• Thứ Tư, 07/04/2004 09:33 (GMT+7)

    Gậy thần HOMIS cho công ty du lịch và khách sạn

    Trước tình hình cạnh tranh gay gắt trong ngành du lịch, các công ty du lịch  và các khách sạn ngày càng cần hơn "cây gậy thần CNTT" để đứng vững và nâng mình lên, kể cả để tham gia vào thương mại điện tử... Trước hết, bạn nên làm quen với chiếc "gậy HOMIS" trong quản lý các doanh nghiệp ngành này.

    HOMIS, nhiều phiên bản...

    Với các khách sạn (KS) vừa và lớn, công nghệ thông tin (CNTT) có thể mang lại lợi ích kinh tế, cung cấp những thông tin và phân tích tình hình kinh doanh, tài chánh và tiếp thị để quản lý KS hiệu quả cao nhất; giúp KS phục vụ tốt cho nhiều khách trong cùng lúc (nhất là những lúc cần khẩn trương như nhận phòng, trả phòng); và giúp gia tăng khả năng cạnh tranh với các KS khác trong nước, ngay cả cạnh tranh với các KS nước ngoài.

    Một công ty du lịch quản lý một số khách sạn, nhà hàng, trung tâm điều hành du lịch và có thể cả một trung tâm thương mại. Làm sao quản lý và liên kết các đơn vị này với hiệu quả cao hơn... quản lý thủ công? Dĩ nhiên các KS và các công ty du lịch có thể sử dụng phần mềm nước ngoài để quản lý, song liệu có giải pháp phần mềm Việt Nam nào có các chức năng tương đương mà lại... "kinh tế" hơn, phù hợp hơn với người sử dụng trong nước?

    Từ năm 1995, Trung Tâm Khả Thi TP.HCM đã sản xuất phần mềm quản lý khách sạn HOMIS (Hotel Management Information System) để cung cấp cho các khách sạn quốc tế và trong nước. HOMIS đã giành được Huy Chương Vàng Tuần Lễ CNTT và Computer World Expo 1998.

    HOMIS cũng đã có phiên bản KT-AMIS cho căn hộ cho thuê (Services Apartment) từ năm 1999; phiên bản HOMIS cho KS nhỏ từ năm 2000; và Giải pháp tích hợp cho công ty du lịch (2001-2002). Hiện đã có 9 KS quốc tế, 7 KS trong nước, 1 công ty du lịch và hai trường nghiệp vụ du lịch sử dụng HOMIS.

    Với HOMIS làm nền tảng, công ty du lịch sẽ kết nối các KS với công nghệ intranet và kết nối với website của công ty, tạo thành một hệ thông tin tập trung, có khả năng liên kết, hỗ trợ để nâng cao khả năng tiếp thị và hợp tác giữa các đơn vị, tạo thành sức mạnh tổng hợp của công ty. Có thể sử dụng phương thức quản lý tập trung hay phân tán.

    Mặt khác, cũng ứng dụng CNTT trong giải pháp quản lý liên khách sạn (LKS) cho công ty  du lịch: quản lý toàn bộ hoạt động các đơn vị thành viên; kiểm soát tình hình kinh doanh, chi tiêu và công nợ của các đơn vị; phối hợp hoạt động của các đơn vị, vận dụng sức mạnh tổng hợp của toàn công ty, tránh cạnh tranh giữa các đơn vị của mình, tập trung vốn và quản lý tài chánh để phát triển và nâng cao sức cạnh tranh chung của toàn thể các thành viên. Công ty có thể chọn phương thức quản lý tập trung trên cơ sở một mạng diện rộng trong giải pháp quản lý LKS để đạt những mục đích và yêu cầu này.

    Về chức năng, HOMIS chính là công cụ tiếp thị và bán hàng: Hỗ trợ tiếp thị (phân tích khúc thị truờng và mã nguồn - Market Segment, Source Code). Dự báo phòng bán trong tương lai. HOMIS cung cấp nhiều loại thống kê về khách và các loại doanh thu KS. Sơ đồ phòng (Room Chart) hiển thị tình trạng cho thuê phòng. Quản lý giá phòng linh hoạt: cấu trúc mã giá phòng (Rate Code Structure) đa cấp cho phép cấu trúc giá theo nhiều tiêu chí khác nhau.

