• Thứ Tư, 04/08/2004 03:50 (GMT+7)

    Click 2K: Giải pháp trợ giúp quản lý theo tiêu chuẩn ISO

    Một trong những khó khăn mà các đơn vị xây dựng ISO thường gặp phải là: làm thế nào để theo dõi chặt chẽ công việc theo quy trình nghiêm ngặt của ISO. Trung Tâm Năng Suất Việt Nam (VPC), một đơn vị chuyên tư vấn ISO cho các đơn vị khác ngay khi bắt tay vào xây dựng quy trình ISO cho mình cũng đã tự đặt câu hỏi đó. Xuất phát từ những khó khăn đặt ra trong công việc cùng kinh nghiệm của đơn vị làm tư vấn, VPC đã nghiên cứu và phát triển giải pháp quản lý doanh nghiệp mang tên Click 2K (Click To Knowledge).
    Click 2K được phát triển theo hướng quản lý tri thức DN mà trong đó lấy hệ thống ISO 9000 và quản lý khách hàng làm tiền đề.
    Click 2K có chức năng chia sẻ thông tin tác nghiệp và trao đổi thông tin nội bộ, cho phép chuyển tải các thông báo của lãnh đạo đến toàn thể nhân viên một cách tức thời và đồng bộ.

    Là một phần mềm hỗ trợ quản lý ISO, Click 2K có chức năng: quản lý, phân phối hệ thống tài liệu một cách trực tuyến, đáp ứng yêu cầu về quản lý tài liệu và hồ sơ của hệ thống ISO.
    Với người lãnh đạo, phần mềm Click 2K cung cấp các thông tin cần thiết tại bất cứ thời điểm nào về: nhân viên (nhân sự, đào tạo, thời gian làm việc và tình hình nghỉ của nhân viên, lịch công tác của nhân viên...), khách hàng (thông tin về khách hàng,  các hợp đồng và diễn biến hợp đồng...), tài chính (các báo cáo tiền về, tiền nợ...), hệ thống tài liệu ISO 9000...
    Với nhân viên công ty, phần mềm này có chức năng quản lý công việc cá nhân, công việc nhóm, chia sẻ các thông tin, tài liệu về ISO và tài liệu về khách hàng, kinh nghiệm làm việc cùng thông tin về lĩnh vực chuyên môn.

    Click 2K được xây dựng trên nền tảng công nghệ Web nên các thao tác sử dụng rất quen thuộc với người dùng. Toàn bộ hệ thống được cài đặt trên máy chủ và người sử dụng truy cập vào hệ thống thông qua trình duyệt Internet Explorer.
    Áp dụng tại Trung tâm VPC được hơn một năm nay, phần mềm Click 2K hiện được xem như công cụ đắc lực của lãnh đạo và nhân viên VPC, giúp họ rút ngắn được thời gian hoàn thành trong nhiều phần công việc đồng thời tạo nên một môi trường làm việc cộng tác mới giữa các thành viên.

    Để hệ thống không “chết”, từng bộ phận trong đơn vị phải tuân thủ đúng quy tắc cập nhật dữ liệu. Ví dụ như đối với thông tin về khách hàng. Trước đây, với cách quản lý cũ, các thông báo, tài liệu, hồ sơ của VPC chủ yếu dựa trên giấy tờ khiến cho việc tìm kiếm, lưu trữ và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận hết sức khó khăn. Kể từ khi áp dụng Click 2K, hàng ngày hoặc hàng tháng tùy theo quy định, các bộ phận khác nhau của VPC có trách nhiệm cập nhật và báo cáo các thông tin về khách hàng và tình hình thực hiện các hợp đồng, các dự án... Lãnh đạo và các thành viên khác của công ty có thể truy cập và tìm kiếm các thông tin này bất cứ lúc nào trên mạng nội bộ. Cùng với thời gian, các dữ liệu này sẽ trở thành những tài liệu tham khảo bổ ích cho công việc của các thành viên khác hoặc những người tiếp quản công việc đó sau này trong đơn vị.

    Click 2K có một tiện ích khá thú vị là chấm công. Mỗi nhân viên có trách nhiệm thông báo về thời điểm có mặt và ra khỏi cơ quan của mình chỉ bằng thao tác rất đơn giản trên hệ thống, cũng như mỗi người đều có thể biết được ai trong số đồng nghiệp đang có mặt tại nhiệm sở. Điều này thật sự thuận tiện cho việc giao tiếp công việc giữa các thành viên, cũng như cho công tác quản lý nhân sự và các thống kê phân tích cuối kỳ, cuối năm khác. Để sử dụng Click 2K, yêu cầu tối thiểu của hệ thống: phải có mạng LAN, máy chủ WinNT hoặc Win 2000, các máy trạm có chương trình IE 5.5 trở lên.

    Tường Vy

    ID: B0305_33