• Thứ Tư, 29/09/2004 09:02 (GMT+7)

    Giải pháp cho những điểm bán hàng

    Giới thiệu giải pháp quản lý hệ thống phân phối hàng hóa của công ty TNHH TM&DV vi tính Ngôi Sao: Point of Sales (tạm dịch là Điểm Bán Hàng), đã được áp dụng thành công tại nhiều công ty phân phối - kể cả các tập đoàn đa quốc gia
     

    Giới thiệu giải pháp quản lý hệ thống phân phối hàng hóa của công ty TNHH TM&DV Vi Tính Ngôi Sao: Point of Sales (tạm dịch là Điểm Bán Hàng), đã được áp dụng thành công tại nhiều công ty phân phối - kể cả các tập đoàn đa quốc gia.

    Năm 2001, một tập đoàn đa quốc gia (MNC) chuyên sản xuất, phân phối sữa và chất dinh dưỡng sau khi vào Việt Nam đã ký hợp đồng với Ngôi Sao gia công phần mềm (PM) quản lý hệ thống phân phối hàng hóa. Đây là hướng phát triển mới của Ngôi Sao vì trước đó thế mạnh của doanh nghiệp (DN) là PM quản lý khách sạn, nhân sự và tiền lương. Lúc đó, Ngôi Sao chỉ với 14 kỹ sư  đã hoàn tất PM theo đơn đặt hàng, phục vụ hệ thống phân phối cho 64 tỉnh, thành của tập đoàn này, trong vòng 2 tháng, từ tháng 12 năm 2001 đến tháng 1/2002.

    Bài toán hệ thống phân phối và giải pháp

    Đề bài đặt ra cho Ngôi Sao là: một DN, theo dây chuyền cung ứng, luôn muốn tìm hiểu hai kênh sỉ (wholesaler) và lẻ (retailer) bán hàng cho đối tượng nào, bao nhiêu tiền, theo khu vực nào, bên cạnh việc đảm bảo doanh số bán hàng hiệu quả. Đồng thời, dữ liệu phải đảm bảo an toàn, tránh được virus, tin tặc và dễ sao lưu.

    Theo nghiên cứu của Ngôi Sao, hệ thống phân phối của các MNC thường được phân cấp như sau: sản phẩm xuất phát từ đại diện thương mại (ĐDTM) xuống các nhà phân phối (NPP) và được tiêu thụ theo hai kênh bán sỉ và lẻ. ĐDTM là pháp nhân có quyền phân phối sản phẩm. Họ có thể là một MNC sản xuất tại Việt Nam hay DN đại diện cho một nhà sản xuất ngoài lãnh thổ Việt Nam. NPP là các DN, chi nhánh con, siêu thị v.v... Kênh bán sỉ là kênh phân phối theo đơn đặt hàng, dài hạn. Kênh bán lẻ là các cửa hàng tạp hóa, đại lý nhỏ, lực lượng nhân viên tiếp thị, bán hàng trực tiếp theo tuyến đường khu vực.

    Ngôi Sao đã hoàn tất PM theo đề bài và mô hình thực tế tổ chức phân phối hàng hóa. Yêu cầu hệ thống tối thiểu lúc đó là: CPU 100 MHz, RAM 32 MB, HDD trống 50 MB, OS ( Win9x, 2000, XP, NT), mạng Wan  và Lan, truyền thông bằng Router,  Remote Access và Mail Server. PM cho phép giải quyết quản lý dữ liệu song hành (vừa phân tán, vừa tập trung), hệ thống phân phối đa cấp từ trung tâm đến các điểm bán hàng, kiểm soát tình hình xuất nhập tại tất cả các điểm bán hàng, hỗ trợ lập kế hoạch phân phối hàng hóa và luân chuyển hàng nội bộ, phân tích thị trường theo địa lý, đối tượng, kênh phân phối, ngành hàng... PM được cài đặt như sau: hệ thống tập hợp dữ liệu (consolidate system) được đặt tại trung tâm của ĐDTM (gọi tắt là Trung Tâm); còn ở tại các cửa hàng phân phối cài đặt hệ thống quản lý bán hàng (sales system). Thông tin bán sỉ, lẻ được ghi nhận bằng tay và nhập vào máy tính của NPP. Sau đó, máy tính của NPP sẽ gửi tập tin được nén và mã hóa về máy tính trung tâm bằng email qua mạng intranet riêng. Máy tính này sẽ giải mã và cập nhật vào CSDL. Cả server tại Trung Tâm và máy tính tại điểm phân phối đều được sao lưu.

