hàng có vốn đầu tư nước ngoài.
    Quan hệ hãng PM/VAR phát triển chậm đối với các hãng PM Việt Nam do thị trường nhỏ, khách hàng chưa nhiều, mối lo mất bản quyền, thiếu quy trình triển khai chuẩn hoá để có thể chuyển giao lại cho VAR... Đối với các hãng PM nước ngoài, sự lo lắng về chất lượng dịch vụ do VAR địa phương cung cấp và chưa xem trọng mảng doanh nghiệp trong nước là những nguyên nhân chủ yếu.

    Do thiếu vắng mạng lưới VAR, các doanh nghiệp PM (ERP) Việt Nam chỉ có thể phục vụ khách hàng trong một phạm vi hẹp, ví dụ như Lạc Việt có thể được biết đến trong TP. HCM và các tỉnh phía Nam nhưng gần như vắng bóng tại  các tỉnh phía Bắc. Kết quả là những khách hàng lớn có cơ sở ở cả hai miền sẽ không chọn mua PM Việt Nam vì chỉ được hỗ trợ tại một đầu, dù trong một số trường hợp có thể họ chấp nhận được PM nội địa. Việc phát triển chi nhánh lại tốn kém mà gần như chưa có hãng PM ERP nào làm được một cách hiệu quả, và như đã nói, khi lượng khách hàng lớn đến mức độ nhất định, hãng PM sẽ không đủ khả năng quy tụ được các chuyên gia tin học và quản trị để tổ chức quản lý, phát triển sản phẩm, tư vấn và triển khai sản phẩm. Nếu các hãng PM ERP nước ngoài đã không cùng lúc phát triển và quản lý được hai loại nguồn lực rất khác nhau này, thì có lẽ các hãng PM ERP của Việt Nam cũng nên suy nghĩ về vấn đề có tính chiến lược này.

    Hiện một số doanh nghiệp PM đã cố gắng phổ cập sản phẩm của mình cho người dùng cuối như tổ chức các khoá học thường xuyên cấp chứng chỉ, hoặc đưa PM vào dạy trong một số trường ĐH, cao đẳng... Tuy nhiên, cách tiếp cận này chỉ thích hợp với các PM đại trà như MS Office hoặc các PM kế toán nhỏ. Với những PM phức tạp như ERP với nhiều phân hệ và công cụ đi kèm, cách làm này sẽ mang tính cưỡi ngựa xem hoa, người học xong không đủ kiến thức để doanh nghiệp có thể tự lựa chọn triển khai sản phẩm được (thường các hãng nước ngoài đều cần hàng năm với nhiều chương trình huấn luyện chuyên sâu để đào tạo ra một chuyên gia có thể đem PM đi triển khai cho khách hàng). Nên chăng thay vì đào tạo mà tập trung đầu tư xây dựng một hệ thống VAR với tính chuyên nghiệp cao và lợi ích lâu dài.
    Khó khăn chính, theo chúng tôi, nếu doanh nghiệp PM Việt Nam đi theo hướng này là phải chuẩn hoá được tài liệu huấn luyện, triển khai cũng như các chu trình nghiệp vụ trong sản phẩm và chuyển giao được những kiến thức này cho các đối tác VAR, cũng như xây dựng được quan hệ làm việc hai chiều giữa các VAR và Hãng PM.ÿ

    (Kỳ sau - Phần II: Phương pháp triển khai ERP)

    TS_Trần Sơn
    SON.TRAN@ERASVN.COM

    ID: B0401_31