• Thứ Hai, 16/02/2004 11:53 (GMT+7)

    Phân phối và triển khai ERP - Phần II: Phương pháp

    Sử dụng ERP, nếu không có sự chuẩn bị chu đáo từ cả nhà cung cấp và khách hàng, cùng quá trình chuyển giao tri thức được thiết kế kỹ lưỡng thì có bỏ một đống tiền mua ERP cũng bằng vứt qua cửa sổ.

    Khi các hãng sản xuất ERP hoặc tư vấn của nước ngoài trình diễn sản phẩm cho khách hàng, họ không bao giờ quên nhấn mạnh việc hãng mình có một "methodology" (tạm dịch: phương pháp luận) trong việc triển khai ưu việt hơn các đối thủ. Trong các bản chào giá của họ phí triển khai thường bằng hoặc hơn giá trị của phần mềm. Ngược lại, các hãng phần mềm và khách hàng Việt Nam thì xưa nay thường quen... không tính phí triển khai, coi như một phần "gia tăng" thêm, nếu muốn bán được phần mềm. Đã là phần phụ thì hoặc là làm qua loa cho xong, hoặc ngược lại người bán hàng đành cắn răng chịu thiệt khi cuối cùng thời gian và nhân lực đổ vào việc triển khai tốn kém gấp nhiều lần dự kiến mà chẳng có cơ sở gì để tính phí cho khách hàng.Vì vậy, đã đến lúc các nhà sản xuất và khách hàng sử dụng phần mềm kế toán và ERP tại Việt nam nên bắt đầu làm quen với việc lập kế hoạch và ngân sách một cách nghiêm túc cho vấn đề triển khai tách rời khỏi phí phần mềm.

    Cơ cấu nhân sự
    Lập kế hoạch là khâu đầu tiên. Cả phía triển khai và khách hàng cần thống nhất đưa ra một cơ cấu tổ chức gồm: Ban chỉ đạo (steering committee) là lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp (DN), như giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng... và một số phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng, ban. Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP cho DN, đề ra các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành. Nhưng việc cần làm ngay là đưa ra một cơ cấu nhân sự kịp thời và hợp lý.
    Về phía khách hàng, cần phải có một người là Chủ nhiệm dự án (project manager). Vị này báo cáo trực tiếp cho Ban chỉ đạo và là người chịu trách nhiệm chính từ phía DN trong việc điều hành dự án. Công việc chính của chủ nhiệm dự án là: thiết lập các đối thoại, điều động nguồn lực dự án, điều phối ngân sách dự án, theo dõi tiến độ... Muốn làm được những điều này chủ nhiệm dự án phải là một cán bộ quản lý hiểu biết về các quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong DN, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp cho tổ dự án khi cần thiết.
    Về phía nhà triển khai, cần một người giữ vai trò Tư vấn chính và phụ trách triển khai dự án. Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua Chủ nhiệm dự án (phía khách hàng). Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật, đảm bảo các mục tiêu đề ra trong định nghĩa yêu cầu từ phía DN, đảm bảo các mốc hoàn thành đúng hạn.

    Tư vấn quản lý (management consultant) rất cần cho DN trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý cũng cần có mặt trong đội hình triển khai để giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho DN.
    Tư vấn hệ thống (application consultant) là chuyên gia về hệ thống ERP mà nhà triển khai dự định triển khai cho khách hàng. Tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của khách hàng, thiết lập phòng thử nghiệm và các mẫu thử nghiệm, cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng. Tư vấn hệ thống là người tiến hành 80-90% công việc hàng ngày trong quá trình triển khai dự án. Trong khi Tư vấn quản lý và Tư vấn chính có thể mang tính tổng quan, sử dụng được cho nhiều sản phẩm ERP khác nhau thì Tư vấn hệ thống thường được chuyên môn hóa cho từng sản phẩm ERP. Đối tác chính của Tư vấn quản lý là các trưởng bộ phận nghiệp vụ và những người dùng hạt giống tại DN.