    Ý tưởng cải tiến

    Sau này Ngôi Sao nhận ra rằng PM với những tính năng trên chỉ phục vụ cho ĐDTM. Trong khi một điểm bán lẻ cũng là một DN có nhu cầu theo dõi và đánh giá doanh số của mình. Hơn nữa, mỗi điểm như vậy không chỉ bán hàng cho một mà nhiều tập đoàn như Unilever, P&G, A&B, Nestle, Coca Cola, Pepsi v.v... Do đó, Ngôi Sao đã đưa thêm những tính năng thống kê theo dõi dành riêng cho DN phân phối. PM này không chỉ áp dụng cho dây chuyền phân phối của các MNC mà còn cho những DN có hệ thống cửa hàng bán lẻ bánh kẹo, mỹ phẩm... Hiện tại Point of Sales ứng dụng CSDL quan hệ SQL Server, yêu cầu cấu hình của máy tính ở điểm bán hàng là OS Windows 9x, 2000, XP, NT và 128 MB RAM. Người dùng PM ít nhất phải có trình độ trung cấp kế toán và bằng A tin học. Ngôi Sao đi  thêm một bước: chuẩn hóa các tính năng của PM quản lý bán hàng. Theo ông Phạm Nguyễn Hồng, phó giám đốc của Ngôi Sao, 30% khách hàng dùng PM có yêu cầu chỉnh sửa lại tính năng và tên gọi các nút bấm trong PM theo đặc thù kinh doanh, như công ty Thủy Lộc dưới đây.

    Shiseido, Ví dụ điển hình

    Công ty TNHH TM&XD Thủy Lộc là đại diện của mỹ phẩm Shiseido, hiện đã mở nhiều tiệm mỹ phẩm và chăm sóc sắc đẹp tại TP.HCM. Khách hàng của hãng thường đòi hỏi phải được chăm sóc kỹ càng, nên cần phải quản lý được từ họ tên, giới tính, thông tin liên lạc, đến tình trạng sức khỏe như nguyên nhân dị ứng, điều kiện sinh hoạt hàng ngày, tình trạng da, tóc, dạng khuôn mặt v.v... Công ty Thủy Lộc đã mua phiên bản Point of Sales giá 5000 USD của Ngôi Sao. Phiên bản này  ngoài giúp quản lý khách hàng còn cho phép bán hàng theo đơn đặt hàng, bán hộ cửa hàng khác, bán bằng thẻ trả tiền trước...  cho phép kết hợp hệ thống phân phối với công nghệ quét mã vạch (bar code) để kiểm soát xuất nhập hàng, thậm chí dùng tính năng này  để kiểm soát việc cung cấp trang thiết bị, bàn ghế, máy tính cho các cửa hàng. Trung Tâm còn có thể cập nhật tỷ giá, giá sản phẩm, tính ra mức ưu đãi cho các khách hàng... Ngôi Sao tạo ra những báo cáo chuẩn, cho phép quản trị mạng chỉnh sửa thêm để tạo ra các bản báo cáo đặc thù riêng của đơn vị. Mọi công việc (điều chỉnh cho phù hợp nhu cầu của Thủy Lộc) hoàn tất trong 3 tháng.

     

     

     

     

    File dữ liệu (khoanh tròn) được nén và mã hóa sẽ được gửi tới máy chủ trung tâm để cập nhật.

     

    Ông Huỳnh Đức Thắng, tổng giám đốc công ty TNHH TM&DV Vi Tính Ngôi Sao

     

    Khát vọng xây dựng thương hiệu riêng

    Từ khi Ngôi Sao bắt đầu khởi nghiệp bằng PM Quản Lý Khách Sạn Nổi Năm Sao đến nay đã hơn 10 năm. Hiện  DN đã có một chỗ đứng đáng kể trong thị trường Việt Nam. Ông Huỳnh Đức Thắng, tổng giám đốc Ngôi Sao, cho biết doanh thu năm 2003 của công ty đạt xấp xỉ 2,7 tỷ đồng. Một số khách hàng mua Point of Sales là Nestle, Vifon Ace Cook, La Vie, Liên Doanh Sài Gòn We Wong, Shiseido, và hai nhà phân phối Mai Nguyễn và Liên Thương. Point of Sales từ vị trí là PM gia công nay đã trở thành sản phẩm được chuẩn hóa. Ông Thắng cho biết: ' Chúng tôi muốn phát triển sản phẩm riêng. Gia công PM cũng đem lại ngoại tệ nhưng sản phẩm PM ra đời lại không phải của mình. Giống như may gia công: có hàng thì làm, không có hàng thì sa thải nhân viên, làm cho nhân viên của mình không ổn định'. Yếu tố nhân viên không ổn định, theo ông Thắng,  sẽ ảnh hưởng xấu đến chiến lược phát triển của doanh nghiệp PM. Trong tương lai, Ngôi Sao sẽ phát triển PM trên PDA dành cho nhân viên tiếp thị bán hàng trực tiếp trong kênh bán lẻ. Đây là ý tưởng ông học hỏi được từ thị trường Philippines.

    Phi Quân 

     

    Công ty TNHH TM&DV Vi Tính Ngôi Sao
    140/13 Sư Vạn Hạnh (nối dài), P.12, Q.10, TP.HCM
    Tel: (8) 862 9529  -  Email: star@fmail.vnn.vn

     

    ID: B0409_30