• Thứ Tư, 10/03/2004 15:31 (GMT+7)

    Hỏi đáp cho các nhà quản lý

    Nhiều bạn đọc gửi thư đến TGVT - PC World B, nêu thắc mắc thường gặp khi lên mạng tìm kiếm và xử lý thông tin. Điều đáng mừng, người hỏi đa phần là các cán bộ quản lý hành chính công và giám đốc DN nhà nước. Chúng tôi tập hợp những câu hỏi được nhiều người thắc mắc nhất để lần lượt giải đáp từ số này. Mong tiếp tục nhận được thắc mắc và ý kiến trao đổi của các bạn.

     


    Lời BBT:
    Gần đây có nhiều thư bạn đọc gửi đến TGVT - PC World B, nêu thắc mắc thường gặp khi lên mạng tìm kiếm và xử lý thông tin. Điều đáng mừng, người hỏi đa phần là các cán bộ quản lý hành chính công và giám đốc DN nhà nước. Chúng tôi tập hợp những câu hỏi được nhiều người thắc mắc nhất để lần lượt giải đáp từ số này. Mong tiếp tục nhận được thắc mắc và ý kiến trao đổi của các bạn.


    1.
    Tôi hoàn thiện xong một file văn bản và tôi đã ghi lại, nhưng sau đó tôi không tìm thấy nó. Làm cách nào để tìm lại được file đó?
    Nếu như bạn đã sử dụng chức năng ghi file, sau đó không thực hiện thao tác xóa, thì file đó vẫn còn trên ổ đĩa của bạn. Hãy dùng công cụ tìm kiếm của Windows, đánh tên file mà bạn đã ghi để tìm ra file đó.
    Để tránh hiện tượng trên, bạn cần sắp xếp và tổ chức lại tài nguyên thông tin của mình một cách hợp lý vào các thư mục, giống như để trong các hộc khác nhau của tủ tài liệu. Bạn cũng nên sắp xếp chúng theo một thuộc tính nào đó để có thể dễ dàng tìm kiếm.
    Một khả năng khác có thể xảy ra  trong trường hợp máy bạn được nối mạng. Bạn có thể đã ghi file đó ở thư mục mà bạn chia sẻ (share) với mọi người nên một người khác có thể đã xoá hoặc sửa tên, cập nhật file đó và ghi lại với tên khác, hoặc di chuyển file, v.v..., khi đó bạn sẽ không tìm thấy. Vì vậy, khi làm việc trong mạng, bạn rất cần lưu ý về vấn đề bảo vệ thông tin của mình. Chỉ chia sẻ những thông tin mà bạn muốn chia sẻ, không chia sẻ những thông tin bí mật của bạn. Để bảo vệ file trong các thư mục bạn muốn chia sẻ cùng mọi người, hãy chọn chức năng  cho phép các thành viên chỉ được đọc thông tin. Bạn cũng có thể đặt mã khóa cho các file để hạn chế truy nhập. Một 'mánh khoé' có ích: với những file mà bạn cần bảo vệ nghiêm ngặt, tốt nhất là ghi nó lên đĩa mềm và cất vào cặp riêng, khóa lại!

    2.Cấp dưới gửi cho tôi một file văn bản để tôi xem xét và sửa chữa. Tôi sửa xong, nhưng không sao ghi được, vì sao vậy?
    Điều bạn cần xem xét đầu tiên là thuộc tính của file, nếu file đó có thuộc tính Read-only thì nghĩa là bạn chỉ có quyền đọc mà không thể sửa chữa. Nếu không có thuộc tính đó thì bạn hoàn toàn ghi lại được.
    Đó là đối với các file có ở trên máy bạn.
    Nếu file đó ở máy cấp dưới của bạn thì có thể do:
    - Một người khác đã mở file đó trước bạn và đang làm việc với nó, bạn chỉ có thể ghi lại khi người đó đóng file.
    - File để ở thư mục chỉ cho phép đọc, bạn không có quyền ghi lại, trong trường hợp này bạn có thể ghi file về máy của bạn và sửa trên đó.
    Tóm lại, bạn cần chú ý về các quyền của bạn đối với file đó.

    3.Tôi vào Internet, có rất nhiều trang báo hay, làm thế nào tôi lưu lại được các trang web này?Bạn không nói rõ là muốn lưu giữ  nội dung các trang đó hay là đường dẫn đến chúng (để sau khỏi mất thì giờ tìm lại).
    - Nếu lưu nội dung, bạn vào mục File, chọn Save as để ghi lại trang web đó trên máy (đừng quên là đã ghi vào đâu!). Trang web này là một trang web tĩnh, sẽ còn trên máy khi bạn đã ra khỏi Internet.
    - Nếu muốn lưu giữ đường dẫn đến trang web (lưu giữ URL của nó), bạn hãy vào mục Favorites, chọn chức năng Add to Favorites để ghi lại. Lần sau bạn chỉ cần vào Favorites, chọn lại URL đã ghi, bạn sẽ được đưa đến đúng địa chỉ trang web đã lưu. Nếu là trang web tĩnh, nội dung trang web không thay đổi so với lần trước bạn vào. Còn nếu đó là trang web động, bạn có thể xem những thông tin vừa được cập nhật.

    TS. Cao Kim Ánh

    ID: B0403_33