    Tư vấn kỹ thuật (technical consultant) là một nhân viên tin học thuần túy. Trách nhiệm của Tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của DN, đưa ra các đề xuất giúp DN cải tạo cơ sở hạ tầng (phần cứng, cấu trúc mạng nội bộ, mạng diện rộng, đường truyền ...) để hệ thống mới có thể chạy được. Tư vấn kỹ thuật sẽ giải quyết các vấn đề như: chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống... Tư vấn kỹ thuật là người cài đặt phần mềm và đảm bảo các bộ phận cấu thành như cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng... của hệ thống mới hoạt động tốt với nhau.
    Người dùng hạt giống (key user): Người dùng hạt giống là những người dùng chính được các phòng ban chọn ra làm việc với nhà triển khai. Người dùng hạt giống sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào. Người này sẽ đưa ra các mẫu thu nhỏ và thử nghiệm hẹp để kiểm tra hệ thống trước khi triển khai cho toàn bộ DN. Người dùng hạt giống là đối tượng của việc đào tạo chiều sâu về sử dụng hệ thống, theo nghĩa họ sẽ là những người được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống. Sau khi nhà triển khai rút đi người dùng hạt giống sẽ là những người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chọn và chỉ định người dùng hạt giống không những cần chọn người có năng lực mà còn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án, những gián đoạn có thể xảy ra...
    Phụ trách chất lượng (quality assurance manager): nhiều nhà triển khai ngoài Tư vấn chính còn đưa ra một Phụ trách chất lượng, Phụ trách chất lượng thường là người có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai. Không can thiệp gì vào chuyên môn cũng như công việc hàng ngày của dự án, vai trò chính của Phụ trách chất lượng là đảm bảo khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án. Phụ trách chất lượng là người cuối cùng chủ nhiệm dự án có thể liên hệ trong trường hợp không hài lòng với Tư vấn chính ở mức không thể dàn xếp được.

    CÁC GIAI ĐOẠN TRIỂN KHAI
    Trong phần này chúng tôi sẽ trình bày các bước triển khai mẫu để bạn đọc tham khảo. Phương pháp triển khai này gồm 05 giai đoạn: phân tích và lập kế hoạch, thiết kế, chuyển đổi dữ liệu, chạy thử, chuyển giao. Phương pháp triển khai chỉ đề cập đến các bước liên quan trực tiếp đến việc triển khai ERP mà không bao gồm việc tư vấn về quản lý hoặc việc thực hiện những nâng cấp cần thiết cho phần cứng (máy chủ, mạng...).

    Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch
    Mục tiêu: Đưa ra và thống nhất với khách hàng tài liệu yêu cầu của DN. Một tình hình phổ biến ở nước ta là các DN (thành công) đều phát triển nhanh và rất năng động, mô hình hoạt động, sản phẩm và cơ cấu tổ chức của DN biến đổi từng ngày. Khi đưa ra và thống nhất về yêu cầu của DN  nói chung DN đều cố gắng tiên liệu những phát triển của họ trong thời gian một vài năm tới, nhưng thực tế cho thấy nhiều khi những tiên liệu này cũng thay đổi liên tục. Trong những dự án tương đối dài (trên sáu tháng) một vấn đề xẩy ra là khi dự án đến những giai đoạn cuối DN lại yêu cầu thay đổi lớn về chức năng hệ thống  dẫn đến kết quả là phải làm lại, dự án không kết thúc được.
    Các công đoạn gồm:
    - Thiết lập đội dự án và phòng dự án.
    - Thiết lập các thủ tục quản trị dự án.
    - Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án.
    - Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án.
    - Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm.
    - Thiết kế các mẫu thử cho các nghiệp vụ chính.

    Bước 2: Thiết kế
    Các công đoạn gồm:
    - Đưa ra các quy trình nghiệp vụ.
    - Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện.
    - Thiết lập và thử cấu hình hệ thống.
    - Huấn luyện người dùng.

    Bước 3. Chuyển đối dữ liệu
    Các công đoạn gồm:
    - Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu.
    - Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đối.
    - Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
    - Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống.

    Bước 4. Chạy thử
    Các công đoạn gồm:
    - Chạy thử để kiểm tra
    - Điều chỉnh lần cuối

    Bước 5. Bàn giao
    Công đoạn gồm:
    - Chạy chính thức.
    - Kiểm toán hệ thống và đánh giá chất lượng.
    - Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ.

    LỜI KẾT
    Bài viết này chỉ nhằm nhắc nhở các nhà quản lý khi tìm mua hệ thống ERP cần yêu cầu nhà sản xuất hoặc triển khai trình bày cụ thể về cách họ sẽ triển khai hệ thống và sự tham gia của DN vào quá trình triển khai. Vì quá trình triển khai rất quan trọng và liên quan đến nhiều loại chuyên viên khác nhau nên cần đưa ra một ngân sách đủ lớn cho việc triển khai ngoài ngân sách cho việc mua phần mềm, không nên tìm cách cắt giảm ngân sách này dẫn đến việc nhà cung cấp ERP phải cắt ngắn thời gian hoặc cắt bớt nhân lực làm giảm chất lượng của việc triển khai và kết quả là DN không dùng được hết khả năng của hệ thống. Ÿ

    Trần Sơn
    son.tran@erasvn.com

    ID: B0402_34