    HOMIS cũng là công cụ phục vụ khách và quản lý doanh thu: Quản lý theo tài khoản khách, không hạn chế số khách trong một phòng. Mỗi khách có đến 3 hóa đơn tài chánh định nghĩa được. Hai bản giá: giá VND và giá USD. Doanh thu và công nợ được quản lý hàng ngày theo từng bộ phận. Đồng bộ doanh thu tháng và hóa đơn VAT phát hành. Nhật ký KS (Hotel Diary) nhắc nhở thực hiện các yêu cầu của khách đúng thời hạn. Tự động hay đặt thời điểm khóa sổ ngày và sang ngày mới.

    Là công cụ phục vụ người sử dụng, HOMIS có ngôn ngữ giao diện và mẫu biểu Việt, Anh, Anh-Việt. Giao diện trực quan, theo dạng sơ đồ phòng. Có hệ thống thực đơn và biểu tượng để sử dụng chuột với giao diện Windows quen thuộc và phím nóng như DOS. Kết xuất ra Excel để mở rộng khả năng phân tích và báo cáo.

    Kiểm soát - An toàn: Bảo vệ an toàn bằng hệ thống mật khẩu có phân quyền hai cấp (Password, User Rights) đến từng chức năng với quyền riêng biệt về xem, cập nhật và hủy (Read, Write, Delete). Chức năng kiểm soát cho trưởng bộ phận. Có Audit Trial (Log Book) để theo dõi người cập nhật số liệu và thời điểm. Có phương tiện Backup/Restore/Purge files. Thiết kế theo mô hình mở, dễ mở rộng và bảo trì.

    Môi trường ứng dụng: Các bộ phận nghiệp vụ và lãnh đạo được trang bị máy tính nối mạng. Mạng cục bộ Win NT, Win 2000 hoặc Netware. Trạm làm việc trên nền Windows (95/98/2000). Thông tin được chia sẻ cho nhiều người dùng theo thời gian thực (online giữa đơn vị và công ty cho các hoạt động kinh doanh như book phòng tập trung, mua bán hàng trên mạng diện rộng. Online/Offline/Email/truyền file để truyền đưa các số liệu kế hoạch, báo cáo kinh doanh, kế toán). Thiết kế theo mô hình Client/Server. Thông tin về hoạt động của KS được tổ chức dưới  dạng cơ sở dữ liệu (CSDL) tập trung.

    HOMIS, các thành phần
    Hệ Front Office (lễ tân) gồm 6 phân hệ:
    - Phân hệ Đặt Phòng (Room Reservation): Đặt phòng cho khách lẻ (Individual Reservation), cho khách đoàn (Group Reservation). Thông tin về phòng (Room Info): sơ đồ phòng khả dụng (theo ngày), sơ đồ phòng khả dụng (theo thời điểm), sơ đồ phòng hiện tại. Thông tin về tiện nghi và đồ dùng trong phòng. Giá phòng cấu trúc đa cấp (Multi Price Rate Structure).

    - Phân hệ Tiếp Tân (Front Desk-Reception): Nhận phòng (Check in). Thông tin về khách (Guest Info). Các dịch vụ (Guest services). Thủ tục trả phòng (Check out). Báo cáo (Reports).

    - Phân hệ Tính Cước Điện Thoại (Call Billing): Tính cước thủ công. Tính cước tự động.

    - Phân hệ Nhà Hàng (Food & Beverage): Quản lý nhà hàng. Đặt tiệc (Banquet).  Hỗ trợ quản lý. 

    - Phân hệ Nhà Buồng (House-Keeping).

    - Phân hệ Các Dịch Vụ Khác: Business Center. Massage. Vũ trường. Sauna. Vận chuyển.

    Hệ Back Office: gồm các phân hệ Quản trị hành chánh: Nhân sự và Tiền lương. Kế toán, mua hàng, tồn kho và tài sản cố định (Accounting). Báo cáo tài chánh theo tiêu chuẩn KS quốc tế. Thông tin lãnh đạo (Executive Information).

    - Phân hệ Thông Tin Lãnh Đạo (Executive Information): Thông tin về số lượng phòng, đặt phòng. Thông tin về tình trạng thuê phòng. Thông tin về các loại giá phòng và dịch vụ. Thông tin về doanh thu các dịch vụ khách hàng. Thống kê nguồn khách và thị trường. Thông tin về nhân lực và tiền lương. Số dư quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Thông tin tình hình công nợ phải thu, phải trả. Thông tin về tình hình tồn kho hàng hóa. Thông tin về tài chánh.

    Liên hệ:  Trung Tâm Khả Thi TP.HCM
    Lầu 6, số 79 Trương Định, Q.1, TP.HCM;  ĐT: (08) 8251 538. Fax: (08) 8244 501; Email: khathi@fmail.vnn.vnÿ

     

    ID: B0208_40